HR-DOSSIERBEHEERDER (M/V/X)

ALGEMENE MISSIE:

De dienst Prestaties beheert de aspecten met betrekking tot de aanwezigheid en afwezigheid van de leden van het gemeentepersoneel. Hij berekent en beheert het recht op de verschillende soorten verlof (jaarlijks, ziekte, ...), de tijdregistratie en zorgt ook voor het e-HR-systeem (configuratie en validatie van de ingediende aanvragen).

Als HR-dossierbeheerder bent u verantwoordelijk voor het opvolgen en beheren van ongerechtvaardigde afwezigheden, met inachtneming van de geldende regelgeving. U werkt dagelijks de absentielijsten bij, stuurt verzoeken om bewijsstukken en registreert de afwezigheden in de dossiers van de medewerkers. U zorgt ervoor dat de naleving van de wetten inzake arbeidsongeschiktheid gewaarborgd wordt en volgt de wettelijke ontwikkelingen op de voet.

U beheert ook diverse administratieve taken, zoals het bijhouden van tijdregistraties en het invoeren van afwezigheidsgegevens. Met behulp van de E-HR software controleert en past u verlofaanvragen aan, waarbij u uw acties coördineert met de hiërarchie voor een efficiënt afwezigheidsbeheer.

VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN:

Als beheerder van de tijdregistratie, verlof, enz.:

• Wijzigingen en verificaties van het personeelsverlof uitvoeren;
• Het beheer en de opvolging van vakantieattesten verzorgen;
• Verschillende soorten afwezigheden kunnen invoeren in de bedrijfssoftware.

Als beheerder van de afwezigheden:

• Een lijst van dagelijkse (en/of langdurige) afwezigheden opstellen en zorgen voor de actualisatie en opvolging ervan (versturen van brieven om bewijsstukken te vragen);
• Bijdragen aan de actualisatie van de individuele dossiers van de medewerkers en het invoeren van de afwezigheden;
• Het opvolgen van de analyses bij het College beheren;
• Toezien op de specifieke wetgeving inzake de re-integratie van werknemers met een langdurige of kortdurende arbeidsongeschiktheid;
• Zorgen voor de correcte toepassing van de wetgeving en de regelgeving bij de behandeling van arbeidsongeschiktheden;
• Het beheer en de opvolging van de reporting.

Als administratief beheerder:

• Deelnemen aan het actualiseren van de interne procedures voor het beheer en de opvolging van arbeidsongeschiktheden, enz.;
• Uw vaardigheden inzetten voor het administratief beheer en de directie effectief bijstaan;
• De regelgevende en wettelijke aspecten met betrekking tot arbeidsongeschiktheid beheersen, hun evolutie volgen, kunnen communiceren en toepassen;
• De werknemer begeleiden (informeren, oriënteren, bijstaan, vragen beantwoorden, de administratieve situatie controleren (ziekenfonds, ziektedagenquotum, enz.)) via diverse communicatiekanalen (telefoon, e-mail, enz.).;
• Ervoor zorgen dat er bij de verschillende taken en verantwoordelijkheden in overleg met de hiërarchie wordt gehandeld.

KENNIS EN VAARDIGHEDEN:

Technische competenties:

• Kennis van de wettelijke bepalingen en administratieve formaliteiten met betrekking tot arbeidsongeschiktheid van zowel contractueel als statutair personeel is een troef
• Beheersing van de wetgeving met betrekking tot de re-integratie van werknemers met langdurige arbeidsongeschiktheid – re-integratietraject is een troef
• Beheersing van Microsoft Office; u beheerst de basale computerprogramma's zoals Word en Outlook. U heeft een grondige kennis van Excel
• Beheersing van de software Persée is een troef
• Basiskennis van arbeidsrecht, sociale wetgeving en bestuursrecht
• Handigheid met cijfers en statistieken
• Goede schrijfvaardigheid in een van de twee nationale talen (Frans en/of Nederlands).
• Veelzijdigheid in de uitvoering van het werk

Gedragscompetenties:

• Analyseren
• Eigen werk structureren
• Zijn emoties beheren
• Samenwerken
• Communiceren
• Integer handelen
• Overtuigen
• Oplossingen vinden