Coördinator financieel beheer (ref. ATP-2025-421)

Voor de Groep Wetenschap & Technologie (W&T) aan KU Leuven zoeken wij een coördinator financieel beheer. In deze functie ben je verantwoordelijk voor de coördinatie van het financieel beheer van de Groep W&T.
Nadruk ligt op een efficiënt beheer en coördinatie van de financiële processen binnen de Groep W&T en de correcte toepassing ervan.
Hierbij treedt de coördinator financieel beheer op als specialist en als aanspreekpunt voor de financieel medewerkers van de faculteiten, departementen en campussen. Je ondersteunt tevens de vicerector en de groepsbeheerder bij de begrotingsopmaak en overziet mee het geheel. Je rapporteert aan de groepsbeheerder.
 

Website van de eenheid

Functie

• Je staat in voor het analyseren en rapporteren van financiële informatie van de Groep W&T. Je maakt simulaties en kostenprognoses op in het kader van de begroting.
• Je volgt de rekeneenheden-bezetting van de departementen, faculteiten en campussen binnen de groep op en adviseert inzake gangbare financiële processen en procedures.
• Je staat in voor de voorbereiding en het nazicht van de rekeneenheden-begrotingen van de entiteiten van de Groep W&T waarbij je proactief eventuele problemen discreet signaleert. Je coördineert de opbouw van het waarborgfonds van de Groep W&T.
   
• Je ondersteunt de vicerector en groepsbeheerder bij financiële dossiers van de Groep W&T waarbij je de financiële beslissingen van het Groepsbestuur uitvoert. Je bereidt de begrotingsopmaak voor.
• Als groepsantenne ben je verantwoordelijk voor de goede organisatie en de informatiedoorstroom binnen de Groep W&T. Je treedt hierbij op als financieel specialist en aanspreekpunt voor de financieel medewerkers van de faculteiten, departementen en campussen over de verwerking van de financiële stromen. Je geeft informatie over de financiële procedures en regelgeving ter zake en weet creatieve oplossingen te bedenken passend binnen de financiële beleidslijnen.
• Je organiseert de nodige back-up binnen de groepsantenne (bij verlofperiode of ziekte) en ziet erop toe dat de informatiedoorstroom binnen de antenne effectief gebeurt.
• Binnen de Groepsdiensten ben jij de spilfiguur die toeziet op de interne werking op het Geel Huis en de optimalisatie ervan.
• Je staat in voor de verwerking van de financiële verrichtingen van de groepsdiensten zoals het plaatsen van bestellingen en het verwerken van beroepskosten zoals reiswijzers, kredietkaarten en kostenformulieren. Je zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van de (interne) facturatie.
• Als HR-gedelegeerde van de Groep W&T zorg je voor de juiste financiering van het personeel. Daar waar mogelijk weet je de kosten te optimaliseren in functie van de personeelsbezetting van de groepsdiensten.
• Je staat in voor de praktische organisatie van het maandelijks Administratief Overleg W&T – een netwerkmoment voor alle (administratieve) beheerders van de Groep W&T. Je stelt de kalender op, stuurt uitnodigingen, reserveert lokalen, voorziet de nodige catering en ondersteunt de sprekers op praktisch vlak. Je maakt tevens de verslaggeving op.
• Je onderhoudt goede contacten met de (administratieve) beheerders van de Groep W&T. Je maakt de brug met de centrale financiële diensten en de personeelsdienst.
• Je zorgt ervoor dat je door opleiding, bijscholing en teamoverleg een specialist bent en blijft in de functie. Hiervoor behaal je de nodige interne accreditatie. SAP heeft geen geheimen voor jou.