BEHEERDER VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN & PROJECTEN – FRANSTALIGE SCHOLEN (M/V/X)

ALGEMENE MISSIE:

De directie van het Franstalig gemeentelijk onderwijs superviseert het administratief beheer van 23 diverse onderwijsinstellingen, evenals 2 PMS-centra en 1 GOS-dienst. Zij waakt over het aanbieden van kwaliteitsvol onderwijs door de ontwikkeling van ambitieuze schoolprojecten te ondersteunen en door een proactief beheer van de infrastructuur, het materiaal en de menselijke middelen te verzekeren. De permanente vorming van het personeel is daarbij een essentiële hefboom om in te spelen op de huidige pedagogische en maatschappelijke uitdagingen.

Binnen deze directie groepeert de dienst Technish en Administratief Beheer van de Franstalige scholen drie kerndiensten :

• - Onderhoud en technische ondersteuning van de scholen
• - Begrotingsbeheer
• - Secretariaat van de franstalige scholen
•  
• De dienst Secretariaat van de Franstalige scholen is opgebouwd uit drie cellen:
• - Coördinatie van de schoolsecretarissen
• - Ondersteuning van de secretariaten
• - VZW ECF 1030

U zult uw functie uitoefenen binnen de cel VZW ECF 1030, opgericht in 2023 en geïntegreerd in de dienst Secretariaat van de Franstalige scholen. Deze structuur staat in voor het dagelijks beheer van de inkomsten en uitgaven die verband houden met de schoolactiviteiten van de Franstalige instellingen georganiseerd door de Gemeente Schaarbeek. Ze bestaat momenteel uit twee medewerkers met een gelijkaardig profiel. Als gemeentelijk ambtenaar wordt u volledig geïntegreerd in de dynamiek en de waarden van de lokale openbare dienst.

Onder toezicht van het diensthoofd speelt u een centrale rol als tussenpersoon tussen de VZW en haar interne en externe partners (hiërarchie, scholen, gemeentelijke diensten, enz.). U waakt over de kwaliteit van het geleverde werk en vertaalt de doelstellingen van de VZW in concrete en doeltreffende acties.

Bent u een methodisch en nauwkeurig persoon, gemotiveerd door goed werk? Houdt u van cijfers, beheertools en een nauwkeurige opvolging van boekhoudkundige verrichtingen? Bent u zowel zelfstandig als een echte teamspeler, in staat om samen te werken met uiteenlopende gesprekspartners, zowel intern als extern? Bent u nieuwsgierig en flexibel, steeds bereid om nieuwe uitdagingen aan te gaan, processen te structureren, te analyseren en te verbeteren? Zoekt u een dynamische functie die zowel operationele taken (invoer, controle, opvolging van gegevens) als transversale opdrachten (rapportering, coördinatie, change management) combineert?
Herken je jezelf in deze beschrijving? Wacht dan niet langer: misschien is jouw plek wel bij ons!

VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN :

• Financieel en boekhoudkundig beheer:

• - Instaan voor het dagelijks beheer van de rekeningen en bankverrichtingen van de scholen via de VZW ECF 1030;

• - Projecten opstellen op basis van de toegewezen budgetten (overheidsopdrachten voor gewone en buitengewone uitgaven);

• - De boekhouding van de scholen beheren in de software: financiële stromen, betalingsopdrachten, boekhoudkundige stukken, afpunten van rekeningen, reconciliaties;

• - Financiële rapporten opmaken (kwartaalrapporten, kaspositie) en zorgen voor de archivering van boekhoudkundige documenten;

• - Boekhoudprocedures en -processen van de dienst opzetten en verbeteren.

•  
• Leidinggevende taken bij vervanging van de dienstverantwoordelijke :

• - Instaan voor het leidinggevende aanspreekpunt: activiteiten plannen en organiseren, doelstellingen bepalen, medewerkers motiveren en hun competenties ontwikkelen, conflicten oplossen, personeelsbeheer verzekeren;
• - De continuïteit van de activiteiten en de goede werking van het team waarborgen.

•  
• Project-, proces- en nalevingsbeheer:

• - Administratieve dossiers en activiteiten opvolgen met aandacht voor wetgeving en een correct gebruik van de budgetten;
• - Projecten leiden of superviseren die aansluiten bij de strategische doelstellingen;
• - Meewerken aan de opzet van projecten en het veranderingsproces binnen de dienst begeleiden.

KENNIS EN VAARDIGHEDEN:

Technische competenties:

• - Kantoortools: Word, Excel, Outlook, Teams
• - Communicatietechnieken

• - Bereidheid om vakgerichte tools te leren gebruiken, zoals Odoo, Onix, Mercurius en Ticket 1030

Gedragscompetenties:

• - Communiceren
• - Het werk structureren
• - Samenwerken
• - Oplossingen vinden
• - Analyseren
• - Resultaatgericht werken
• - Handelen met integriteit en professionalisme