Medewerker onderwijsprocessen, met focus op onderwijsorganisatie (ref. ATP-2025-333)
Omschrijving van de vacature
De Faculteit Architectuur van de KU Leuven staat voor gerenommeerd architectuuronderwijs. Ze verzorgt de opleidingen architectuur, interieurarchitectuur, stedenbouw en ruimtelijke planning en de educatieve master ontwerpwetenschappen op de campus Sint-Lucas in Brussel en Gent. De faculteit telt ongeveer 2300 studenten en 350 personeelsleden en is onderdeel van de Groep Wetenschap en Technologie van de KU Leuven.
Voor de dienst Onderwijs-, Studenten- en Onderzoeksondersteuning (OSO) van de Campusdiensten zoeken wij een medewerker onderwijsprocessen, met focus op onderwijsorganisatie.
Functie
We leunen graag op jouw stevige administratieve schouder: we zijn op zoek naar een medewerker onderwijsorganisatie die instaat voor een vlotte en efficiënte organisatie van het onderwijs op campus Sint-Lucas Brussel.
Wat dat precies betekent? Een heel gevarieerd pakket aan taken, waaronder:
Je stelt de uur- en examenroosters op, communiceert hierover met studenten en docenten en volgt de toewijzing en boeking van leslokalen op in de gebruikte computerprogramma’s SAP en TimeEdit. Je bent de eerste contactpersoon voor alle vragen met betrekking tot de organisatie van het onderwijs op de campus in Brussel. Je ondersteunt ook de studentenadministratie in een aantal taken.
Voorbeelden van activiteiten zijn:
- Je bent verantwoordelijk voor de uurroosters en de atelierbezetting van de opleidingen van de faculteit op de campus Sint-Lucas Brussel en werkt hiervoor nauw samen met je duo-collega op de campus in Gent.
- Je bent het eerste aanspreekpunt en staat in voor de communicatie van de uurroosters en eventuele roosterwijzigingen met studenten en docenten.
- Je beheert de planning, de toewijzing en de boeking van de leslokalen in SAP en TimeEdit.
- Je stelt de examenplanning op en zorgt voor de communicatie ervan. Je ondersteunt de ombudsdienst bij de organisatie van de inhaalexamens.
- Je bouwt een netwerk op met de verschillende betrokkenen m.b.t. lokalenverdeling uit je regio en neemt deel aan regionaal planningsoverleg. Je werkt mee aan een constructieve dialoog en zoekt samen naar mogelijke oplossingen voor evoluerende lokalennoden voor de vele studentengroepen en variëteit aan didactische werkvormen aan de faculteit.
- Je neemt ook een aantal taken op ter ondersteuning van de studentenadministratie. Dit wordt in overleg met het team vastgelegd en deze taken kunnen mogelijks wisselen in de tijd. Voorbeelden: administratieve ondersteuning faciliteiten voor zorgcoördinatie en studieloopbaanbegeleiders, backup van de studentenadministratie, enz.
- Je ondersteunt, organiseert en volgt interne vergaderingen op met betrekking tot onderwijsorganisatie en studentenadministratie.
- Je zet je in voor het welslagen van de verschillende onderwijsinitiatieven (examens, feedback, jury, …). Occasioneel avondwerk tijdens examensperiodes is hierbij mogelijk.
- Vanuit de praktijk doe je voorstellen ter verbetering van de werking en organisatie en zet je mee nieuwe initiatieven en acties op.
- Je staat bij het uitvoeren van de taken niet alleen, je maakt deel uit van een groter team (OSO). Je werkt nauw samen met docenten en de studenten. Binnen het team OSO fungeer je als back-up voor bepaalde taken van collega's. Ruimer kan je een rol opnemen binnen een of meerdere projectgroepen van de campusdiensten.
Gewenst profiel
We zoeken iemand die de juiste talenten op het juiste moment kan inzetten. Herken je jezelf grotendeels in onderstaande lijst? Dan is er grote kans op een match!
- Je beschikt over een bachelordiploma of je hebt relevante ervaring voor de job. Werkte je reeds in een opleidings- of onderwijscontext, dan is dit alvast een fijn pluspunt.
- Je beschikt over uitstekende planningsvaardigheden en hebt plezier in het oplossen van complexe planningsvraagstukken.
- Je houdt ervan om precies en nauwgezet te werken en je kan je eigen werk vlot en dynamisch organiseren. Je werkt klantgericht en bent vlot in de omgang.
- Uiteraard ben je vlot in administratie en ben je sterk in het werken met o.m. Word, Excel, Outlook en MSTeams (MSOffice). Heb je nog niet gewerkt met SAP en/of TimeEdit, dan volg je bij ons nog een opleiding of zoek je de nodige info op in beschikbare draaiboeken voor een vlot gebruik ervan.
- Je communiceert goed in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je volgt waar nodig specifiekere vorming aan de universiteit: sommige opleidingen dien je immers verplicht te volgen in het kader van je specifieke administratieve taken.
Ons aanbod
Je komt terecht in een tof en ruim team met een diversiteit aan expertises. Koffie of thee is er steeds, alsook vaak koekjes en taart! We zijn trotse bezitters van een stevig teamkompas dat je vlot door onze missie, waarden en leidende principes zal loodsen. We vinden een goede opstart van nieuwe collega’s een topprioriteit, één van ons is graag peter/meter voor je tijdens je startperiode. We hopen je in september of oktober te kunnen verwelkomen.
We bieden je een contract aan van onbepaalde duur. Je kan kiezen voor een 80% of 100% betrekking. We denken graag mee na over een haalbare combinatie werk-privé op jouw en onze maat. We houden ervan zowel voldoende op de campus aanwezig te zijn als te kunnen telewerken van thuis uit; volgens onze teamafspraken hybride werken en na je inwerkperiode.
De campus Sint-Lucas Brussel is je hoofdwerkplaats. Je af en toe verplaatsen naar de campus Sint-Lucas Gent of naar Leuven in kader van teamwork, werkgroepen of opleiding vormen geen probleem.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een uitgebreider opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4. We nemen je opgebouwde anciënniteit in rekening. Hiernaast bieden wij een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering, een aangename vakantieregeling, woonwerkverkeer met het openbaar vervoer, een fietsvergoeding, ecocheques en nog veel meer. Details omtrent het salarispakket kan je terugvinden via de jobsite.
Contact
Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Mieke Coenen, tel.: +32 16 32 30 98.
Selectieprocedure
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 13/08/2025 via onze online sollicitatietoepassing
Meer informatie
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.