Administratief assistent medisch secretariaat (m/v/x)
Omschrijving van de vacature
Doel
Je biedt administratieve ondersteuning aan de medische dienst om goede medische opvolging te garanderen voor de bewoners.
Context
Het centrum heeft een capaciteit van 500 plaatsen en er werken 100 personeelsleden.
Deze personeelsleden hebben zeer diverse profielen en staan in voor de goede werking van het centrum: sociaal werkers, opvoeders, onthaalmedewerkers, verpleegkundigen, begeleiders…. Het opvangcentrum voorziet immers niet alleen in de dagelijkse basisbehoeften (zoals onderdak, voedsel en kledij), verzoekers om internationale bescherming krijgen ook sociale, juridische en medische bijstand. Bovendien organiseert het centrum verschillende activiteiten en opleidingen zodat de bewoners hun tijd nuttig kunnen besteden. Als administratief assistent binnen de medische dienst werk je binnen een dynamisch team van 2 externe artsen, 4 verpleegkundigen, 2 administratieve krachten en een diensthoofd.(meer informatie over het centrum in kwestie vind je op www.fedasil.be).
Inhoud
Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de medische dienst.
Je zorgt, samen met het diensthoofd - verpleegkundige en je coördinator voor een professioneel werkkader van de medische dienst. Kwaliteit, efficiëntie, klantgerichtheid en teamspirit zijn hierbij de belangrijkste doelen.
Je bent verantwoordelijk voor:
- De aanmaak van de dossiers, het beheer en het klassement hiervan.
- Het beheer van de agenda van de artsen, verpleegkundigen en administratieve krachten.
- Het garanderen van de telefonische permanentie van de medische dienst tijdens de kantooruren.
- De opvolging van doorverwijzingen naar en de afspraken met externe hulpverleners/instanties.
- Het verzekeren van de communicatie met andere diensten en externe hulpverleners.
- De opvolging van de medische facturen, in samenspraak met de financiële dienst.
- Het stockbeheer, waarbij u in opdracht van de arts en/of verpleegkundige de nodige bestellingen plaatst.
Gewenst profiel
PROFIEL
Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg www.fedasil.be
Diploma en ervaring
Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs, bij voorkeur in een medische administratieve richting.
Je hebt een eerste relevante professionele ervaring in het opvolgen van administratieve dossiers.
Technische competenties
Je hebt een goede basiskennis van MS Office: Word, Excel, …
Je hebt voeling met/interesse in het werken met/voor een kwetsbare en diverse doelgroep.
Generieke competenties
informatie ANalyseren: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.
PROBLEMEN OPLOSSEN: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing.
SERVICEGERICHT HANDELEN: Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden.
IN TEAM WERKEN: Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
Troeven
Je bent vertrouwd met het werken in een multidisciplinair team en/of in een residentiële setting.
Je spreekt Engels en/of andere vreemde talen, je spreekt Frans in geval van vacature in Brussel.
Ons aanbod
AANBOD
Type overeenkomst
Een contract bepaalde duur (80%)
Categorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.
Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar.
Plaats van tewerkstelling
Opvangcentrum Sint-Truiden
Montenakenweg 145
3800 Sint-Truiden
Loon
Je wordt aangeworven op het niveau C1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum maandsalaris bedraagt bruto € 2524,48 (startsalaris op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag varieert in functie van jouw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.bosa.belgium.be
Voordelen
26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.
Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.
Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.
Valorisatie van nuttige werkervaring.
Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).
Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.
Contact
Voor bijkomende info, contacteer cindy.ceulemans@fedasil.be(selectieverantwoordelijke).
Selectieprocedure
SELECTIEPROCEDURE
Voorselectie
De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.
Selectie
De selectie bestaat uit een schriftelijke test en een gesprek en zal plaatsvinden op 19/08/2025. Van de kandidaten die geschikt worden bevonden, wordt de kandidatuur voor de duur van 2 jaar in een wervingsreserve bijgehouden. Deze wervingsreserve kan door andere opvangcentra geraadpleegd worden. Kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.
Meer informatie
Zie www.fedasil.be