Afdelingscoördinator
Omschrijving van de vacature
Afdelingscoördinator bij Campus Vesta
Campus Vesta is het provinciale opleidingscentrum voor brandweer, politie en dringende geneeskundige hulp van de provincie Antwerpen. Op een terrein van 37 ha met ruim 20 levensechte oefenobjecten bouwen circa 100 vaste medewerkers en 1.200 externe lesgevers de campus mee uit tot een internationaal gerenommeerd kenniscentrum op het vlak van veiligheid en preventie. Campus Vesta biedt deze kennis en infrastructuur ook aan voor bedrijfsopleidingen, rampenmanagement en innovatieve Europese projecten.
Wie zijn wij?
De afdeling multidisciplinaire opleidingen en projecten is ontstaan uit een fusie van 3 reeds bestaande teams: Europese projecten, postgraduaat Rampenmanagement en de commerciële afdeling met bedrijfsopleidingen.
Campus Vesta investeert sterk in deze nieuwe pijler en zoekt bijgevolg een afdelingscoördinator. In totaal bestaat de afdeling vandaag uit 12 enthousiaste collega’s, onder leiding van een afdelingsdirecteur en aangevuld met een aantal externe inhoudelijke experten.
Als rechterhand van de afdelingsdirecteur ben jij de spilfiguur van de afdeling Multidisciplinaire Opleidingen en Projecten. We zoeken een sterke organisator en people manager die onze afdeling administratief en operationeel mee versterkt. Iemand die processen bewaakt, mensen aanstuurt en tegelijk een stevige administratieve ruggengraat vormt voor de werking van de afdeling.
Concreet betekent dat:
- Je beheert en bewaakt alle administratieve processen van de afdeling: opvolging van offertes, inzet van lesgevers, vergaderplanning, rapportage, IT-systemen, onze website en meer.
- Je stuurt een team aan van planners en instructeurs (in totaal 6 personen). Je motiveert, ondersteunt en zorgt voor een goede samenwerking.
- Je volgt interne en externe projecten op. Je bewaakt de deadlines, doelstellingen en inzet van middelen, en zorgt voor een goed overzicht.
- Je werkt actief mee aan de opbouw en uitrol van een kwaliteitssysteem voor onze afdeling.
- Je bent hét aanspreekpunt voor andere diensten, zoals logistiek, onthaal, boekhouding en pedagogie.
Graag nog meer informatie over dit takenpakket? Hiervoor kan je terecht bij je toekomstige leidinggevende Bernard Bekaert, afdelingsdirecteur via (bernard.bekaert@campusvesta.be of kom gerust eens langs!
Gewenst profiel
Wat verwachten wij van jou?
- Je beschikt over minstens een bachelordiploma en hebt minstens 5 jaar relevante werkervaring in minstens één van deze domeinen: planning, logistiek, kwaliteit, klantendienst, boekhouding, projectwerking of teamcoördinatie.
- Je houdt ervan om orde te scheppen in complexiteit. Je bewaakt administratieve processen, volgt verbeterprojecten op en documenteert efficiënt hoe we werken. Je denkt mee over hoe het beter kan — en je helpt ook om dat concreet te maken.
- Je hebt een analytische geest, werkt nauwkeurig en gestructureerd. Je weet perfect hoofd- van bijzaken te onderscheiden en bouwt onderbouwde rapporten of besluiten op.
- Je bent een teamspeler met zin voor verantwoordelijkheid. Je houdt ervan om medewerkers te begeleiden, maar staat ook zelf stevig in je schoenen. Je schakelt vlot tussen zelfstandig werken en het dragen van verantwoordelijkheid in groep.
- Klantgerichtheid is voor jou vanzelfsprekend. Je communiceert helder, empathisch en opbouwend. Voorstellen van collega’s veeg je niet zomaar van tafel, je evalueert en versterkt ze. Je bent iemand waarop men kan rekenen — ook als het even moeilijk wordt.
- Je hebt een grondige kennis van de courante informaticatoepassingen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook en internettoepassingen) en bent bereid om nieuwe digitale tools snel onder de knie te krijgen.
- Drukte of kritiek brengen jou niet uit balans. Je blijft efficiënt en oplossingsgericht, ook wanneer prioriteiten verschuiven. Je kunt snel schakelen tussen planning, doelstellingen en aanpak.
- Je voelt makkelijk aan wat er leeft, ook als dat niet uitgesproken wordt. Je bent een echte ‘mensenmens’ die vertrouwen wekt en samenwerking stimuleert — binnen het team én met andere afdelingen zoals logistiek, onthaal, boekhouding of pedagogie.
- Zie je ergens een kennishiaat of verbetering? Dan neem je initiatief en volg je gericht opleiding of begeleiding om sterker te worden in je rol.
Ons aanbod
Wat hebben we jou te bieden?
Naast een goede werksfeer en de kans om te werken bij hét provinciale expertisecentrum voor veiligheids- en interventieopleidingen, bieden we jou een voltijdse contractuele functie van onbepaalde duur aan waarbij je start in salarisschaal B4: het bruto geïndexeerd maandsalaris ligt hier tussen 3.459,16 en 5.158,40 euro.
Bekijk onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto- en netto maandsalaris. We nemen alle gevalideerde jaren mee in je loopbaan aantoonbaar via mypension en/of een tewerkstellingsattest.
Werken bij de provincie biedt naast 36 jaarlijkse vakantiedagen om je batterijen weer helemaal op te laden ook heel wat andere extralegale voordelen!
Zoals een hospitalisatieverzekering voor jou én je gezin, een laptop en smartphone + abonnement. Verder schotelen we jou ook maaltijdcheques voor ter waarde van €8/dag en neem je gratis het openbaar vervoer naar en van het werk. Wie liever met de fiets naar het werk trapt, krijgt een fietsvergoeding. Lees hier meer over onze extralegale voordelen.
Je kan je werk- en privétijd in grote mate zelf inplannen dankzij glijdende werkuren en de mogelijkheid om maximaal 2 dagen per week van thuis te werken in overleg met je collega’s en leidinggevende.
We bieden je de mogelijkheid om via opleidingen je eigen ontwikkelingsplan op te bouwen.
Selectieprocedure
Overtuigd? Super! Waar wacht je nog op?
- Solliciteer ten laatste op 17 augustus 2025 via de solliciteerknop. Overtuig ons met een krachtige motivatiebrief en cv waarom deze job jou op het lijf geschreven is.
- Cv-screening, waar op basis van relevante beroepservaring, en persoonlijke motivatie maximaal 10 kandidaten naar het volgende selectieonderdeel doorgaan.
- Thuisopdracht gevolgd door een presentatie hiervan en een competentiegericht interview op woensdag 3 september 2025 fysiek op Campus Vesta.
- Assessment om jou en je je leidinggevende competenties wat beter te leren kennen.
- Eindbeoordeling.
Hou deze datum alvast vrij in je agenda, ze zijn bepalend!
Meer informatie over deze onderdelen kan je hier lezen.
Meer informatie
In een notendop:
- We bieden je een voltijds contract van onbepaalde duur in salarisschaal B4.
- Je zal werken op Campus Vesta, Oostmalsesteenweg 75, 2520 Ranst.
- Is er iets niet duidelijk over de selectieprocedure, de verloning of de extralegale voordelen? Contacteer dan Sarah Frison, consulent werving & selectie (sarah.frison@provincieantwerpen.be)