Financieel en logistiek beheerder (M/V/X)

FUNCTIEOMSCHRIJVING

De financieel en logistiek beheerder in WGC De Brug ondersteunt de dagelijkse werking van de Brug op administratief en financieel vlak. Dit betekent het opvolgen van de administratieve werking (= resultaatsgebied 1), het ondersteuning van het beheer van de financiële middelen (= resultaatsgebied 2) en het coördineren van de logistieke en ICT-werking (=resultaatsgebied 3).

Daarnaast treedt de financieel en logistiek beheerder ook op als bouwcoördinator (tijdelijke opdracht). Hij/zij Rapporteert aan de Algemeen Coördinator.

Resultaatsgebied 1: Opvolgen van de administratieve werking

De financieel en logistiek Beheerder 

• Staat in voor het administratief beleid van het centrum
• is medeverantwoordelijk met de Hr beheerder voor het vlot en stipt verloop van alle administratieve verplichtingen, betalingen van de lonen, het sociaal secretariaat, einde loopbaan dossiers en jaarlijkse opvolging groepsverzekering
• is ook verantwoordelijk voor het pro-actief aanvragen en voor het opvolgen van subsidies (IFIC, Impulso, Maribel, VIPA, VGC, …)
• bewaakt de conformiteit aan de GDPR-regelgeving
• is verantwoordelijk voor de statutaire verplichtingen van Wijkgezondheidscentrum De Brug-La Passerelle als vzw
• beheert de verzekeringspolissen

Resultaatsgebied 2: Beheren van de financiële middelen

De financieel en logistiek Beheerder

• Houdt zich bezig met de voorbereiding en de uitvoering van financieel beleid.
• verzamelt de informatie omtrent de kosten (vb. personeel, werkingskosten, investeringsnoden) en de inkomsten van het centrum in de informatica- en boekhoudsystemen en door contacten met de verschillende interne en externe diensten (vb. boekhouding)
• analyseert de gemaakte kosten en toets af aan het budget.
• verstrekt inlichtingen aan o.a. bedrijfsrevisoren, financiële instellingen en diverse lokale, regionale en federale overheidsdiensten
• is verantwoordelijk voor het vlot en stipt verloop van alle financiële verplichtingen, facturatie aan cliënten, betalingen aan leveranciers, goedkeuring facturen, …
• Is eindverantwoordelijk voor de boekhouding, beheert de opvolging van de budgetten van de organisatie.
• Stelt financiële rapportages op (quarterly reporting)

Resultaatsgebied 3: Coördineren van de logistieke en ICT werking

De financieel en logistiek Beheerder

• is verantwoordelijk voor de logistieke processen
• stuurt de logistieke medewerkers aan
• zorgt ervoor dat de infrastructuur en inrichtingen beantwoorden aan de noden om de doelstellingen te realiseren.
• is verantwoordelijk voor het onderhoud van de gebouwen en technische infrastructuur van het centrum
• staat in voor de veiligheid van het centrum
• is de preventieadviseur, volgt de arbeidsongevallen op en verricht alle wettelijke taken in de functie.
• is verantwoordelijk voor de aankoop van het ICT-materiaal
• ondersteunt de collega’s bij ICT-issues

Tijdelijke opdracht: Coördineren van het bouwdossier

De financieel en logistiek Beheerder

• is verantwoordelijk voor het opvolgen van het verkrijgen van de bouwvergunning (i.s.m. de architect)
• is verantwoordelijk voor het opvolgen van het proces van aanbesteding van de werken
• is verantwoordelijk voor de opvolging van de werken
• coördineert het Bouwcomité