Medewerker boekhouding en administratie

Als medewerker boekhouding en administratie ben een belangrijk gezicht voor de bezoekers van GC Everna (Evere). Je bent het eerste aanspreekpunt voorde administratie, voorbereiding van de boekhouding en de organisatie van de zaalhuur in het GC. Daarnaast ondersteun je de andere onthaal collega om mee in te staan voor een klantvriendelijk onthaal in het GC. Je verwelkomt bezoekers en gebruikers van GC Everna op warme wijze, zowel aan de balie als telefonisch. Je helpt mensen graag verder Je beluistert hun vraag en vraagt door tot je alle relevante informatie hebt om tot de beste oplossing te komen. Je informeert bezoekers waar mogelijk of verwijst hen door. Ook de mails behandel je op eenzelfde zorgzame manier. Je doet dit niet alleen, maar samen met je collega die instaat voor het onthaal. Daarnaast werk je in een team van een 10-tal collega’s binnen de volledige werking van Everna.

Opdrachten:

• Administratieve taken
• Opvolgen voorbereiding boekhouding gemeenschapscentra;
• Opvolging inkomende en uitgaande facturen of creditnota’s.
• Betalingen opvolgen (zowel via de bank als cash betalingen).

• Opvolgen zaalhuur
• Beantwoorden en opvolgen van de vragen m.b.t. zaalhuur (via mail, telefonisch of aan het onthaal).
• Opmaken contracten.
• Correcte registratie in planning (Yesplan).
• Verantwoordelijkheid voor opvolging intern van de zaalhuur; afspraken met collega’s i.v.m. de logistieke opvolging (bv. klaarzetten zalen en materialen).

Cursusadministratie

• Inschrijvingen correct noteren in de nodige programma’s (Kwandoo, UITpas).
• Bijhouden van de back-office van de inschrijvingen (bv. opvolgen betalingen,…).

Algemene administratieve taken

• Verslagen maken, communicatie naar bezoekers/ gebruikers via mail, brieven opmaken,…

• Verzorgen van het onthaal in een gemeenschapscentrum
• Onthaal verzekeren tijdens de openingsuren van het GC (fysiek, telefonisch en via mail).
• Bezoekers klantvriendelijk ontvangen en de gestelde vragen goed detecteren, beantwoorden of doorverwijzen. 

Ondersteuning algemene werking GC 

• Hulp bij activiteiten van het gemeenschapscentrum; meehelpen bij evenementen.
• Avond-en weekendwerk in functie van de geplande activiteiten of cursussen. 

Verzamelen, verwerken en rapporteren van gegevens

• Het correct bijhouden van inschrijvingen van activiteiten in het GC via Kwandoo.
• Activiteiten correct invullen in het registratieprogramma Yesplan.
• Beheren van zaalverhuur: als aanspreekpunt voor zaalgebruik volg je reservaties op, registreert die in de planning en maakt gebruikersovereenkomsten op in Yesplan. 

Voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van documenten

• Uitvoeren van administratieve taken (verslagen schrijven, server up-to-date houden, enz.) 

Verstrekken van informatie en documentatie aan interne en externe klanten

• De algemene mailbox van het GC opvolgen.
• Telefonische oproepen ontvangen, gestelde vragen goed detecteren en zo snel mogelijk behandelen of op een correcte manier doorverwijzen.
• Het correct noteren van boodschappen en het communiceren aan de juiste personen.
• Bezoekers op een klantvriendelijke manier ontvangen, hun gestelde vragen goed detecteren en hen zo snel mogelijk helpen of op een correcte manier doorverwijzen.
• Vlot gebruik van de Nederlands taal en kennis van het Frans en het Engels.
• Kennis hebben van de organisatie en de werking van het gemeenschapscentrum.
• Kennis hebben van de gemeente. 

• Up-to-date houden van de ondersteunende databanken en beheersinstrumenten
• De inforekken in het gemeenschapscentrum op een overzichtelijke manier ordenen en up-to-date houden.
• Het op orde houden van de onthaalbalie en het onthaalsecretariaat.