Office Manager

Office Manager

KDHB Kurt Defrancq Huis Baarle VZW

Het KDHB https://kurtdefrancqhuis.be/nl wil kunstenaars, artiesten en wetenschappers ‘met rust’ een plek bieden waar ze wonen en artistieke activiteiten kunnen combineren. 

Een eerste concreet project is een samenwerking met LEIEHOME in Drongen-Baarle, waar een aantal assistentiewoningen ter beschikking worden gesteld van het KDHB. De wooneenheden zullen specifiek ingericht worden om de kunstenaars hun artistieke activiteiten ten volle te kunnen uitoefenen en beleven. Bovendien zullen een aantal gebouwen zoals de kerk, de pastorie en de voormalige bibliotheek specifiek ingericht worden om allerlei kunstactiviteiten te organiseren zoals ateliers, podia en geluidsdichte muziekstudio’s.

Voor de opstart en de verdere uitbouw van het KDHB, zijn we op zoek naar een Office Manager, die in opdracht van en in samenwerking met het Collegiaal Bestuursorgaan de volgende taken zal uitvoeren.

JOUW ROL

De belangrijkste verantwoordelijkheden en taken van de persoon in deze rol zijn het opvolgen van de dagelijkse operationele en administratieve taken van het KDHB. 

Meer in het bijzonder zal de opdracht inhouden dat je het KDHB volledig operationeel klaarmaakt op administratief en organisatorisch vlak. 

Je koppelt terug naar en doet voorstellen aan het Collegiaal Bestuursorgaan van de KDS (Kurt Defrancq Stichting, stichting van openbaar nut) en het KDHB.

Jouw taken

. Je staat in voor de dagelijkse werking van de Stichting op vlak van het algemeen beleid en alle administratie die dit met zich meebrengt.

. Je volgt nauwgezet de werkbudgetten op.

. Je doet de volledige administratie van het KDHB: stuurt uitnodigingen voor vergaderingen, bent aanwezig op de vergaderingen en maakt verslagen op van vergaderingen (Collegiaal Bestuursorgaan, Algemene Vergadering, werkgroepen, werfvergaderingen en andere vergaderingen), je houdt het archief bij, doet de interne en externe communicatie, de nutsvoorzieningen, etc.

. Je beantwoordt vragen om informatie via brief, telefoon, e-mail of via persoonlijke contacten met bewoners en verenigingen.

. Je implementeert en beheert tools en systemen voor een optimaal beheer van de volledige werking b.v. een planning tool voor het gebruik van de ateliers, de kerk, de pastorie, de polyvalente ruimtes van het KDHB en het WZC Leiehome, en het Grand Café Baarle.

. Je werkt mee aan de promotie en profilering van de VZW en beheert daartoe de verschillende communicatieplatformen. Je houdt alle communicatiekanalen up to date: website, facebookpagina en andere sociale media en presentaties en je onderhoudt de persrelaties.

. Je zorgt voor een correcte personeels- en vrijwilligersadministratie incl. het betalen van lonen en vergoedingen, het opmaken van contracten en verzekeringen.

. Je coördineert de aanwerving van personeel en vrijwilligers in opdracht van het Collegiaal Bestuursorgaan en doet de personeels- en vrijwilligersplanning.

. Je gaat op zoek naar externe middelen en je biedt de nodige hulp bij de opmaak van subsidiedossiers en openbare aanbestedingen op (premies, stedelijk, provinciaal, Vlaams en Europese subsidies, legaten e.a.) om de verdere uitbouw van het KDHB mogelijk te maken en je doet de volledige administratie hiervoor.