Administratief medewerker

Wat is Brik – Student in Brussel?

Brik – Student in Brussel vzw is het aanspreekpunt voor studenten in Brussel. We helpen ze aan een kot, geven informatie over leven in Brussel en organiseren evenementen op maat. Dat doen we samen met VUB, EhB, Odisee, LUCA en KU Leuven campussen Brussel.

We zoeken een medewerker met kennis van administratie en boekhouding voor de dagelijkse opvolging van de huurcontracten voor onze studentenkoten, het opmaken en verwerken van facturen voor klanten en leveranciers en het opvolgen van betalingen.

Functieomschrijving

Je staat samen met de verantwoordelijke financiën en zakelijk beheer in voor een correcte en klantgerichte dienstverlening aan de huurders. Als Administratief Medewerker ben je verantwoordelijk voor het tijdig en nauwkeurig uitvoeren van alle financiële en administratieve taken. Dankzij jouw zorgvuldige aanpak hebben studenten steeds een duidelijk overzicht van hun saldo, worden facturen van leveranciers correct en tijdig verwerkt en blijft de financiële situatie van de organisatie transparant en overzichtelijk.

Je werkt onder de rechtstreekse leiding van de verantwoordelijke financiën en zakelijk beheer. Samen met de 4 collega’s van de cel Algemeen beheer ondersteun je de andere Brik-medewerkers. Zo help je mee om onze werking vlot en professioneel te laten verlopen en een echte impact te maken voor de studenten in Brussel.

Dit omvat o.m.:

• Je verwerkt aankoopfacturen in de boekhouding, koppelt ze aan de juiste dienst of activiteit en zorgt dat leveranciers correct en op tijd betaald worden. Zo draag je bij aan een duidelijk overzicht van de uitgaven en kunnen collega’s rekenen op een correcte opvolging van hun budgetten.
• Je boekt de bankrekeninguittreksels in en wijst betalingen toe aan de juiste klant of leverancier.
• Je verzamelt en controleert de huurcontracten op ontbrekende of onvolledige gegevens en vraagt waar nodig bijkomende documenten op.
• Je geeft studenten die vragen hebben bij hun saldo een vriendelijke, heldere en duidelijke uitleg.
• Je stelt de eindafrekening op na het einde van het huurcontract en coördineert de terugbetaling van de huurwaarborgen.
• Je houdt je dossiers overzichtelijk en gestructureerd bij en helpt bij het onderhouden van het bestaande archief.
• Je assisteert de verantwoordelijke financiën en zakelijk beheer bij het opmaken van analyses en prognoses.
• Je verzorgt enkele algemene taken van officemanagement (archiveren, digitaliseren en klasseren, bestellingen plaatsen, …).
• Als secretaris van de vzw zorg je ervoor dat de leden tijdig alle informatie ontvangen. Je maakt het verslag op van de vergaderingen van het bestuursorgaan en houdt officiële stukken zoals de ledenlijst up to date.

Je draagt bij aan het vlot verloop van de werking van de cel algemeen beheer. Dit houdt in dat je de collega’s tijdens piekmomenten bijstaat in het dagelijks financieel en administratief beheer.