IFIC DIRECTIE ASSISTENT.E (Vervangingscontract)

IFIC is momenteel op zoek naar een directie assistent(e) om haar ploeg te versterken als vervanging, zeker tot en met eind september (2024).

Als directie assistent(e) binnen IFIC sta je in voor de administratieve ondersteuning van de directie en leden van de staff bij hun taken en ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse administratieve opvolging. Daarnaast verzorg je ook de interne en externe communicatie van de vzw.

IFIC (Instituut voor Functieclassificatie) is een paritair beheerde organisatie die moderne en innovatieve functieclassificaties en loonmodellen ontwikkelt voor de non-profitsectoren - voornamelijk voor de gezondheidszorg. Ons enthousiast team bestaat uit consultants, economen/data-analisten, staff en directie.

FUNCTIEBESCHRIJVING

Als directie assistent(e) ben je verantwoordelijke voor de volgende taken:

• Administratieve ondersteuning van de directie in het dagelijks beheer van de vzw
  • Beheer en opvolging van de agenda van de directie;
  • Organisatie, administratieve en logistieke voorbereiding van de vergaderingen van de Raad van Bestuur. Daarbovenop stel je de verslagen op.
  • Vertaling van diverse documenten (verslagen, strategische nota’s,) van het Frans naar het Nederlands;
  • Opvolging van facturatie, betalingen en budget, in samenwerking met de boekhouding;
  • Administratieve opvolging van personeelszaken (nieuwe aanwervingen, vormingen van personeel, enz.) in samenwerking met de personeelsdienst, en verwelkoming van nieuwe medewerkers;
  • Opvolging van de contacten met de IT-dienst (terbeschikkingstelling van IT-materiaal aan nieuwe medewerkers, contactpersoon voor vragen in verband met IT-procedures en door het team gebruikte software, enz.);
• Actieve ondersteuning van de directie en staff-leden bij de administratieve opvolging van de lopende projecten (behandeling van post en telefoongesprekken, het opstellen, vertalen, klasseren en archiveren van documenten);
• Opvolging van de interne en externe communicatie: beheer van de website (regelmatig en proactief bijwerken van de inhoud, uploaden van diverse documenten en formulieren), versturen van brieven en nieuwsbrieven, telefonisch en e-mailcontact met externe partners (zorginstellingen, sociale partners), enz. 
• Aanspreekpunt voor het hele team wat betreft allerhande procedures van toepassing binnen IFIC en de praktische/logistieke aspecten.