KABINETSMEDEWERKER (M/V/X)
Omschrijving van de vacature
Schaarbeek, een gemeente met 130.000 inwoners, staat voor vele stads- en tijdsgebonden uitdagingen. Die uitdagingen zijn tegelijk drijfveren die ons ertoe aanzetten te innoveren, dag na dag. En dat op alle vlakken: dienstverlening aan de burger, netheid, onderwijs, administratie, veiligheid, cultuur, stedenbouw, groene ruimtes, sport, openbare wegen, openbare verlichting. Om die projecten in goede banen te leiden, zijn we geregeld op zoek naar competente, gemotiveerde en enthousiaste medewerkers. Wilt u zich ook inzetten voor het openbare belang? Kom dan bij ons werken!
Het gemeentebestuur verbindt zich ertoe de maatregelen die ingaan tegen alle vormen van discriminatie te respecteren en belooft een politiek te voeren die gericht is op diversiteit.
CONTEXT
De schepenen Vincent Vanhalewyn, Gudrun Willems en Thomas Eraly bouwen een gezamenlijk kabinet uit. Het kabinet volgt de dossiers op voor volgende bevoegdheden: klimaat en energie, publieke ruimte, begroting, Franstalig onderwijs, Nederlandstalig onderwijs, jeugd- en cultuurbeleid, gelijke kansen en voogdij over het OCMW.
Elke schepen beschikt over een kabinetschef die verantwoordelijk is voor de opvolging van zijn of haar bevoegdheden. Zij werken samen in teamverband. Daarnaast heeft een gezamenlijk kabinet een ondersteuningsteam bestaande uit twee medewerkers die instaan voor de opvolging van de beleidsprocessen, interne en externe communicatie voor het gehele kabinet en evenals de opvolging van een aantal dossiers binnen de bevoegdheden.
ALGEMENE MISSIE
Als kabinetsmedewerker bent u een belangrijk aanspreekpunt van het kabinet en onderhoudt u contacten met gemeentelijke diensten, inwoners, organisaties en stakeholders. U ondersteunt de schepenen op vlak van strategie en organisatie en zorgt voor een goede communicatie, de vlotte opvolging van beleidsdossiers en doorstroming van informatie. U hebt een goed politiek en bestuurlijk inzicht en weet hoe u verschillende belangen bij elkaar kunt brengen.
- U ondersteunt en vertegenwoordigt de schepenen in overleg met andere overheden en gemeentelijke diensten. U werkt nauw samen met collega’s binnen en buiten het gemeentehuis;
- U beantwoordt gemakkelijk mails en verwerkt informatie uit verslagen en rapporten; zowel in het Nederlands als in het Frans;
- U volgt van dichtbij de politieke en budgettaire beslissingen van het College en de Gemeenteraad;
- Een flexibele werkhouding is belangrijk. Occasioneel avond- en weekendwerk maken deel uit van deze functie en schrikken u niet af.
VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN:
Communicatie
- U zorgt voor het onthaal en bent het eerste contact met het kabinet;
- U staat in voor de communicatie met burgers en stakeholders door het beheer en de opvolging van mails, inkomende en uitgaande post, de opmaak van nieuwsbrieven en sociale media;
- De opmaking van een communicatieplan over de bevoegdheden en de realisaties van de schepenen: planning, videomontages, beeldmateriaal aanmaken en verspreiden;
- U antwoordt, samen met de kabinetschef, op de actualiteit en op vragen van inwoners gericht aan de schepen – zowel schriftelijk als mondeling;
- U bereidt antwoordvoorstellen en teksten voor de website, sociale media en het gemeenteblad ‘Schaarbeek Info’; inclusief proeflezen en vertaling naar uw moedertaal.
Ondersteuning
- U organiseert vergaderingen; digitaal (Zoom) en op kantoor (reservatie en koffie);
- U staat in voor secretariaatswerk en praktische afspraken in het gemeentehuis;
- U zorgt voor een goed administratief beheer van databestanden en dossiers;
- U maakt overzichten van beslissingen en begrotingen;
- U bereidt administratief de Colleges en Gemeenteraden voor;
- U houdt de stand van zaken van dossiers bij en volgt de planning op tijd;
- U hebt wekelijks overleg met de schepen en dagelijks met de kabinetschef.
Beleidswerk
- U volgt een aantal bevoegdheden van de schepenen mee op en volgt concrete beleidsdossiers op, waaronder de bevoegdheid Nederlandstalig onderwijs, jeugd- en cultuurbeleid.
KENNIS EN VAARDIGHEDEN:
Persoonlijke kwaliteiten
- U hebt een grote affiniteit met de politieke wereld;
- U hebt zin voor organisatie en werkt gestructureerd en nauwkeurig;
- U hebt goede analytische vaardigheden;
- U neemt graag verantwoordelijkheid en werkt graag samen met anderen;
- U bent resultaats- en oplossingsgericht;
- U hebt communicatieve, luister- en sociale vaardigheden;
- U werkt respectvol, discreet en loyaal.
Technische competenties:
- Tweetaligheid NL/FR is een basisvereiste voor deze functie; kennis van andere talen die in de gemeente worden gesproken is een pluspunt;
- U bent digitaal onderlegd voor het dagelijks verwerken van informatie; U kent uw weg in MS Office;
- U kan vlot overweg met foto, video, webapplicaties en vormgeving;
- U hebt goede schriftelijke en redactionele vaardigheden in het Nederlands en in het Frans.
Kennis die een pluspunt is voor de functie:
- Werking van een gemeentebestuur
- Kennis van het Schaarbeeks grondgebied
- Duurzame ontwikkeling
Gewenst profiel
PROFIEL:
- U hebt een bachelor*;
- U houdt van de Brusselse context en voelt u goed in een tweetalige omgeving;
- U kan helder communiceren en maakt snel het verschil tussen hoofd- en bijzaak;
- U hebt interesse voor de beleidsdomeinen van het kabinet: klimaat en energie, publieke ruimte, begroting, Franstalig onderwijs, Nederlandstalig onderwijs, jeugd- en cultuurbeleid, gelijke kansen en voogdij over het OCMW.
*Het gevraagde diploma of getuigschrift moet uitgereikt zijn door een Belgische onderwijsinstelling die erkend is door één van de gemeenschappen van het land. Als uw diploma in het buitenland is uitgereikt, kunt u ook deelnemen als u een gelijkwaardigheid van dit diploma/certificaat heeft verkregen, uitgereikt door één van de taalgemeenschappen van België
Ons aanbod
ONS AANBOD: voltijds contract van onbepaalde duur waarbij het contract wordt opgezegd op het einde van de bestuursperiode 2025-2030, volgens het barema B – administratief secretaris
PLAATS VAN TEWERKSTELLING: Gemeentehuis van Schaarbeek – Colignonplein 100 – 1030 Schaarbeek
VOORDELEN:
- Aandacht voor een goed evenwicht tussen privé-en beroepsleven dankzij het regime van wettelijke en reglementaire verloven
- Valorisatie van beroepservaring
- Mogelijkheid tot het bekomen van een tweetaligheidspremie
- Mogelijkheid tot telewerk
- Hospitalisatieverzekering
- Opleidingsaanbod
- Gratis abonnement MIVB, tussenkomst in de kosten van andere duurzame transportmiddelen (voetganger, fiets, NMBS, TEC, De Lijn)
- Recht op maaltijdcheques
Contact
Bijkomende informatie kan bekomen worden bij het kabinet van schepen Gudrun Willems – cabinet.willems@1030.be.
Selectieprocedure
SELECTIEPROCEDURE:
Na ontvangst van uw kandidatuur, zal een eerste selectie doorgevoerd worden op basis van de informatie in uw CV en motivatiebrief. De kandidaten die het best beantwoorden aan het gezochte profiel zullen uitgenodigd worden voor een aanwervingsproef en/of een onderhoud.
Bijkomende informatie kan bekomen worden bij het kabinet van schepen Gudrun Willems – cabinet.willems@1030.be.
Selectiegesprekken zijn alvast voorzien in de week van 25 augustus 2025.
De kandidaturen (motivatiebrief, cv en diploma) moeten opgestuurd worden aan Mevrouw WILLEMS Gudrun (cabinet.willems@1030.be) of per post op het volgend adres: Gemeente Schaarbeek, Colignonplein 100 te 1030 Schaarbeek.
Deadline voor de sollicitaties: 17/08/2025
Gelieve volgende referentie te vermelden: NB-Bureau des échevins-Membre du cabinet
Indien u een handicap, een leerstoornis of een ziekte heeft (visueel, motorisch, gehoor, …) en indien u wenst te genieten van redelijke aanpassingen in het kader van de selectieprocedure, vermeld dit dan in uw kandidatuur. Wij zullen erover waken dat de selectieomstandigheden aangepast worden.