Medewerker personeels- en loonadministratie

Functiedoel

Je staat zelfstandig in voor de organisatie, de uitvoering en de opvolging van de personeels- en loonadministratie. Je werkt hiervoor nauw samen met het sociale secretariaat.

Je komt terecht in een organisatie in volle ontwikkeling en kan mee de bakens uitzetten voor de toekomst van onze organisatie. Wij verwachten een positief ingesteld iemand met veel ‘goesting’.

Takenpakket

Je maakt deel uit van het HR-team, bestaande uit 2 medewerkers Human Resources, een medewerker loon- en personeelsadministratie en een doelgroepmedewerker.  Je bent verantwoordelijk en staat in voor onderstaande taken. Je wordt in de uitvoerende administratie bijgestaan door een maatwerkmedewerker, waarvan je ook de coaching opneemt.  Je werkt heel nauw samen met je collega’s medewerker HR. Je rapporteert aan de directeur ondersteunende diensten.

De organisatie, de uitvoering en opvolging van de personeels- en loonadministratie

• Het beheer van medewerkersdossiers, aan- en afwezigheden in de tijdsregistratie
• Het beheer van medewerkersdossiers in loonverwerkingsprogramma (opmaak en opvolging)
• De uitbetaling van de lonen voorbereiden in nauw overleg met het sociaal secretariaat
• De opmaak en opvolging van arbeidscontracten
• De afhandeling en opvolging van diverse administratieve en sociale documenten aansluitend bij tewerkstelling ( progressieve tewerkstelling, arbeidsongevallen, loonbeslag, …)
• De afhandeling van individuele vragen met betrekking tot ziekte, deeltijds werken, verlof, tijdskrediet, …
• De contacten met sociaal secretariaat
• Correcte toepassing van de arbeidswetgeving

• De organisatie, de uitvoering en opvolging van de personeelsadministratie voor specifieke tewerkstellingsstatuten (o.a. arbeidszorg, AMA, stages, art 60, …)
  • Opmaak van contracten
  • Administratie in- en uitdiensttreding
  • Instaan voor administratie bij uitbetalingsinstellingen in voorbereiding van opstart, tijdens contract of bij einde samenwerking. (vakbond, mutualiteit, RVA/VDAB, …))
  • Opvolging van prestaties en voorbereiding uitbetaling onkostenvergoeding

De organisatie, de uitvoering en opvolging van administratie ifv tewerkstellingssubsidies

• Opvolging bezetting en verhouding van de verschillende statuten (sociale werkplaats, art. 60, arbeidszorg, werkstraffen, brugproject) binnen alle afdelingen en vestigingen van de vzw
• De afhandeling en opvolging van diverse administratieve documenten aansluitend bij de subsidiëring van medewerkers
• De uitvoering en opvolging van prestatierapporteringen aan Vlaamse Overheid in functie van subsidiemaatregelen
• De contacten met de subsidieverstrekkers
• Actief meedenken rond optimalisatie van subsidies

Ondersteuning personeelsbeleid en algemeen beleid

• Je adviseert de directie in de verdere vormgeving en ontwikkeling van personeelsadministratie en personeelsbeleid in het algemeen o.a. door: in te staan voor rapporteringen en cijfermateriaal omtrent personeel (loonkost, absenteïsme, ….)

Aanspreekpunt voor personeelsadministratie en sociaaljuridische vragen

• Je bent het aanspreekpunt op het vlak van personeelsadministratie, sociaaljuridische en arbeidsrechtelijke vragen voor collega’s en directie

Coördinatie van HR-projecten (optimalisatie, vernieuwing, digitalisatie)

In nauw overleg met directie ben je trekker en sta je in voor optimalisatie en vernieuwing binnen uw expertise,  hetzij vanuit wetgeving,  hetzij vanuit interne verbeter en/of veranderingsprojecten binnen de vzw:

• Verbetering, verandering, vernieuwing op het vlak van sociaal-juridische thema’s binnen de vzw (vb. uurroosters, …)
• Digitalisering personeels- en loonadministratie

Coaching doelgroepmedewerker

Je staat in voor de coaching van een doelgroepmedewerker, die meewerkt in de uitvoerende personeelsadministratie:

• Eerste aanspreekpunt voor de medewerker
• Technische ondersteuning/begeleiding in de dagelijkse jobuitvoering
• Organisatie, uitvoering en opvolging van begeleidingsgesprekken