Deskundige dagelijks beheer (afdeling Onderwijs)
Omschrijving van de vacature
We willen de best mogelijke dienstverlening geven aan inwoners en bezoekers. Als deskundige dagelijks beheer verbeter je de administratieve processen.
We zoeken op dit moment een deskundige dagelijks beheer voor onderwijs. Je focust op processen van Leuven als schoolbestuur voor het deeltijds kunstonderwijs Conservatorium SLAC en Academie SLAC.
Jouw belangrijkste taken
- Je bereidt administratieve en financiële procedures voor, volgt ze op en voert ze uit. Zo zorg je voor een sterke administratieve werking van je dienst.
- Je bewaakt de kwaliteit van de processen, stelt verbeteringen voor en detecteert problemen voor ze zich stellen.
- Je overlegt met collega’s en externe partners om processen en werkstromen goed op te volgen en te verbeteren.
- Je ondersteunt je leidinggevende bij het dagelijks beheer van de dienst of directie. Je doet bijvoorbeeld informatiebeheer of maakt draaiboeken op.
- Je beantwoordt vragen van burgers en collega’s. Je gebruikt die feedback om processen te evalueren en te optimaliseren, bijvoorbeeld uurroosters aanpassen.
- Je bent het aanspreekpunt voor collega’s van de afdeling onderwijs en het deeltijds kunstonderwijs Conservatorium SLAC en Academie SLAC. Je beantwoordt vragen over het schoolbestuur, bijvoorbeeld over personeelszaken, arbeids- of schoolreglement ...
- Je ondersteunt ook bij processen van de afdeling onderwijs, zoals digitaal aanmelden in het secundair onderwijs.
- Je coördineert projecten, bijvoorbeeld over verkeersveiligheid aan de schoolpoort.
Waar ga je werken?
- Je werkt in het stadskantoor en 2 halve dagen per week op het secretariaat van Academie SLAC en Conservatorium SLAC.
- Je kan tot 2 dagen per week thuiswerken.
Gewenst profiel
Welke diploma’s en ervaring heb je nodig?
-
Je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig diploma. Een gelijkwaardig diploma uit het buitenland kan ook.
Heb je alleen een diploma of getuigschrift secundair onderwijs? Dan moet je ook slagen voor niveautesten.
- Je hebt minstens 2 jaar relevante professionele ervaring met administratieve processen of procedures opzetten en verbeteren.
Welke vaardigheden heb je best?
- Je neemt graag initiatief en zoekt actief naar verbeteringen. Je kan voorstellen uitdenken om processen te stroomlijnen.
- Je bent analytisch. Je begrijpt vlot regels en de aanpassing ervan, zodat je procedures in de organisatie erop kan afstemmen.
- Je werkt graag samen met collega’s.
- Je communiceert verbindend en overtuigend.
- Je werkt snel en nauwkeurig, ook onder tijdsdruk.
- Je helpt klanten en collega’s op een vriendelijke en doelgerichte manier. Je kan snel tot de kern van de vraag komen en geeft uitleg op maat.
Daarnaast voldoe je aan de algemene voorwaarden waar iedereen bij ons aan moet voldoen.
Ons aanbod
Wat mag jij van ons verwachten?
- Vaste job
Je krijgt een vaste job: een contract van onbepaalde duur of een vaste benoeming. Je werkt voltijds. - Loon
Je verdient minstens € 3.059,65 bruto per maand als je voltijds werkt. Voor je loonberekening nemen we jouw ervaring bij de overheid volledig over en relevante ervaring in de privésector tot 10 jaar. - Vakantie
Je krijgt 35 vakantiedagen per jaar als je voltijds werkt. - Andere voordelen
Je krijgt een heleboel extra's, zoals fietsvergoeding en terugbetaling van het openbaar vervoer, eindejaarspremie, vakantiegeld, maaltijdcheques, ecocheques, hospitalisatieverzekering, fietslease, opleidingen …
We vullen deze vacature in en leggen een wervingsreserve aan
We zoeken regelmatig deskundigen dagelijks beheer. Daarom zetten we geslaagde kandidaten op een wervingsreserve. Zodra we een nieuwe job hebben, contacteren we de kandidaten. Je moet dan niet opnieuw solliciteren. Je taken en werkplek kunnen verschillen per dienst.
Contact
Heb je een vraag?Vragen over de jobinhoud
Filip Huysmans
Afdelingshoofd onderwijs
Tel. 016 27 26 22
E-mail: filip.huysmans@leuven.be
Andere vragen over deze vacature
Vermeld in je mail 'Vacature deskundige dagelijks beheer'.
Selectieprocedure
Interesse in deze job?
Solliciteer online ten laatste op vrijdag 28 maart 2025, via deze link Vacature deskundige dagelijks beheer | Stad Leuven.
Wat je moet weten voor je start
- Je sollicitatie bestaat uit:
- Vragen over je kennis en motivatie
Voeg geen motivatiebrief als bijlage toe: We werken niet met een motivatiebrief, maar stellen vaste vragen. Zo kunnen we kandidaten beter vergelijken. - Je cv
- Foto of scan van je bachelordiploma, of diploma of getuigschrift secundair onderwijs
- Vragen over je kennis en motivatie
- Werk je sollicitatie binnen 1 uur af. Opslaan en later terugkeren kan niet.
- Heb je een beperking waardoor je niet kan meedoen met de selectie? Dan kan je een aanpassing vragen.
- Je krijgt meteen een bevestiging per mail. Geen mail gekregen? Contacteer ons
Hoe kiezen we de geschikte kandidaat?
In elke job gaan we voor de best mogelijke match. Zowel voor jou als voor ons. Je doorloopt deze stappen. Je moet telkens voor een stap slagen om verder te gaan.
- Screening van de kandidaten
We beoordelen je motivatie en je relevante ervaring. - Niveautesten
Alleen als je een diploma of getuigschrift secundair onderwijs hebt. We peilen naar jouw capaciteiten in de week van 7 of 14 april 2025. - Sollicitatiegesprek
We nodigen de 10 meest geschikte kandidaten uit. Voor het gesprek bereid je schriftelijk een opdracht voor. Die licht je mondeling toe voor een jury op vrijdag 25 april 2025. - Jobaanbod
We zoeken de beste match tussen alle kandidaten die slagen voor het sollicitatiegesprek. De meest geschikte kandidaat krijgt de job. We motiveren die keuze.
Ben je geslaagd, maar kreeg je de job niet?
We houden je gegevens bij in een wervingsreserve. Als we een gelijkaardige vacature hebben, contacteren we je. Je moet dan niet opnieuw solliciteren.
We selecteren sollicitanten op basis van kwaliteiten en werkmotivatie. We maken geen onderscheid op basis van leeftijd, beperking, geslacht, genderidentiteit- of expressie, seksuele oriëntatie, afkomst, cultuur of levensbeschouwing.
Meer informatie
Heb je een vraag?Vragen over de jobinhoud
Filip Huysmans
Afdelingshoofd onderwijs
Tel. 016 27 26 22
E-mail: filip.huysmans@leuven.be
Andere vragen over deze vacature
Vermeld in je mail 'Vacature deskundige dagelijks beheer'.