Teamcoördinator secretariaat en administratie
Omschrijving van de vacature
Lokaal Bestuur Zottegem werft aan!
Teamcoördinator secretariaat en administratie
Ben jij een organisatorisch talent met een passie voor administratie? Wil jij bijdragen aan een efficiënte en professionele dienstverlening binnen het lokaal bestuur van Zottegem? Dan ben jij misschien de collega die we zoeken!
Jouw verantwoordelijkheden
Als Teamcoördinator Secretariaat en Administratie ben jij, samen met je collega’s, de drijvende kracht achter een vlot draaiend secretariaat. Je neemt de leiding in het optimaliseren van administratieve processen en zorgt voor een gestroomlijnde werking binnen het team.
Dankzij jouw coördinatie en ondersteuning verloopt de dienstverlening efficiënt en professioneel. Je waakt over de kwaliteit van dossiers voor de bestuursorganen en zorgt voor een vlotte informatiedoorstroom binnen de organisatie. Bovendien werk je nauw samen met collega’s en andere diensten om steeds de beste resultaten te behalen.
Jouw werkdag:
Jouw taken zullen onder meer bestaan uit:
- Coördineren en optimaliseren van diverse administratieve processen binnen het lokaal bestuur
- Aansturen, coachen en motiveren van een team van medewerkers
- Opmaak, opvolging en afwerking van notulen van de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen/vast bureau.
- Toezien op een correcte en tijdige uitvoering van administratieve taken
- Implementeren en opvolgen van kwaliteitszorg
- Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe partners
Gewenst profiel
- Je beschikt over een bachelordiploma of een diploma dat hiermee werd gelijkgesteld. Indien je niet over een bachelordiploma beschikt maar wel een diploma secundair onderwijs hebt, dan kan je deelnemen als je slaagt op een capaciteitsproef.
- Je bent communicatief vaardig en hebt een klantgerichte, oplossingsgerichte houding.
- Je bent flexibel, stressbestendig en kan goed prioriteiten stellen.
- Je denkt probleemoplossend en hebt een proactieve houding
- Kennis van het notulerinsgsysteem COBRA is een pluspunt.
Ons aanbod
- Een boeiende en afwisselende job in een team met een goede teamsfeer en in een dynamische organisatie.
- Een aantrekkelijk bruto aanvangsmaandwedde: voltijds op niveau B1 – B3 – kan variëren tussen 2.999,68 euro en 5.054,37 euro – afhankelijk van relevante ervaring en anciënniteit.
- Het bruto maandloon wordt aangevuld met extralegale voordelen:
- Flexibele werkregeling (glijdend uurrooster en telewerk),
- Aantrekkelijke verlofregeling,
- Eindejaarstoelage,
- Maaltijdcheques (4,50 euro),
- Eco-cheques (200,00 euro per jaar)
- Tussenkomst woon-werkverkeer openbaar vervoer,
- Hospitalisatieverzekering,
- Fietsvergoeding van 0,36 euro/km
- Fietslease en fietspremie van 8 euro bruto per maand voor wie van fietslease gebruik maakt
- Tweede pensioenpijler van 3%,
- Aansluiting bij GSD-V: kortingen (op reizen, pretparken, bioscopen,…), premies en tussenkomsten in medische kosten,
- Jaarlijks personeelsfeest,
- Recht op een gratis UIT-pas (https://www.pluspas.be/)
Voor bovenvermelde functie wordt ervaring in de openbare sector geldelijk gevaloriseerd; ervaring in de privésector of als zelfstandige kan volledig geldelijk gevaloriseerd worden indien relevant voor de functie.
Contact
Solliciteren kan tot en met 17/03/2025 door het sollicitatieformulier in te vullen en je cv, motivatiebrief, kopie van je diploma, en een recent uittreksel uit het strafregister (maximum 3 maanden oud) op te laden bij je online sollicitatie!
Solliciteren via post kan door bovengenoemde documenten per post op te sturen of persoonlijk te bezorgen (tegen ontvangstbewijs) aan Lokaal Bestuur Zottegem tav de personeelsdienst, Gustaaf Schockaertstraat 7, 9620 Zottegem.
Meer informatie over de functie en de selectieprocedure kan je terugvinden in de functieomschrijving en de infobundel. Voor bijkomende inlichtingen kan je contact opnemen met vacature@zottegem.be of 09 364 64 75.
Lokaal bestuur Zottegem selecteert kandidaten op basis van competenties en eventueel diploma en maakt geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, geaardheid, etnische afkomst, geloof, handicap of nationaliteit.
Je mag hier jezelf zijn en bent heel erg welkom!