Medewerker onthaal en administratie
Omschrijving van de vacature
Ben jij graag eerste aanspreekpersoon, vind je werkplezier in administratieve taken en doe je dat liefst samen met collega’s?
Dan is dit takenpakket misschien wel iets voor jou…
- Mensen die naar Moderator vzw bellen, mailen of schrijven, komen bij jou terecht.
- Je luistert naar slachtoffers, daders en mensen uit de omgeving en tracht te weten te komen wat er gebeurde;
- Je geeft erkenning en verkent hun wens om met de andere partij te spreken over waarom het gebeurde; over de gevolgen; over wat zij nodig hebben;
- Je geeft informatie zodat zij te weten te komen of bemiddeling hen kan helpen;
- Je verwijst door naar hulp- of dienstverlening die beter aansluit bij de vraag.
- Je volgt de aanvragen op in het registratiesysteem:
- Je maakt een elektronisch dossier aan;
- Je registreert aanvragen en maakt korte verslagen van de gesprekken die je hebt;
- Je verstuurt standaardbrieven naar mensen en naar gerechtelijke instanties;
- Je volgt de ‘to do’s’ op zodat alle vragen een goede opvolging krijgen.
- Je hebt dagelijks contact met je collega-onthaalmedewerkers en met de bemiddelaars die op een afstand werken. Jullie wisselen vragen en informatie uit, jullie spreken af over de opvolging van aanvragen, etc.
- Je neemt deel aan de werkgroep onthaal en aan overleg met de teams waar je voor werkt. Je maakt in beurtrol verslag van de vergadering.
- Je neemt deel aan vormingen die kans geven om te groeien in je functie en aan Moderator-uitwisselingsmomenten.
Af en toe bied je administratieve en logistieke ondersteuning bij specifieke acties zoals het archiveren en vernietigen van dossiers, mailing verzorgen voor een studiedag.
Gewenst profiel
Kan jij …
- aandachtig naar mensen luisteren en empatisch reageren?
- het verhaal goed begrenzen en helder informatie geven over bemiddeling?
- mensen motiveren zonder druk te zetten zodat ze zelf kunnen kiezen of ze willen bemiddelen?
- gesprekken in een kort verslag neerschrijven zodat een bemiddelaar er verder mee aan de slag kan?
- overzicht creëren en behouden in het werk (via mailboxen, agenda’s, registratiesysteem, …) voor jezelf en voor je collega’s zodat aanvragen goed doorstromen naar bemiddelingsdossiers?
- vlot werken met een telefoniesysteem en met programma’s zoals Outlook, Word en Excel?
Ben jij de persoon die wij zoeken?
- geloof je in de waarde van dialoog als weg naar herstel na een misdrijf of ongeval?
- heb je een opleiding genoten of heb je ervaring in onthaal en administratie?
- ben je vriendelijk en kan je rustig omgaan met verschillende ideeën, gevoelens en verwachtingen van mensen die soms sterk uitgesproken tegenover elkaar staan?
- behandel je vertrouwelijke of delicate informatie discreet en tactvol?
- kan je werk goed zelfstandig organiseren ook wanneer het druk is en kan je werk loslaten als het nog niet af is?
- werk je goed samen met collega’s die op een afstand werken?
- vind je het fijn om af en toe te werken in Hasselt en Heverlee?
- spreek je Nederlands en ben je meertalig dan is dat een pluspunt
Ons aanbod
Als je bij ons werkt dan krijg je:
- een contract van 70% tewerkstelling onbepaalde duur met onmiddellijke indiensttreding;
- een loon op basis van barema A2 PC 329.01 waarbij we max 4 jaar relevante ervaring overnemen als anciënniteitsjaren voor de loonberekening. Voor een 70% is dat minimum 1 663 euro bruto/maand en maximum 1 936 euro bruto/maand;
- kostenvergoedingen voor al je verplaatsingen, maaltijdcheques van 8 euro (waarvan de werkgever 6,91 euro per cheque betaalt), een groepsverzekering, een internet- en telewerkvergoeding (zodra je telewerk start);
- een werkomgeving waarin collega’s je goed omringen en je coachen om de job op de werkvloer te leren, en waarin je via overleg/ samenwerking/vorming kansen krijgt om jezelf verder te ontwikkelen;
- ruimte om je werk zelf te organiseren en mogelijkheid om -na een inwerkingsperiode van 6 maanden- structureel telewerk te verrichten (max 20% van 70% werktijd);
- een smartphone en laptop voor de uitoefening van je werk;
- een eigen werkplek op de eerste verdieping (geen lift aanwezig) van de Diestsesteenweg 49 te Kessel-Lo, op 5 minuten wandelafstand van het station van Leuven.
Selectieprocedure
Spreekt deze vacature je aan, aarzel dan niet om te solliciteren
- Schrijf een brief waarin je motiveert waarom je deze functie bij Moderator vzw graag wil en stuur je CV mee naar personeelscoördinator Hilde Deboeck: hilde.deboeck@moderator.be;
- We verwachten je kandidatuur ten laatste vrijdag 9 mei;
- Spreekt je brief ons aan, dan bellen we je op voor een eerste kennismaking. Nadien hoor je of we je uitnodigen voor een selectiegesprek.
- Voor de ondertekening van het contract vragen we je een bewijs van goed gedrag en zeden van maximaal 3 maanden oud voor te leggen.
Info over Moderator vzw terug te vinden op www.moderator.be of via
Voor meer informatie over de job kan je terecht bij Hilde Deboeck. Mail of bel naar 0496/30.94.96.