Jobstudent met administratief en organisatorisch talent
Omschrijving van de vacature
Wie zijn we?
Nee, we maken geen hummus om te eten, wel zijn we een toonaangevend opleidings- en kenniscentrum in Mechelen, gespecialiseerd in deep democracy, een krachtige methode voor inclusieve besluitvorming en conflictresolutie.
We zijn een jong en dynamisch bedrijf op wandelafstand van het station van Mechelen waar een klein team ondersteuning biedt aan een groep van ongeveer 14 freelancers waarmee we jaarlijks een 300-tal opdrachten tot een goed einde brengen. Onze klanten zijn bedrijven en organisaties (profit en non-profit), overheidsinstanties, scholen en mensen die met een vraag naar opleiding of procesbegeleiding komen, hetzij in het kader van ons academy aanbod, hetzij op maat bij de organisatie zelf.
Wat doen we?
Ons aanbod omvat opleidingen, workshops en masterclasses die inspelen op uitdagingen zoals leiderschap, samenwerking, conflictbeheer en meerstemmigheid. Daarnaast bieden wij maatwerktrajecten en inspirerende keynotes die afgestemd zijn op de specifieke behoeften van organisaties. Ook organiseren we evenementen die inspelen op actuele thema's die passen binnen onze missie.
Samen werken we aan verandering op zowel organisatorisch als maatschappelijk niveau, in een wereld waar alle stemmen tellen.
Meer weten? 👉 www.hummus-deepdemocracy.be
Functieomschrijving
We zoeken een student(e) voor wie administratieve taken als muziek in de oren klinkt. Jouw opdracht bestaat erin om samen met de zakelijke coördinator de werking van HUMMUS op administratief vlak vlot te laten verlopen. Je volgt de inschrijvingen op de opleidingen op en handelt de facturatie af, je beheert de bestellingen van de webwinkel, je volgt de dagdagelijkse administratieve taken op, je bent beschikbaar om de zaalhuur van externe klanten te verzorgen, ... Kortom: door jou loopt de dagelijkse werking van een opleidingscentrum zoals HUMMUS gesmeerd.
Jouw takenpakket
● Je verwerkt de inschrijvingen op de opleidingen van HUMMUS en andere evenementen. Je bezorgt de deelnemers de praktische informatie, bestelt de catering, maakt de aanwezigheidslijst en aanwezigheidsattesten.
● Je maakt facturen voor klanten.
● Je volgt nauwkeurig de bestellingen in onze webwinkel op en verzendt de postpakketten.
● Je voert allerlei administratieve taken uit, zoals de update van het klantenbestand, het klasseren van documenten, …
● Je bent verantwoordelijk voor het klaarzetten van de zaal en de catering en het opruimen bij elke activiteit, of het nu om een eigen opleiding of een externe zaalhuur gaat.
Gewenst profiel
● Je bent een kei in administratief en organisatorisch werk en houdt daarbij van contact met de klanten.
● Je stelt je flexibel op en voelt je thuis in een ondersteunende rol.
● Je kan nauwgezet een procedure volgen waarbij je de flexibiliteit hebt om onverwachte problemen snel en in overleg met alle betrokkenen op te lossen.
● Je werkt vlot met de gangbare softwarepakketten zoals Word, Excel en Powerpoint, en hebt (een eerste) ervaring met het beheren van een klantenbestand.
● Je communiceert klantgericht in het Nederlands, zowel mondeling, telefonisch als via e-mail.
● Je werkt graag in team aan een gemeenschappelijk doel, maar zelfstandig werken schrikt je helemaal niet af.
● Je bent bereid om af en toe aanwezig te zijn op avond- of weekendactiviteiten.
Ons aanbod
● Je komt terecht in een klein warm team, in een omgeving waar je welkom bent zoals jij bent. We erkennen en waarderen jouw unieke bijdrage. We creëren een werkplek waar we elkaar zeggen wat er gezegd moet worden.
● Je wordt aangestuurd door een zakelijke coördinator.
● We bieden je een studentencontract aan, tussen 8 en 16u per week, in overleg te bepalen.
● Het uurrooster is bespreekbaar en flexibel.
● Je werkplek is HUMMUS Mechelen (Hendrik Consciencestraat 8, 2800 Mechelen - op wandelafstand van het station) - occasioneel telewerk is bespreekbaar.
Contact
Met vragen over deze vacature kan je terecht bij Katrien Desrumaux via hummus@deep-democracy.be.
Selectieprocedure
Wil je het team van HUMMUS versterken? Dan is de eerste stap een CV en motivatiebrief sturen naar hummus@deep-democracy.be.
Als je weerhouden wordt dan nodigen wij je uit op een praktische proef en een gesprek met de zakelijke coördinator.
Indiensttreding vanaf augustus/september 2025.