Onthaalmedewerker GC De Maalbeek (50%)

Omschrijving van de vacature

Als onthaalmedewerker ben je de stem en het gezicht van GC De Maalbeek (Etterbeek). Je staat in voor de balie en bent het eerste aanspreekpunt voor het algemene onthaal en de administratie. Je verwelkomt bezoekers en gebruikers van GC De Maalbeek op warme wijze, zowel aan de balie als telefonisch. Je helpt mensen graag verder. Je geeft hen het gevoel dat ze in goede handen zijn. Je zoekt graag naar de beste oplossing. Je beluistert hun vraag en vraagt door tot je alle relevante informatie hebt. Je informeert hen waar mogelijk of verwijst hen door. Ook de mails behandel je op eenzelfde zorgzame manier. Je doet dit niet alleen, maar in een team van administratieve medewerkers.

 

Opdrachten:

  • Verzamelen, verwerken en rapporteren van gegevens;
    • Het correct bijhouden van inschrijvingen van activiteiten in het GC via Kwandoo.
    • Activiteiten correct invullen in het registratieprogramma Yesplan.
    • Beheren van zaalverhuur: als aanspreekpunt voor zaalgebruik volg je reservaties
    • op, registreert die in de planning en maakt gebruikersovereenkomsten op in
    • Yesplan.
  • Voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van documenten;
    • Uitvoeren van administratieve taken (verslagen schrijven, server up-to-date houden, enz.)
  • Verstrekken van informatie en documentatie aan interne en externe klanten;
    • De algemene mailbox van het GC opvolgen.
    • Telefonische oproepen ontvangen, gestelde vragen goed detecteren en zo snel mogelijk behandelen of op een correcte manier doorverwijzen.
    • Het correct noteren van boodschappen en het communiceren aan de juiste personen.
    • Bezoekers op een klantvriendelijke manier ontvangen, hun gestelde vragen goed
    • detecteren en hen zo snel mogelijk helpen of op een correcte manier doorverwijzen.
    • Vlot gebruik van de Nederlands taal en kennis van het Frans en het Engels.
    • Kennis hebben van de organisatie en de werking van het gemeenschapscentrum.
    • Kennis hebben van de gemeente.
  • Up-to-date houden van de ondersteunende databanken en beheersinstrumenten;
    • De inforekken in het gemeenschapscentrum op een overzichtelijke manier ordenen en up-to-date houden.
    • Het op orde houden van de onthaalbalie en het onthaalsecretariaat.
  • Verzorgen van correspondentie en onthaal (post, mail, telefoon);
  • Inspringen bij werkoverlast of afwezigheid van collega's;
  • Meehelpen bij activiteiten (recepties, feesten, enz.) van het gemeenschapscentrum, ook ‘s avonds en in het weekend;
  • Bezoekers en klanten vriendelijk ontvangen, de gestelde vragen goed detecteren en zo snel mogelijk behandelen of op een correcte manier doorverwijzen.

 

Meer informatie over deze functie vind je hier.

Gewenst profiel

Aanwervingsvoorwaarden:

1. Je hebt een diploma van het secundair onderwijs of van een bacheloropleiding. − Of je hebt een attest waaruit blijkt dat je de niveaugebonden competenties van niveau C of B buiten een diploma hebt verworven (dankzij instapproeven of bevorderingsexamens). − Of je hebt een buitenlands diploma dat gelijkgesteld werd door NARIC Vlaanderen (http://naricvlaanderen.be). − Of je kan aantonen dat je laatstejaarsstudent 2024-2025 bent. Je kan dan in dienst treden vanaf de dag dat je het vereiste diploma of getuigschrift hebt voorgelegd. 

2. Je kunt al je burgerlijke en politieke rechten uitoefenen. Dat bewijs je op het moment van je aanwerving door een blanco uittreksel uit het strafregister voor te leggen. 

3. Je bent medisch in staat om deze functie uit te oefenen.

Ons aanbod

Waarom kiezen voor de VGC?

De VGC biedt je een mensgerichte en leerrijke werkomgeving, waarin iedereen gelijk wordt behandeld en waar je jezelf kunt blijven ontwikkelen. Je leest hieronder wat de VGC nog meer te bieden heeft om elke dag het beste uit jezelf en uit Brussel te halen. Neem je deel als statutair VGC-personeelslid? Dan verlies je je statuut als je wordt aangesteld in deze functie, en word je contractueel personeelslid met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. Deze functie behoort immers tot een entiteit.

 

Salaris:

− Je salaris is gebaseerd op vastgelegde salarisschalen en je individuele situatie (bijvoorbeeld (on)gehuwd, aantal personen ten laste). 

− Zowel je overheidsanciënniteit als relevante werkervaring in de privésector en/of als zelfstandige tellen mee voor de berekening van je loon. In de onderstaande tabel zie je bijvoorbeeld de evolutie in het salaris voor iemand die alleenstaand is en geen personen ten laste heeft.

Aantrekkelijke extra’s:

− Voor elke gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 8 euro. 

− Je ontvangt een eindejaarstoelage. 

− Je bouwt een extra pensioenkapitaal op doordat de VGC jaarlijks 4% van je jaarloon aan het Vlaams Pensioenfonds overmaakt. 

− Je krijgt een uitstekende hospitalisatieverzekering. Je gezinsleden kun je voordelig laten aansluiten. − Je krijgt bovendien een verzekering gewaarborgd inkomen. Daardoor ontvang je een premie bovenop je ziekte-uitkering vanaf je 31ste dag ziekte.

Contact

Heb je vragen over de functie zelf? Contacteer Katrien Van Ryssen via katrien.vanyssen@vgc.be of 0475 98 72 62.

Selectieprocedure

Hoe solliciteer je? 

Vul het registratieformulier volledig en correct in. Solliciteren kan tot en met maandag 9 juni 2025.

Meer informatie

Heb je vragen over de selectieprocedure? Contacteer Tiffany De Schrijver via jobs.vgc@vgc.be of 02 563 06 55.

Solliciteer nu!

Gerelateerde vacatures