Project Manager Verhuis (x/v/m

Voltijds contract (38u), kontrakt voor duidelijk omschreven werk – Brussel

Oxfam is een wereldwijde organisatie die strijdt tegen ongelijkheid en voor een rechtvaardige economie die mensenrechten en onze planeet respecteert. Zo willen we een einde maken aan armoede en onrecht, nu en op lange termijn. We vormen een beweging van miljoenen mensen die samenwerken met partners en gemeenschappen om een beter bestaan op te bouwen, hun veerkracht te vergroten en betere bescherming te bieden, ook in tijden van crisis. We doen dit in woord én daad: we werken samen met partners wereldwijd, tonen dat andere handel mogelijk is en voeren actie en lobbyen voor structurele verandering. Want elke mens verdient een toekomst met gelijke kansen om niet enkel te overleven, maar voluit te leven. The future is equal.

Help ons door jouw competenties in te zetten! Oxfam is op zoek naar een Project Manager Verhuis.

Jouw plek in de organisatie:

Oxfam gaat verhuizen!

In deze context zijn we op zoek naar een ervaren en gedreven Project Manager,om onze organisatie optimaal te begeleiden naar de nieuwe omgeving. De Projectmanager is verantwoordelijk om het verhuis op een georganiseerde, heldere en efficiënte wijze te laten verlopen.

Je maakt deel uit van het Nova Domo Project Groep,dat  instaat voor het verhuis van Oxfam België. Je rapporteert aan het Hoofd van de Steering Groep, namelijk aan de Algemeen Directeur. 

Jouw verantwoordelijkheden:

• Coördineert van A tot Z alle acties die nodig zijn voor de verkoop van het huidige gebouw, de aankoop van het nieuwe gebouw, de verbouwing van het nieuwe gebouw,  en de verhuis van de organisatie
• Zorgt in samenwerking met de notaris voor de nodige documenten voor de verkoop van het gebouw
• Schrijft een lastenboek voor de verbouwing
• Volgt de nodige aankoopprocedures (vb. voor aankoop van meubelen, aanstelling van architect, …)
• Ondersteunt en coördineert alle bezoeken aan het nieuwe gebouw (inclusief die van het personeel)
• Organiseert en ondersteunt de archivering en opruimacties in het huidige gebouw
• Zorgt voor planning, timelines, organisatie van werkgroepen en bereidt de stuurgroep voor
• Leest de nodige documenten na en geeft advies (vb. compromis, akte van verkoop, …)
• Coördineert samen met de financieel directeur financiering en uitgaven gelinkt aan verhuis en verbouwingen
• Coördineert samen met de Interne Communicatieverantwoordelijke alle communicatie naar het personeel en andere stakeholders
• Coördineert samen met ICT en de Interne Preventieadviseur de verschillende noden en vereisten voor het nieuwe gebouw
• Staat mee in voor de keuze van de architect en de verhuisfirma, en stuurt deze aan
• Zorgen dat het hele project financieel, administratief, logistiek, organisatorisch, juridisch en op het gebied van veiligheid en milieu georganiseerd en geregeld is.
• Contact met gemeentes in verband met verhuisverbouwingen….
• Gemaakte afspraken uitvoeren en alles administratief bijhouden voor een vlotte facturering
• Op locatie inventariseren wat er nodig is aan materialen en personeel
• Adhoc situaties en/of wijzigingen op een adequate wijze oplossen.
• Kwaliteitsprocedures monitoren
• Verhuisschema opstellen: De volgorde en timing van de verschillende actitiveiten opstellen.
• Gereedheid nieuwe locatie controleren: Ervoor zorgen dat de nieuwe locatie klaar is voor het ontvangen van toestellen en laboratoria, dit in samenwerking met het bouwteam, bestaande uit interne technische diensten, architecten en ingenieursbureaus die verantwoordelijk zijn voor de technische installaties en stabiliteit, en die de oplevering van de nieuwe gebouwen begeleiden.
• Contacteren van leveranciers: Opvragen van offertes voor het verhuizen van de toestellen.
• Verhuisfirma's aanstellen: Dit op basis van de verhuisvoorwaarden.
• Coördinatie van verhuis: Zorgen voor een gefaseerde aanpak en opvolging.  
• Opvolgen van de indienststelling van toestellen: Zorgen dat de toestellen correct geïnstalleerd worden en op korte termijn operationeel zijn, dit is samenwerking met de verantwoordelijke en interne veiligheidsdienst.