Administratief coördinator (80% - 100%)
Omschrijving van de vacature
Wil jij mee het verschil maken voor kinderen en jongeren in Vlaanderen?
Awel luistert, informeert en ondersteunt jongeren via verschillende kanalen. Onze missie is helder: elke jongere een stem geven en hen versterken in hun veerkracht. Onze visie? Een samenleving waarin jongeren zich gehoord, begrepen en gesteund voelen.
Om onze werking te versterken, zijn we op zoek naar een gedreven administratief coördinator. Je ondersteunt de werking van Awel administratief en logistiek. Je bent deel van een dynamische en maatschappelijk relevante vrijwilligers gedreven organisatie.
🎯 Jouw rol
Als administratief coördinator ondersteun je medewerkers en vrijwilligers op het vlak van algemene administratie, vrijwilligersadministratie, personeelsadministratie en financiële administratie. Je werkt hiervoor samen met een extern sociaal secretariaat en boekhoudkantoor.
🧭 Jouw verantwoordelijkheden
Administratieve ondersteuning bij de vrijwilligerswerking
- Je ondersteunt de administratieve onboarding en exit van vrijwilligers.
- Je houdt de contactgegevens van vrijwilligers up-to date.
- Je volgt aanwezigheidslijsten op bij vormingen.
Personeelsadministratie
- Je volgt de loonadministratie, woon-werkverkeer en dienstverplaatsingen op, dit i.s.m. het sociaal secretariaat.
- Je volgt vakantietellers op van collega’s.
- Je ondersteunt administratief bij de aanwervingen en beëindiging van contracten.
Financiële administratie en VZW administratie
- Je bent verantwoordelijk voor de opvolging en betalingen van binnenkomende facturen, uitgaande facturen, openstaande leveranciers… dit i.s.m. een extern boekhoudkantoor.
- Je geeft ondersteuning bij financiële verantwoording van subsidiedossiers.
- Je volgt schenkingen op en zorgt voor de nodige administratieve verwerking: in de database, opvolging FOD financiën, fiscale attesten...
- Je zorgt voor de neerlegging van de jaarrekening, het UBO-register, de fiches 281.50, publicaties in Belgisch Staatsblad, etc. dit in samenwerking met externe boekhouder en je teamverantwoordelijke.
Algemene ondersteuning
- Je volgt binnenkomende vragen op per mail.
- Je volgt binnenkomende post op, verstuurt promomateriaal...
- Je ondersteunt het team logistiek bij het boeken van zalen voor vergaderingen en vormingen.
- Je ondersteunt het team bij de organisatie van opleidingsdagen: lesgevers inplannen, zalen boeken, opvolging deelnemersadministratie...
Gewenst profiel
💡 Wat breng jij mee?
- Klantgericht denken en werken is jouw stijl. Je communiceert mondeling en schriftelijk vlot in het Nederlands.
- Je bent administratief sterk en uitermate nauwkeurig.
- Je heb noties van financiële administratie.
- Je weet zelfstandig overzicht te behouden over al jouw taken en bent flexibel.
- Je bent een teamplayer die het fijn vindt om deel uit te maken van een hecht team waar je zelf-organiserend werken mee bevordert.
Ons aanbod
💚 Wat bieden wij jou?
- Een betekenisvolle job in een warme en geëngageerde organisatie.
- Contract bepaalde duur vanaf 1/9/2025 – 30/4/2026.
- Ruimte voor initiatief, groei en samenwerking.
- Een team van geëngageerde collega’s en vrijwilligers.
- Een 100% of 80% functie met een marktconform loon en extralegale voordelen.
- Flexibele werkuren en mogelijkheid tot thuiswerk.
- Kansen tot bijscholing en vorming.
- Je standplaats is Schaarbeek.
Contact
📩 Laat van je horen!
Stuur je CV en een korte motivatiebrief naar ilse@awel.be voor zondag 7 september 2025. Vertel ons waarom je deze job graag wilt doen en grijp de kans om onze nieuwe collega te worden.
Selectieprocedure
🔍 Wat zijn de volgende stappen?
- Zien we een match, dan volgt er een telefonisch contact met een recruiter en/of enkele online testen.
- Toon het beste van jezelf in een gesprek met je toekomstige leidinggevende en de recruiter. Dit selectiegesprek gaat door in Schaarbeek.
- Klikt het wederzijds? Dan heten we jou graag welkom bij Awel.