Deeltijdse directieassistent (m/v/x) 19u – onbepaalde duur

Omschrijving van de vacature

Adoptiehuis is de Vlaamse dienst die bemiddelt bij binnenlandse adoptie en hiertoe vergund is door Opgroeien. Het is een pluralistische dienst met verschillende multidisciplinaire teams die de belangen van elk van de actoren, betrokken bij een binnenlandse adoptie, behartigen. 

Wij zijn op zoek naar een deeltijdse directieassistent ter ondersteuning van de directie. Ben je een administratieve duizendpoot en ben je punctueel en nauwgezet? Kan je zelfstandig werken en houd je van een uitdaging? Kom dan ons enthousiast en ervaren team versterken! 

Functiebeschrijving

De managementassistent is rechterhand van de directie in verschillende domeinen 

  • HR 

- Personeelsadministratie en ondersteunende functie bij aanwerven, onboarding en uitstroom van medewerkers

- Opstellen VTO-plan en verwerken van opleidingsaanvragen en rapportage

- Waar nodig / nuttig maak je rapportages over deze verschillende gegevens. Je neemt dus ook een actieve rol op bij de digitalisering en optimalisatie van de HR processen.

-  Je handelt alle administratieve en sociaal-wettelijke verplichtingen af m.b.t. wettelijke en extra-wettelijke verzekeringen.

- Je monitort en bewaakt de veiligheid, welzijn en gezondheid van de werknemers en onderhoudt contacten met de externe dienst preventie en gezondheid 

- Er zijn ongeveer 11 VTE tewerkgesteld in Adoptiehuis

 

  • Beheer vzw

 

- Je hebt een goede kennis van vzw-wetgeving of bent bereid deze te verwerven en volgt in samenwerking met de directie alle ontwikkelingen terzake op. 

- Je vervult de regelmatige verplichtingen

 

  • Beheer gebouwen - logistiek

- Je onderhoudt contacten met de verhuurder

- Je volgt huisvestingsaangelegenheden op

- Je staat in voor de aankopen en organiseert het aankoopbeleid

 

  • Intern beheer IT

- In samenwerking met de externe IT-dienst volg je het IT beheer op

 

  • GDPR, informatieveiligheid en cybersecurity

 

- Je ondersteunt het beleid rond informatieveiligheid en je stelt een plan op om het beleid te implementeren en op te volgen

- Je volgt eventuele incidenten inzake informatieveiligheid samen met de directie op, je rapporteert hierover en stelt verbeteracties voor

 

  • Algemene administratieve ondersteuning van de directie 

 

Voorbereiding vergaderingen, plannen afspraken, administratieve ondersteuning bij diverse taken.

Gewenst profiel

Je bent houder van een diploma (professionele bachelor) personeelszaken, office management of bent gelijkwaardig door ervaring.

Je kan autonoom en zelfsturend werken. Je legt de nodige flexibiliteit aan de dag om met het gevarieerde takenpakket om te gaan en je kan zelf inschatten welke taken op welk moment prioritair zijn. Je neemt zelf initiatief om je werk goed te plannen, op te volgen en controleren. 

Je vindt de kwaliteit van je werk zeer belangrijk: je collega's en cliënten kunnen op beide oren slapen als ze jou een opdracht toevertrouwen.

Je hebt een sterke, energieke persoonlijkheid die houdt van nieuwe uitdagingen. Deadlines, wijzigingen in de planning en onverwachte vragen zijn voor jou uitdagingen die je graag aangaat. 

Je hebt een snel leervermogen 

Vaardigheden

Je bezit de nodige sociale, communicatieve en creatieve vaardigheden.

Je beschikt over een zeer goede kennis in IT. Microsoft 365 heeft geen geheimen voor jou. 

Je bent sterk in mondelinge en schriftelijke rapportage, waarbij je een veelheid van informatie kan synthetiseren in een beknopt overzicht.

Je bent een teamspeler die graag met anderen samenwerkt en discretie kan waarborgen. Je werkt constructief en flexibel samen met collega’s, leidinggevende en netwerkpartners.

Je beschikt over een open geest die je in staat stelt om op respectvolle wijze feedback te geven en ontvangen. 

Je bent bereid je professioneel steeds verder bij te scholen en deze kennis ook te delen met anderen.

Ons aanbod

Een boeiende en uitdagende job met afwisselende taken in een gedreven team van ervaren collega’s die enthousiasme aan professionaliteit koppelen in een werkomgeving waar mensen centraal staan. 

Adoptiehuis is een lerende organisatie die ontwikkeling van medewerkers actief aanmoedigt

We bieden een deeltijdse tewerkstelling van 19u aan, maaltijdcheques en een groepsverzekering. 

Adoptiehuis is gevestigd in centrum Antwerpen maar vorm van telewerk is bespreekbaar, net zoals flexibiliteit in werken.

Verloning volgens de barema’s van het PC 331 (B1c) met mogelijkheid tot overname van maximaal 10 j relevante anciënniteit.

Onmiddellijke indiensttreding is voorzien

Meer informatie

Sollicitaties (motivatiebrief en cv) mag u per e-mail richten naar de directeur met vermelding REF 2025-Directieassistent-01 t.a.v. mevr. Kathy Colson, E-mail: kathy.colson@adoptiehuis.be en dit tot 18 juli 2025. 

Zie ook: www.adoptiehuis.be

Gerelateerde vacatures