Administratief Assistent D4D (m/v/x) - Brussel
Enabel is het Belgisch ontwikkelingsagentschap. Wij bouwen aan een duurzame wereld waar alle mensen in een rechtsstaat leven en de vrijheid hebben om zich ten volle te ontplooien. Samen met onze partners reiken we oplossingen aan om dringende mondiale uitdagingen – klimaatverandering, sociale en economische ongelijkheid, verstedelijking, vrede en veiligheid, menselijke mobiliteit – aan te pakken en om wereldburgerschap te bevorderen.
We hebben meer dan 25 jaar ervaring in uiteenlopende gebieden, van onderwijs en gezondheidszorg tot landbouw, milieubescherming, digitalisering, werkgelegenheid en governance. De expertise van Enabel is wereldwijd gegeerd – door de Belgische overheid, de instellingen van de Europese Unie, de regeringen van andere landen en de privésector. We werken samen met organisaties uit het maatschappelijk middenveld, onderzoeksinstellingen en bedrijven, en stimuleren een vruchtbare interactie tussen ontwikkelingsbeleid en andere gebieden.
Enabel heeft 2100 medewerkers. Het agentschap beheert meer dan 200 projecten in een twintigtal landen, in Europa, Afrika en het Midden-Oosten.
Context
Enabel voert een reeks meerlandenprojecten uit die worden beheerd vanuit Brussel en onder de verantwoordelijkheid staan van een Portfolio Manager: de ‘Global Projects’.
Om de ondersteuning van die Global Projects te optimaliseren, wordt een gedeeld ondersteunend dienstencentrum opgezet. Voor dit dienstencentrum zijn we op zoek naar een enthousiaste, resultaatgerichte Administratief Assistent met een passie voor onze waarden.
Het administratief assistent zal werken in het project ‘D4D Hub AU-EU’ (Digital for Development Hub Afrikaanse Unie – Europese Unie) die is opgezet om Afrikaanse instellingen te ondersteunen bij het creëren van een gunstig klimaat voor inclusieve en duurzame digitale transformatie. Het project biedt vraaggestuurde technische bijstand, bevordert het delen van kennis en faciliteert dialogen met meerdere belanghebbenden.
Functiebeschrijving
Je biedt administratieve en operationele ondersteuning bij de verwerking van informatie en dossiers. Daarmee draag je bij aan de kwalitatieve uitvoering van projecten.
Je krijgt volgende taken en verantwoordelijkheden:
- Je assisteert de managers en de projectmedewerkers door volledige en efficiënte administratieve ondersteuning te bieden voor
- Het beheer van correspondentie (opmaak, correcties, verzending, archivering, scanning);
- De praktische organisatie van vergaderingen (reservering, verzending van uitnodigingen, vergadermateriaal, uitrusting, verslagen, ...);
- Het volledig beheer van de mailbox, verzending en opvolging van mailings (waaronder een nieuwsbrief);
- Je organiseert een doeltreffende en praktische archivering van alle documentatie m.b.t. de projecten zodat de informatie efficiënt beheerd kan worden;
- Onder leiding van de Portfolio Manager verleen je administratieve ondersteuning bij de voorbereiding van dossiers, verslagen en overeenkomsten rond de uitvoering, de opvolging en de afsluiting van projecten. Zo draag je actief bij aan het behalen van de resultaten van de projecten en de Global Projects-portfolio;
- Je verleent logistieke ondersteuning en verzorgt de voorbereiding van de terreinzendingen van projectmedewerkers en eventuele consultants voor de projecten;
- Je beheert of ondersteunt procesmatig beheer met het oog op voortdurende verbetering (bv. aanmaken van templates, enz.).
- Je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring;
- Je hebt minstens 2 jaar ervaring in een administratieve functie;
- Of je nu 2 jaar of 20 jaar ervaring hebt, we willen je graag ontmoeten als je ook aan de volgende voorwaarden voldoet:
- Je wil graag een echte steun zijn voor een team of een afdeling;
- Je werkt graag in een team, je integreert gemakkelijk en je past je communicatie aan aan de persoon met wie je te maken hebt;
- Je bent goed in organiseren, plannen en coördineren. Je bent flexibel genoeg om prioriteiten te stellen en om te gaan met onvoorziene omstandigheden;
- Je leert graag en neemt nieuwe kennis gemakkelijk op;
- Je bent goed in het schrijven van verslagen van vergaderingen en kunt discussies samenvatten en belangrijke conclusies trekken;
- Je bent nieuwsgierig, houdt van uitdagingen, bent ruimdenkend en waardeert multiculturele omgevingen;
- Je bent vertrouwd met de Windows-omgeving. Kennis van een ERP-systeem is een pluspunt;
- Je bent resultaatgericht;
- Je spreekt en schrijft vlot Frans en/of Nederlands. Je zal werken in een internationale omgeving, daarom is een uitstekende kennis van het Frans en het Engels vereist.
Volgende ervaring wordt beschouwd als een troef:
- Ervaring met Europese projecten die worden beheerd door een of, bij voorkeur, meerdere ontwikkelingsagentschappen;
- Ervaring met het organiseren van online-evenementen en webinars met een groot aantal deelnemers;
- Ervaring met raamovereenkomsten.
Je verbindt je ertoe de visie, missie en waarden van Enabel te respecteren (https://www.enabel.be/nl/content/visie-missie-waarden-van-enabel).
- Een afwisselende en boeiende functie gericht op duurzame en menselijke ontwikkeling in een internationale en multiculturele omgeving;
- Een onbepaald duur contract gebaseerd in Brussel;
- Een loonpakket dat bestaat uit het brutomaandsalaris volgens onze loonschalen (je wordt bij Enabel aangenomen als ‘Administratief Assistent Operations’ – klasse 3) en maaltijdcheques, een verzekering ziekenhuisopname en gezondheidszorg, een groepsverzekering, een ETHIAS-Assistance 24u/24, een dertiende maand, dubbel vakantiegeld en de kosten voor het openbaar vervoer 100 % terugbetaald;
- Een telewerkbeleid waarmee flexibiliteit en evenwicht tussen werk en privéleven mogelijk is.
Naar aanleiding van deze publicatie kan een wervingsreserve van drie jaar aangelegd worden voor elke gelijkaardige functie.
Onze vacatures staan open voor iedereen die voldoet aan de voorwaarden zoals beschreven in onze jobaanbiedingen. Enabel zet zich in voor gelijke kansen en diversiteit onder zijn medewerkers. We discrimineren niet op basis van geslacht, afkomst, leeftijd, godsdienst, seksuele geaardheid, handicap of andere factoren, maar selecteren op competenties.
Solliciteer dan snel hier met je CV en een motivatiebrief, ten laatste op 26/06/2024.
Alleen de kandidaturen die hier via ons online portaal worden geregistreerd, worden in overweging genomen.
