Financieel en administratief medewerker - Campus Brussel (ref. ATP-2025-398)
Omschrijving van de vacature
Voor KU Leuven campus Brussel zoeken we een financieel en administratief medewerker die deel uitmaakt van het “financiële antennenetwerk” van de universiteit dat ondersteuning geeft aan de 3 faculteiten (Faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen, Faculteit Letteren, Faculteit Rechten) en aan de ondersteunende diensten en het academisch beheer van de Brusselse campus. Als medewerker van de financiële dienst treed je op als expert ter zake, help je de financieel-administratieve processen te optimaliseren en sta je in voor de verwerking van de financiële transacties binnen het KU Leuven beleidskader.
Functie
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor de drie faculteiten, de ondersteunende diensten en het academisch beheer voor wat betreft financiële administratie.
- In functie van de vragen die je ontvangt, zorg je voor antwoorden en oplossingen in lijn met de KU Leuven procedures en richtlijnen. Je waakt erover dat je hierbij klantgericht communiceert.
- Je blijft up-to-date met de regelgeving van de KU Leuven. Je geeft informatie en advies over de financiële procedures, zoekt naar oplossingen binnen die procedures als er problemen zijn, en vraagt informatie op bij andere diensten indien nodig.
- Je staat in voor kennisdeling en je informeert jouw interne klanten, collega’s en leidinggevenden proactief. Dit impliceert: nieuwsbrieven en financiële richtlijnen vertalen naar de noden van de eindgebruiker, samenwerken met medewerkers van/uit/in een bepaald expertisedomein, best practices in kaart brengen en eigen expertise delen, intranetpagina’s opvolgen, etc.
- Je plaatst bestellingen (in voorkomend geval: prijsvraag en aanbestedingen) en zorgt voor de correcte en tijdige afhandeling van leveranciersfacturen.
- Je staat in voor de aanmaak, verwerking, en opvolging van betaling van facturen voor interne en externe klanten.
- Je verwerkt beroepskosten, zoals kredietkaartafschriften en andere kostenformulieren, en vergoedt kosten van externen.
- Je werkt mee aan de opmaak van begrotingen, je zorgt er vervolgens voor dat uitgaven conform deze begrotingen verlopen, je controleert of overboekingen aan de orde zijn en voert deze uit.
- Je maakt complexere rapporten op aanvraag op en je adviseert rond optimalisaties binnen het kader van de rapporteringsnoden.
- Je zorgt voor optimalisatie van de werking van de financiële antenne. Je brengt de huidige werking in kaart en formuleert voorstellen ter verbetering.
- Je zorgt ervoor dat je door opleiding en teamoverleg specialist bent en blijft in je job.
- Je werkt nauw samen met collega’s van de facultaire financiële antennes, de centrale financiële diensten en – indien nodig– met de secretariaatsmedewerkers in de onderzoekseenheden.
- Op occasionele basis verplaats je je naar de andere locaties van KU Leuven (Antwerpen en Leuven).
Gewenst profiel
- Je behaalde bij voorkeur een bachelor diploma in een financiële of boekhoudkundige richting, of je bent gelijkwaardig door ervaring. Enkele jaren als administratief en/of financieel medewerker op de teller is een plus.
- Je bent leergierig en bereid de nodige opleidingen te volgen.
- Eerder opgebouwde ervaring in het financieel-administratief domein of in SAP kan een meerwaarde zijn maar is zeker geen must. KU Leuven voorziet een volledig opleidingstraject (Accreditatie financiële antenne).
- Je integreert snel in een nieuwe werkomgeving en hebt een flexibele ingesteldheid.
- Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en kan zelfstandig verschillende opdrachten tegelijk opvolgen met respect voor deadlines. Je bent proactief en vind het fijn om op zoek te gaan naar oplossingen.
- Je kan vlot werken met Microsoft 365 toepassingen (Teams, SharePoint, Office, etc).
- Je bent vlot en diplomatisch in de omgang. Je weet discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie. Je neemt het perspectief van de eindgebruiker mee bij de uitvoering van jouw opdracht.
- Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk vlot uitdrukken in het Nederlands en hebt een goede kennis van het Engels.
- Je hebt een analytische geest, je hebt oog voor detail en je houdt ervan om op zoek te gaan naar de meest efficiënte werkwijze.
- Zowel autonoom als in team weet je hoe je doelstellingen kan behalen.
Ons aanbod
- Wij beogen een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur. Je komt terecht in een innovatieve omgeving met internationale uitstraling waar je kansen krijgt om je talenten en vaardigheden verder te ontwikkelen.
- We beschikken over een ruime waaier aan opleidingen waarbij we willen inzetten op jouw talenten en persoonlijke groei.
- Je hoofdwerkplek bevindt zich in de Brusselse KU Leuven campus, vlakbij Brussel-Centraal, maar je bent bereid om occasioneel ook naar de campussen in Antwerpen of Leuven te gaan.
- Hybride werken is mogelijk in deze functie. Daarbij streven we naar een evenwichtige combinatie van on campus werken en telewerken.
- Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
- Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, (elektrische) bedrijfsfiets en fietsvergoeding.
Contact
Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Mieke Coenen, tel.: +32 16 32 30 98.
Selectieprocedure
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 03/09/2025 via onze online sollicitatietoepassing
Meer informatie
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.