Internal Control and Compliance Adviser

Over Plan International België 

Plan International België werkt al 40 jaar aan een wereld die rechtvaardig en veilig is voor alle kinderen. Ieder kind heeft recht op onderwijs en moet de kans krijgen zich te ontwikkelen. Deze roep om rechtvaardigheid begint bij dezelfde kansen voor meisjes en jongens. Meisjes worden nog te vaak achtergesteld en gediscrimineerd, soms zelfs bedreigd en mishandeld.  

Plan International België maakt deel uit van een ambitieuze internationale federatie met projecten in bijna 80 landen (waaronder België). Met onze projecten genereren we impact, via beleidsbeïnvloeding, sensibilisering en projecten met en voor kinderen en jongeren. 

Plan International België is een sterk groeiende organisatie. Tijdens de laatste 5 jaar steeg ons inkomen van 14 miljoen naar 25 miljoen en groeiden we van 40 naar meer dan 65 zeer gedreven collega’s. 

Om de straffe ambities van Plan International België nog sterker te vertalen naar een betere toekomst voor kinderen en jongeren, zijn we op zoek naar een enthousiaste, waarden gedreven en vaardige Internal Control and Compliance Adviser. 

DOEL EN SCOPE VAN DE FUNCTIE 

De Internal Control and Compliance Adviser verzekert en coördineert de kwalitatieve en lange termijn naleving door Plan International Belgium van interne controle, financiële normen, regels en wetten. 

Als Internal Control and Compliance Adviser blijf je op de hoogte van wetswijzigingen, begrijp je de eisen van onze institutionele donors waaraan moet worden voldaan, spoor je risico’s op en adviseer je proactief. Je deelt kennis door capacity building, zorgt er samen met de business owners voor dat handboeken en beleidslijnen actueel zijn en correct worden opgevolgd. Je stelt verbeteringen voor en volgt de implementatie ervan nauwgezet op. 

Je doet dit: 

- op dagelijkse basis wanneer om advies wordt gevraagd,

- regelmatig ter voorbereiding van audits, in geval van incidenten, 

- proactief in lijn met de strategie en toekomstige (wets)wijzigingen, veranderingen in de organisatie, mogelijke risico's.

Om dit succesvol te doen:  

- Heb je goed inzicht in de activiteiten en strategie van de organisatie en leg je gemakkelijk de link met operationele en toekomstige strategische pistes en beslissingen, alsook de impact op budgetten;

- Werk je nauw samen met de directie, de Programme Finance and Compliance Unit, de Finance and Reporting Unit, de Programma Managers en collega’s (peers) in de internationale federatie. 

De domeinen waarvoor je als Internal Control and Compliance Adviser verantwoordelijk bent, zijn:  

Belgisch recht en Internationaal recht in de Belgische context, zoals (niet beperkt tot): 

- Corporate housekeeping vereisten (voldoen aan bedrijfs- en wettelijke verplichtingen die van toepassing zijn op onze rechtspersoon) 

- GDPR-vereisten, in samenwerking met de DPO 

- Integriteitswetgeving, anti-fraude vereisten, anti-witwas vereisten 

- Contractuele vereisten 

- Andere wettelijke vereisten in het algemeen die verband houden met of mogelijk een impact kunnen hebben op de activiteiten of strategie van Plan International België 

Specifieke interne regelgeving en voorschriften bij Plan International Belgium en de Internationale Federatie, zoals (niet beperkt tot): 

- Subsidievereisten van institutionele donoren ((DGD, EU, INTPA, JUST, enz.) 

- Gedragscode met een link naar financiële transparantie, fraudebestrijding en witwasbestrijding 

- Kinderrechten en kinderbeschermingsbeleid als basis van onze werkzaamheden (Safeguarding) 

- Risk register, in samenwerking met de ‘risk owners’ 

- Andere organisatorische procedures die hiermee verband houden of een impact op hebben 

TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN 

Naleving van wetgeving en subsidie-regelgeving  

• Opstellen en beoordelen van contracten en overeenkomsten om te verzekeren dat deze voldoen aan de wettelijke voorschriften 
• Alle documenten beoordelen die de organisatie juridisch binden 
• Ondersteunen van contractonderhandelingen 
• Instaan voor kwaliteitscontrole van alle aspecten van contractmanagement 
• Verstrekken van kwaliteitsvol advies in zaken die verband houden met wetgeving, regelgeving en voorschriften van contractpartijen 
• Optreden als aanspreekpunt voor advocatenkantoren en andere juridische adviseurs 

Naleving van het beleid en het interne controlekader van Plan International 

• Optreden als Focal Point voor Plan International België voor incidenten op het vlak van de integriteitswetgeving, ons safeguardingsbeleid, financiële compliance 
• Contextualiseren, controleren en verspreiden en bewaken van Plan International's richtlijnen binnen de Belgische organisatie 
• Coördineren van de wijze waarop de Plan International België incidentmeldingen afhandelt, instaan voor het opvolgen van meldingsprocedures   
• Coördineren van rapportageverplichtingen aan Plan International Global Hub en het Management Team 

Quality & Audits  

• Compliance systemen en dossiers up-to-date houden, zodat het management de naleving doeltreffend kan controleren en beheren 
• Deelnemen aan en/of coördineren van organisatorische audits in nauwe samenwerking met de Programme Finance and Compliance Unit, de Finance & Administration Unit, de Programme Managers en externe auditors 
• Verslagen van auditors en controleurs analyseren en samenvatten om de risico's en de getrokken lessen met het management te delen 

Risk register 

• Coördineren en controle van het risicobeheersysteem van Plan International België waardoor het management effectief het risicobeheer kan controleren en beheren 
• Benchmarken met andere Plan International kantoren in de federatie om ervoor te zorgen dat onze belangrijkste interne controles efficiënt en adequaat zijn 

Advies 

• Proactief advies geven aan directie en andere stakeholders over wet- en regelgeving, (aankomende) wetswijzigingen, de beste en meest kwalitatieve implementatie van wettelijke eisen en regelgeving 
• Reactief of ad hoc advies geven aan collega’s bij juridische vragen, contractonderhandelingen, voorbereiding van audits 

Capaciteitsopbouw, bewustmaking en bevordering 

• Kennis delen met personeel en/of landenbureaus (Country offices) over wet- en regelgeving, procedures en regels van Plan International en de institutionele donoren. Deze kennis integreren in alle capaciteitsopbouwactiviteiten 
• Training of debriefing geven om personeel up-to-date te houden en nieuwe collega's te informeren over (intern) beleid. Verzekeren en promoten dat het personeel op de hoogte blijft. Verzekeren en bevorderen van het bewustzijn om het kwaliteitsniveau binnen de organisatie te handhaven, en tegelijkertijd benchmarken met andere leden van de Plan International federatie of andere NGO's 
• De Financial Controllers en de Programme Managers ondersteunen en adviseren om zelfstandig start-up workshops te organiseren in landenbureaus voor het personeel, de partners en samenwerkende organisaties, op het gebied van verplichtingen rond compliance, rapportering en audits 

Policies, procedures, guidelines 

• Er samen met de proceseigenaars voor instaan dat de procedures en opleidingshandleidingen up-to-date zijn en correct worden gevolgd 
• Indien van toepassing procesverbeteringen voorstellen (bijvoorbeeld na incidenten, opgedane ervaringen, wetswijzigingen, wijzigingen in de regelgeving, interne procedures, enz.) 

Rapportering 

• Follow-up van rapportering en verbetering van compliance & quality dankzij geleerde lessen 
• Instaan voor communicatie en rapportering over incidenten aan de directie  
• Coördineren van rapporteringsverplichtingen aan Plan International en het management