Field Administration Officer (m/v/x) – Brussel – AZG België

CONTEXTE

Binnen Artsen Zonder Grenzen België (Operationeel Centrum Brussel - OCB) maakt het HR-administratieteam deel uit van de "People Deployment" Hub, die zich bezighoudt met personeelsbeheer. Het doel van het team is om de medewerkers van Artsen Zonder Grenzen een kwaliteitsvol onthaal en ondersteuning te bieden in hun administratieve traject.

Als Field Administration Officer in het administratieteam ben je verantwoordelijk voor en garandeer je het beheer van de field payroll voor de Belgische contracten van de internationale medewerkers of ‘international Mobile Staff’ (IMS).

Je engageert je om bij te dragen aan de ontwikkeling, bevordering en implementatie van een rechtvaardige werkomgeving, in overeenstemming met de waarden van AZG en aangepast aan de behoeften van onze sociale missie. Je handelt met integriteit, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid en verplichtingen, en vermijdt elke vorm van partijdigheid.

Onder supervisie van de Head of Administration, maak je deel uit van een team van 10 personen, verdeeld over 2 afdelingen: personeelsbeheer op het hoofdkantoor in Brussel of op buitenlandse interventies. Meer bepaald maak je deel uit van het Field team van 5 personen. 

VERANTWOORDELIJKHEDEN

Verantwoordelijke voor de administratieve beheer van Belgische contracten onderworpen aan de RSZ voor de projecten (International Mobile Staff en Mobile Implementation Officer (M.I.O):

Opvolging van het beheer van de IMS contracten

• Ontvang en controleer de contractaanvragen van de Pool Managers (Departure Form, DF)
• Verzorg de briefing voor elke nieuwe medewerker (contract, verzekeringen, voordelen, fiscaliteit etc.)
• Garandeer administratieve ondersteuning van medewerkers tijdens het OCB-contract
• Stel de contracten, de addenda en de nodige bijbehorende documenten op tijdens het contract en bij de afsluiting
• Behandel de beëindiging van contracten: informeer medewerkers over de te nemen stappen en verstrek de administratieve documenten
• Wees het aanspreekpunt voor de International Mobility Unit, Pool Managers en Development Advisors
• Verzamel de benodigde gegevens voor de loonadministratie in samenwerking met de IMU
•  

Beheer van de communicatie van jouw pool van medewerkers

• Beantwoord alle vragen van medewerkers en het team van de International Mobility Unit
• Stuur specifieke vragen en complexere dossiers door naar de thematische referenten
•  

Administratief beheer van Belgische contracten voor de andere operationele centra van MSF (cross-admin):

• Stel de contracten/addenda op en registreer administratieve gegevens: verzekering en de nodige instanties voor het opstellen van het contract
• Behandel de administratieve ontvangst van de persoon en wees het aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en administratieve opvolging
• Zorg voor de opvolging van de herfacturering in cross-administratie en het administratieve beheer van het personeel voor een specifieke populatie
• Beheer dagelijks het e-mailadres cross-admin
•  

Back-up Payroll voor internationaal personeel

• Bereid en analyseer in samenwerking met de Field Payroll Officer en het sociaal secretariaat de benodigde gegevens voor een goede loonadministratie, geef ondersteuning bij de controles
• Zorg voor een standaard maandelijkse Payroll in afwezigheid van de Field Payroll Officer (voorschotten, validatie, looninhoudingen, etc.)
• Onderhoud contact met het HR IT System team, Finance, IMU

Gedeeltelijke back-ups van andere Field Admin Officer in samenwerking met de rest van het team

Verantwoordelijke voor de administratieve opvolging en ondersteuning van medewerkers met specifieke contracten "Roster"

Opvolging van het beheer van IMS contracten

• Ontvang en controleer de contractaanvragen van de Pool Managers (Departure Form, DF)
• Verzorg de briefing voor elke nieuwe medewerker (contract, verzekeringen, voordelen, fiscaliteit etc.)
• Volg administratieve zaken op bij de contracterende afdelingen
• Wees het aanspreekpunt voor de International Mobility Unit, Pool Managers en Development Advisors
• Verzamel de nodige gegevens voor de loonadministratie in samenwerking met de IMU
•  

Beheer van de communicatie van jouw pool van medewerkers

• Beantwoord alle vragen van medewerkers en het team van de International Mobility Unit
• Stuur specifieke vragen en complexere dossiers door naar de thematische referenten
•  

Communicatie/Documentatie

• Neem deel aan de continue verbetering van procedures en beleidsmaatregelen met betrekking tot jouw functie
• Werk documenten/technische fiches Back-up bij die verband houden met jouw functie
• Stel documenten samen gerelateerd aan audits
• Draag bij aan de verbetering van de HR-database