HR administratief talent (ref. ATP-2026-52)
Omschrijving van de vacature
Werken aan KU Leuven is best uniek. Hoe dat komt? Omdat je er telkens weer nieuwe uitdagingen vindt, je er wordt gestimuleerd om je grenzen te verleggen en je ambities waar te maken. Werken aan KU Leuven betekent dat je, direct of indirect, bijdraagt aan kwalitatief, innovatief onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. Het betekent werk met maatschappelijke relevantie, in een werkomgeving waarin iedereen uitgenodigd wordt om vanuit de eigen rol actief deel te nemen aan beleidsontwikkeling en besluitvorming. Als Personeelsdienst verlenen we advies en ontwikkelen we beleid, instrumenten en competenties voor 13.000 medewerkers die werkzaam zijn in faculteiten, departementen en diensten op 14 campussen in 10 steden. We nemen ook de administratieve verplichtingen van KU Leuven als werkgever voor onze rekening.
Binnen de personeelsdienst zoekt het team personeelsbeleid ZAP/OP3 een voltijds administratief talent voor de ondersteuning van de HR-processen voor de professoren aan de KU Leuven.
Vanuit een grondige expertise over de interne en externe regelgeving en ervaring in het academisch personeelsbeleid, biedt dit kleine team ondersteuning bij de aanwervings-, evaluatie- en bevorderingsprocessen en ontwikkelt zij een breed HR beleid (opleiding, ontwikkeling, leiderschap, verloning, welzijn) voor deze groep.
Functie
- Je bouwt een duurzame klantenrelatie op met de wetenschapsgroepen. Daarbij ben je in de eerste plaats verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische begeleiding van de procedures van rekrutering, aanstelling, benoeming, bevordering, evaluatie en uitstroom.
- Je zorgt voor informatieverstrekking aan beleidsverantwoordelijken.
- Je brengt in afstemming met de klanten en in overleg met de adviseurs en dossierbeheerders de dossiers administratief tot een goed einde.
- Je behandelt complexe dossiers, je werkt flexibel mee aan oplossingen en je treedt bemiddelend op tussen verschillende stakeholders wanneer nodig.
- In overleg met de beleidsverantwoordelijken zorg je voor de organisatie en voorbereiding van de vergaderingen en commissies waar alle belangrijke aanwervings- en loopbaanbeslissingen worden genomen. Je zorgt voor een efficiënt verloop en een nauwgezette opvolging.
- Je zoekt actief naar optimalisaties voor een meer klantvriendelijke en beleidsmatig correcte aansturing en opvolging van de verschillende administratieve beslissingsflows.
- Samen met je collega’s van het ZAP-team en de bredere businessondersteuning, werk je mee aan een universiteitsbreed beleid en zorg je voor inhoudelijke inbreng in ruimere HR-projecten.
Gewenst profiel
- Je bent in het bezit van een bachelorsdiploma of gelijkwaardig door ervaring.
- Je hebt affiniteit met HR-processen.
- Je hebt ervaring met courante computertoepassingen die planning, overzicht en opvolging van dossiers mogelijk maken. Kennis van SAP is een pluspunt.
- Je bent organisatorisch sterk en kan systematisch overzicht bewaren in een complexe en steeds veranderende omgeving.
- Je kan op een professionele wijze omgaan met een veelheid aan complexe en confidentiële gegevens.
- Je werkt nauwgezet en hebt aandacht voor het efficiënt verloop van de processen.
- Je hebt sterke sociale vaardigheden en een goede dosis diplomatie.
- Je bent een teamspeler.
- Je drukt je vlot en professioneel uit in het Nederlands en het Engels (zowel schriftelijk als mondeling).
Ons aanbod
Je werkt in een klein team en in een aangename omgeving in het centrum van Leuven. We beogen een voltijdse arbeidsovereenkomst (80% is ook mogelijk) van onbepaalde duur. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 6. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een uitgebreider opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 5. Graad 7 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen. We nemen al je opgebouwde anciënniteit in rekening. Na je inwerkperiode kan je ook regelmatig thuis werken. Hiernaast bieden wij een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering, een aangename vakantieregeling, terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, een fietsvergoeding, ecocheques en nog veel meer. Details omtrent het salarispakket kan je terugvinden via de jobsite.
Contact
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij de heer Yves Soen, mail: yves.soen@kuleuven.be. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Mieke Coenen, mail: mieke.coenen@kuleuven.be, of via +32 16 32 30 98.
Selectieprocedure
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 05/03/2026 via onze online sollicitatietoepassing
Meer informatie
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.