Vacature Enthousiaste allround ondersteuner voor Comon

We zijn op zoek naar…

We zijn op zoek naar een enthousiaste allround ondersteuner die onze werking op een warme en praktische manier helpt dragen. Je ondersteunt het kleine team in de organisatie van evenementen en het dagelijks reilen en zeilen van onze werkplek in De Krook. Je houdt van aanpakken, denkt in oplossingen en krijgt energie van het blij maken van collega’s, partners en bezoekers. Wie weet ben jij daar wel de geknipte persoon voor!

Wat verwachten we van jou?

• Comon organiseert verschillende evenementen, van kleine infosessies over grotere publieksevenementen tot meerdaagse hackatons. Bij zulke evenementen komt heel wat operationele voorbereiding kijken: draaiboeken opvolgen, afstemmen met partners, drukwerk verzorgen, sprekers en deelnemers contacteren, budgetten beheren, etc. Je hebt een open houding ten aanzien van collega’s en zorgt ervoor dat iedereen weet waar we staan en wat er nog moet gebeuren. We verwachten van jou dat je zelfstandig de operationele uitvoering en nazorg van dergelijke evenementen met flair opneemt en opvolgt.
• Uiteraard ben je ook aanwezig bij Comon-evenementen. Af en toe zullen zulke evenementen op een weekavond of weekenddag gepland worden. Jij volgt het goede verloop van zo’n evenement op, regelt het nodige materiaal, de inkleding en catering, ontvangt (spreek)gasten en partners, etc. Af en toe geef je ook een woordje uitleg over Comon aan bezoekers en beantwoord je vragen.
• Je ondersteunt bij de administratie die komt kijken bij het organiseren van een Comon-evenement. Je volgt bestelbonnen, facturen en raamovereenkomsten van leveranciers en partners op, houdt in de gaten of we binnen het budget blijven voor de organisatie van elk evenement, en volgt de inschrijvingen van deelnemers op. Je zorgt er ook voor dat iedereen op de hoogte is van de vervolgacties uit vergaderingen.
• Je hebt een "yes we can"-mindset en goesting om te helpen. Je hebt een dienstbare en klantgerichte houding en haalt voldoening uit het extraatje doen voor anderen. Of het nu gaat om een collega ontzorgen of deelnemers in de watten leggen, jij zorgt ervoor dat iedereen zich goed voelt en een fijne ervaring heeft. Samen met Comon maken we Gent beter, en jij maakt mee Comon beter.

Je maakt ook deel uit van het administratief team van de CVSO Waalse Krook. De CVSO Waalse Krook staat in voor het beheer en de uitbating van het gebouw De Krook.

• Je ondersteunt het dagelijkse administratieve beheer van de CVSO Waalse Krook.
• Je volgt bestelbonnen en facturen op en je hebt oog voor detail bij het verwerken van kosten en budgetten. Je werkt nauw samen met de boekhouder.
• Je staat in voor de aankoop van goederen en diensten in lijn met de wet op de  overheidsopdrachten. Kennis van die wet op de overheidsopdrachten is een sterke troef of je bent bereid om je hierin in te werken.