Beheerder van overheidsopdrachten & projecten – Franstalige scholen (v/m/x)

1. Het Gemeentebestuur van Schaarbeek werft aan:

BEHEERDER VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN & PROJECTEN – FRANSTALIGE SCHOLEN (V/M/X)

DIENST BEGROTINGSBEHEER VAN DE FRANSTALIGE SCHOLEN

DIRECTIE FRANSTALIG GEMEENTELIJK ONDERWIJS

Werken bij de gemeente Schaarbeek betekent deel uitmaken van een team van 1.450 medewerkers met diverse profielen en functies. Gedreven door een gemeenschappelijke missie en gedeelde waarden gaan we samen dagelijks de uitdaging aan om een kwalitatieve leefomgeving te bieden aan de 133.000 inwoners en een optimale werkomgeving voor onze medewerkers te creëren.

Zin om bij ons te komen werken? Ontdek wie we zijn, wat we doen en wacht niet langer om te solliciteren! Website:  https://jobs.1030.be

De gemeentelijke administratie verbindt zich ertoe de maatregelen die ingaan tegen alle vormen van discriminatie te respecteren en belooft een politiek te voeren die gericht is op diversiteit.

ALGEMENE MISSIE:

De directie van het Franstalig gemeentelijk onderwijs superviseert het administratief beheer van 23 diverse onderwijsinstellingen, evenals 2 PMS-centra en 1 GOS-dienst.

De directie van het Franstalig gemeentelijk onderwijs bestaat uit drie kernafdelingen: technisch en administratief beheer, pedagogische inspectie en personeelsbeheer van het onderwijzend personeel.

Binnen het departement technisch en administratief beheer behandelt de dienst begrotingsbeheer van de Franstalige scholen meerdere aspecten:

• Logistiek: inventarisatie van schoolmeubilair, beheer van werven, verhuizingen en leveringen in de scholen.
• Overheidsopdrachten: opstelling en beheer van technische en pedagogische overheidsopdrachten, organisatie van leveringen, beheer van bestelbonnen, enz.
• Financiën: voorbereiding en opvolging van de jaarlijkse begroting, beheer van subsidies en financieringen, controle van facturen en verantwoording van subsidies.
• Gebruik van lokalen: verwerking van interne en externe aanvragen voor het gebruik van schoollokalen.
• Financiële stromen: beheer van de financiële en boekhoudkundige verrichtingen van de scholen, in samenwerking met de gemeentelijke ontvangsten en de subsidiërende overheid.

U komt terecht in de dienst begrotingsbeheer van de Franstalige scholen, bestaande uit een vijftiental medewerkers met uiteenlopende profielen, in regelmatige interactie met de scholen, gemeentelijke diensten en leveranciers, onder toezicht van de dienstverantwoordelijke. U speelt een essentiële rol in het goed functioneren van de scholen.

Uw hoofdtaak bestaat uit het beheren van technische en pedagogische overheidsopdrachten (inclusief leveringen, kleine werken en pedagogisch materiaal), waarbij u streeft naar een doeltreffende en servicegerichte aanpak ten dienste van de scholen.

Bent u een enthousiaste persoon met een passie voor het welzijn van kinderen? Heeft u een sterk organisatievermogen en oog voor detail? Werkt u graag in teamverband maar bent u ook zelfstandig in het beheer van uw verantwoordelijkheden? Dan bent u de persoon die wij zoeken!

VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN:

• Beheer van technische en pedagogische overheidsopdrachten binnen de scholen :

• Volledig beheer en opvolging van overheidsopdrachten (gewoon en buitengewoon budget) die beantwoorden aan de noden van de gemeentelijke diensten en scholen, met inachtneming van de wettelijke bepalingen ;
• Opstellen van budgetten en projectvoorstellen ;
• Opstellen van bestekken ;
• Openen, analyseren en evalueren van offertes, opmaken van een administratieve evaluatie en een gunningsvoorstel ;
• Informeren van niet-geselecteerde inschrijvers en communiceren gedurende de hele procedure met de betrokken diensten en scholen ;
• Communiceren van alle nieuwe aangeschafte materialen aan de verzekeringsdienst (bestelbon, hoeveelheden, verdeling over de scholen, enz.).

• Beheer van logistieke stromen en opslag binnen de scholen :

• Coördineren van ontvangsten, verzendingen en leveringen (opvolging van overheidsopdrachten en budget, leveringen, inrichting, pedagogische projecten) ;
• Organiseren van de informatiestroom tussen de verschillende betrokken partijen ;
• Toezien op het respecteren van deadlines en een correcte levering.

• Beheer van innovatieve projecten binnen de scholen :

• Nieuwe projecten voorstellen aan de dienstverantwoordelijke, op basis van noden die uit de scholen naar voren komen ;
• Op de hoogte blijven van de regelgeving inzake overheidsopdrachten ;
• Opzetten, budgetteren, coördineren en opvolgen van projecten in samenwerking met de scholen.