Association & Conference Manager
Omschrijving van de vacature
EAPRIL is een ledenvereniging die praktijk en onderzoek in onderwijs en professioneel leren met elkaar verbindt.Onze missie is om onderwijsontwikkeling te inspireren en te versterken via samenwerking en praktijkgericht onderzoek. Door het stimuleren van een dynamische en internationale community willen we bijdragen aan zinvolle verbeteringen in het onderwijs.
Om het blijvende succes van onze jaarlijkse conferentie én de dagelijkse werking van onze vereniging te garanderen, zijn we op zoek naar een proactieve en goed georganiseerde Association & Conference Manager om ons team te versterken.
TAKEN & VERANTWOORDELIJKHEDEN
1. Coördinatie & Organisatie van de EAPRIL conferenties
EAPRIL organiseert elk jaar in november een internationale conferentie met ongeveer 450 à 500 deelnemers uit de onderwijs- en onderzoekswereld.
Je staat in voor het volledige organisatorische proces van deze conferentie, waaronder de logistieke, contractuele en financiële aspecten, het conferentieprogramma én de coördinatie ter plaatse.
Dit omvat onder andere:
- Praktische en logistieke voorbereiding en opvolging (zoals locatie, zalen, prijzen, catering, sociale evenementen…) in nauwe samenwerking met lokale en internationale partners. Dit houdt ook regelmatige vergaderingen en locatiebezoeken in.
- Opstellen en nauwgezet opvolgen van een gedetailleerd conferentiebudget in samenwerking met de financiële administratie en boekhouder.
- Organisatie en opvolging van alle fasen van de conferentiecyclus, inclusief abstract-indiening, reviewproces en registratie.
- Opmaak van een uitgebreid conferentieprogramma en planning via ons conferentieplatform.
- Voorstellen doen rond sponsoring en fondsenwerving én deze ook opvolgen.
- Beheer van alle communicatie gerelateerd aan de conferentie.
- Organisatie, opvolging en publicatie van de conferentieproceedings.
- Actief zoeken naar, prospecteren van en evalueren van nieuwe conferentielocaties.
-
IT-gerelateerde taken met betrekking tot ons conferentieplatform én optimalisatie van digitale processen binnen dit systeem waar nodig.
2. Governance, Finance & Legal
- Je staat in voor het algemene beheer van de vereniging in samenwerking met de EAPRIL voorzitter en leden van de Raad van Bestuur.
- Dit omvat onder andere:
- Voorbereiden van bestuursvergaderingen en andere overlegmomenten in nauwe samenwerking met de voorzitter en vicevoorzitter (agenda, timing, hotelboekingen…)
- Notuleren tijdens deze vergaderingen en verspreiden van de verslagen.
- Opvolgen van alle juridische en financiële zaken in samenwerking met het bestuur en de boekhouder.
- Praktische zaken opvolgen zoals kantoorruimte, materiaalbeheer, logistiek…
3. Overige taken
- Een back-uprol opnemen voor onze Communicatie- & Marketingverantwoordelijke.
Gewenst profiel
- Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
- Ervaring met conferentie-/eventmanagementtools is vereist.
- Ervaring met de hierboven beschreven taken en/of in een gelijkaardige werkomgeving is een pluspunt.
- Je hebt uitstekende communicatievaardigheden in het Nederlands én Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je hebt een vlotte kennis van MS Office en goede IT-vaardigheden in het algemeen.
- Je bent proactief, leergierig en zelfstandig, maar werkt ook graag samen in een klein team.
- Je bent verantwoordelijk, een uitstekende planner en sterk in multitasking.
- Kennis van websitebeheer, CRM-systemen en Mailchimp is een troef.
- Ervaring met basisboekhouding en budgetbeheer is een pluspunt.
- Je bent bereid om twee keer per jaar naar het buitenland te reizen voor de organisatie van of deelname aan conferenties.
Ons aanbod
- Een gevarieerde en boeiende functie van min. 60% (percentage is bespreekbaar) voor één jaar, met de mogelijkheid tot verlenging.
- Een aangename werkomgeving in het centrum van Leuven met de mogelijkheid om structureel thuis te werken.
- Een klein team waarin ieders bijdrage en betrokkenheid wordt gewaardeerd.
- De kans om in een internationale omgeving te werken.
- Een aantrekkelijk en competitief salaris, afhankelijk van ervaring.
- Extralegale voordelen (zoals maaltijdcheques, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, woon-werkvergoeding, thuiswerkvergoeding).
- De mogelijkheid om twee keer per jaar naar het buitenland (binnen Europa) te reizen.
Contact
Selectieprocedure
INTERESSE?
Stuur je CV en motivatiebrief (in het Engels) vóór 9 juli naar info@eapril.org, met als doel te starten midden augustus. De gesprekken met geselecteerde kandidaten zullen plaatsvinden op dinsdag 15 juli in de namiddag.
Ter voorbereiding van het gesprek zal er na de deadline een opdracht worden toegestuurd.