Medewerker boekhouding en administratie GC Everna (Evere)

Als medewerker boekhouding en administratie ben een belangrijk gezicht voor de bezoekers van 
GC Everna (Evere). Je bent het eerste aanspreekpunt voorde administratie, voorbereiding van de 
boekhouding en de organisatie van de zaalhuur in het GC. Daarnaast ondersteun je de andere 
onthaal collega om mee in te staan voor een klantvriendelijk onthaal in het GC. Je verwelkomt 
bezoekers en gebruikers van GC Everna op warme wijze, zowel aan de balie als telefonisch. Je 
helpt mensen graag verder Je beluistert hun vraag en vraagt door tot je alle relevante 
informatie hebt om tot de beste oplossing te komen. Je informeert bezoekers waar mogelijk of 
verwijst hen door. Ook de mails behandel je op eenzelfde zorgzame manier. Je doet dit niet 
alleen, maar samen met je collega die instaat voor het onthaal. Daarnaast werk je in een team 
van een 10-tal collega’s binnen de volledige werking van Everna.

Opdrachten: 
− Administratieve taken;
• Opvolgen voorbereiding boekhouding gemeenschapscentra;
o Opvolging inkomende en uitgaande facturen of creditnota’s.
o Betalingen opvolgen (zowel via de bank als cash betalingen).

• Opvolgen zaalhuur;
o Beantwoorden en opvolgen van de vragen m.b.t. zaalhuur (via mail, 
telefonisch of aan het onthaal). 
o Opmaken contracten.
o Correcte registratie in planning (Yesplan).
o Verantwoordelijkheid voor opvolging intern van de zaalhuur; afspraken 
met collega’s i.v.m. de logistieke opvolging (bv. klaarzetten zalen en 
materialen). 

• Cursusadministratie;
o Inschrijvingen correct noteren in de nodige programma’s (Kwandoo, 
UITpas).
o Bijhouden van de back-office van de inschrijvingen (bv. opvolgen 
betalingen,…).

• Algemene administratieve taken;
o Verslagen maken, communicatie naar bezoekers/ gebruikers via mail, 
brieven opmaken,… 

− Verzorgen van het onthaal in een gemeenschapscentrum;
• Onthaal verzekeren tijdens de openingsuren van het GC (fysiek, telefonisch en via 
mail).
• Bezoekers klantvriendelijk ontvangen en de gestelde vragen goed detecteren, 
beantwoorden of doorverwijzen.

− Ondersteuning algemene werking GC;
• Hulp bij activiteiten van het gemeenschapscentrum; meehelpen bij evenementen.
• Avond-en weekendwerk in functie van de geplande activiteiten of cursussen.

− Verzamelen, verwerken en rapporteren van gegevens;
• Het correct bijhouden van inschrijvingen van activiteiten in het GC via Kwandoo. 
• Activiteiten correct invullen in het registratieprogramma Yesplan. 
• Beheren van zaalverhuur: als aanspreekpunt voor zaalgebruik volg je reservaties 
op, registreert die in de planning en maakt gebruikersovereenkomsten op in Yesplan.

− Voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van documenten;
• Uitvoeren van administratieve taken (verslagen schrijven, server up-to-date 
houden, enz.)

− Verstrekken van informatie en documentatie aan interne en externe klanten;
• De algemene mailbox van het GC opvolgen.
• Telefonische oproepen ontvangen, gestelde vragen goed detecteren en zo snel
mogelijk behandelen of op een correcte manier doorverwijzen. 
• Het correct noteren van boodschappen en het communiceren aan de juiste 
personen. 
• Bezoekers op een klantvriendelijke manier ontvangen, hun gestelde vragen goed 
detecteren en hen zo snel mogelijk helpen of op een correcte manier doorverwijzen. 
• Vlot gebruik van de Nederlands taal en kennis van het Frans en het Engels. 
• Kennis hebben van de organisatie en de werking van het gemeenschapscentrum.
• Kennis hebben van de gemeente. 

− Up-to-date houden van de ondersteunende databanken en beheersinstrumenten;
• De inforekken in het gemeenschapscentrum op een overzichtelijke manier 
ordenen en up-to-date houden.
• Het op orde houden van de onthaalbalie en het onthaalsecretariaat.

− Verzorgen van correspondentie en onthaal (post, mail, telefoon);
− Inspringen bij werkoverlast of afwezigheid van collega's;
− Meehelpen bij activiteiten (recepties, feesten, enz.) van het gemeenschapscentrum, ook ‘s 
avonds en in het weekend;
− Bezoekers en klanten vriendelijk ontvangen, de gestelde vragen goed detecteren en zo 
snel mogelijk behandelen of op een correcte manier doorverwijzen