Technisch coördinator Facilities

De technisch coördinator van team Facilities geeft dagelijks leiding aan een multidisciplinair team (bestaande uit vakmannen, chauffeur, bode, elektricien en magazijnier). Door middel van een efficiënte planning en gerichte opvolging zorg je voor de goede uitvoering van de meldingen en aanvragen. Je gaat in overleg met de andere technische teams (Groen en Wegen) voor een efficiënte samenwerking en geeft ondersteuning waar nodig.

De technisch coördinator werkt onder leiding van en rapporteert aan de teamcoach Facilities.

Het team Facilities bestaat uit een teamcoach, twee deskundigen gebouwen, twee administratief medewerkers Facilities, een coördinator schoonmaak, vakmannen, chauffeur, bode, elektricien, magazijnier en schoonmaakmedewerkers.

• Je bent het eerste aanspreekpunt binnen het team voor zowel het personeel als voor de aanvragers. Je capteert de binnenkomende vragen/meldingen, maakt een inschatting van de urgentie en benodigdheden, waar nodig op basis van een plaats bezoek. Je zorgt voor de offertes (volgens wet op de overheid), bestellingen, ontvangst leveringen en validatie van de facturen. Afhankelijk van de vraag geef je de opdracht door aan de medewerkers van het eigen team, zoek je naar samenwerking binnen de andere technische teams, of zoekt externe partners. Waar nodig steek je ook zelf de handen uit de mouwen.
• Je laat een multidisciplinair team van vakmannen (schrijnwerk, schilderwerk, sanitair, elektriciteit, magazijn, onderhoud, bodes, signalisatie, uitleendienst, …) en met verschillende talenten, ervaring en karakters vlot samenwerken.
• Je bent verantwoordelijk voor de opleidingen en vormingen binnen het team; en organiseert regelmatig vormingsmomenten.
• Je volgt de verlofaanvragen voor de medewerkers op en evalueert hun werking.
• Je volgt door controle ter plaatse de kwaliteit van de uitvoering van de opdrachten op door middel van steekproeven. Je creëert een sfeer van vertrouwen, waarin het personeel het beste van zichzelf geeft én durft leren uit fouten. Je hebt oog voor een veilige werkomgeving en past de regelgeving hierover toe.
• Voor de opvolging van de meldingen en planningen worden de nodig software tools gebruikt. Je coacht jouw team en motiveert hen om deze digitale tools te gebruiken.  
• Je zorgt voor de nodige basisstock van meest gebruikte onderdelen per discipline in het magazijn alsook in de dienstwagens. Je richt samen met je team het magazijn op de meest efficiënte manier in. 
• Je staat in voor het dagelijks onderhoud van de gebouwen en hun technische installaties en bouwt hiervoor een preventief onderhoudsplanning op.
• Je analyseert de huidige werking van het team; de processen en activiteiten; en doet actief voorstellen naar optimalisaties.
• Je staat in voor de technische coördinatie van gemeentelijke evenementen. Hierover ga je in overleg met de organiserende dienst en collega’s van de andere technische teams. Waar nodig maak je gebruik van een draaiboek om het evenement voor te bereiden.
• In samenspraak met de andere leden van het team coördineer je kleinere renovatieprojecten; meestal voortvloeiend uit meldingen. Dit betreffen projecten die uitgevoerd kunnen worden in eigen beheer.
• Verder ook nog
• Je stemt je werk af met andere ondersteunende diensten, zoals Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk en Aankoop & Contracten (team Financiën) voor contracten en verzekeringen. Je bouwt een goed contact uit met de gebruikers van de gebouwen en stemt je werk af op hun noden.
• Je hebt een technische achtergrond, door opleiding of ervaring.
• Je hebt ervaring met de aansturing van personeel en het opzetten van werkplanningen voor het personeel.
• Je kan mee nadenken vanuit het standpunt van de gebouwgebruikers; met een grote verscheidenheid aan werkingen (zowel publiek als privaat).
• Je schaaft je kennis steeds bij omtrent het vakgebied en de relevante wetgeving. Je bouwt een netwerk uit waarop je vlot beroep doet bij vragen die buiten je expertise liggen.