Jobstudent onthaal en telefoonpermanentie 1 à 2 dagen / week

Je hoofdopdracht is onthaal. Je verzorgt het telefonisch onthaal van het VK. Daarbij beluister je zorgzaam de vele contactnemers en noteer je hun vragen. Je verzorgt ook het onthaal van personen die op het VK komen voor een gesprek of overleg.

Je stelt standaarddocumenten en brieven op.

Je neemt contact met derden (cliënten, andere hulpverleningsdiensten, …) om afspraken voor gesprekken en vergaderingen te plannen. 

Als lid van het secretariaatsteam ben je mee verantwoordelijk voor allerhande operationeel ondersteunende taken om zo bij te dragen aan een vlotte werking van het centrum. Voorbeelden van activiteiten

• - je verzorgt allerlei typewerk en lay-out van documenten
• - je neemt fotokopies en scans van documenten
• - je helpt bij het versturen van zendingen
• - je verwerkt de inkomende post
• - je springt in bij afwezigheid van collega’s van het secretariaatsteam
• - je biedt materiële en logistieke ondersteuning aan, onder meer bij vergaderingen, congressen, zorgen voor drank en broodjes
• - bij agendawijzigingen informeer je de betrokkenen en zet je de nodige stappen om afspraken te verzetten, derden te verwittigen, …