Administratief medewerker
Taken:
Onthaal en permanentie
Je staat mensen te woord die zich aanmelden in het gebouw van Ligo CBE Gent-Meetjesland-Leieland en verwijst hen door naar het leslokaal of de medewerkers. Je beantwoordt telefoons, noteert boodschappen, verbindt door naar medewerkers …
Als eerste aanspreekpunt beoordeel je de diverse vragen en maak je gebruik van verschillende digitale tools om informatie op te zoeken, te registreren en vragen door te verwijzen naar de juiste medewerkers.
Je verzekert een direct en persoonlijk onthaal t.a.v. cursisten die zich op afspraak, telefonisch of spontaan tijdens de openingsuren melden.
Invoeren van gegevens in computerprogramma’s, opzoeken en verwerken van de gegevens, aanmaken van documenten …
Voor de registratie van cursus- en deelnemersgegevens werken we met een computerprogramma dat voor de Centra voor Basiseducatie ontwikkeld werd. Je voert gegevens in dit programma in, maakt inschrijvingsformulieren en certificaten aan, zet gegevens om naar documenten, …
Je verwerkt de cursusadministratie op basis van draaiboeken en handleidingen voor de diverse specifieke administratieve taken. Je stelt het cursistendossier samen, je bevraagt en actualiseert gegevens.
Diverse administratieve en ondersteunende taken
Scannen van documenten, telefonisch contacteren van cursisten bij ziekte lesgevers, logistieke taken, hulp en ondersteuning bij diverse opdrachten …
Profiel
We verwachten dat je
- interesse hebt voor de werking van Ligo,
- inzicht hebt in de problematiek van laaggeletterde volwassenen,
- multicultureel en empatisch ingesteld bent,
- een correcte en loyale houding hebt t.a.v. cursisten, collega’s en directie,
- communicatief en contactvaardig bent,
- in diverse situaties vriendelijk en geduldig bent en blijft,
- discreet kan omgaan met persoonlijke en vertrouwelijke informatie,
- een zeer goede kennis hebt van diverse computerprogramma’s en registratiesystemen; interesse hebt om je in nieuwe programma’s in te werken,
- een zeer goede mondelinge en schriftelijke kennis hebt van het Nederlands, een goede mondelinge kennis hebt van het Frans en het Engels (kennis van andere talen is een pluspunt),
- het eigen werk goed en efficiënt organiseert,
- nauwkeurig werkt,
- enerzijds zelfstandig werkt, anderzijds vlot samenwerkt met de collega’s,
- bekwaam bent tot kritische reflectie op het eigen werk, problemen kan en durft bespreekbaar maken,
- democratisch en pluralistisch ingesteld bent.
Algemene voorwaarden:
- minstens beschikken over een diploma hoger secundair onderwijs,
- bereid zijn tot avondwerk (minstens 1 avond per week tot max. 20u.),
- bereid zijn diverse administratieve opdrachten te aanvaarden.
- de standplaats voor de opdracht is Gent, maar we verwachten bereidheid om ook opdrachten uit te voeren in de vestiging in Eeklo.
Contract:
- Tijdelijke aanstelling van bepaalde duur van 21/08/24–20/08/25 (met kans op verlenging)
- Loon op basis van het onderwijsbarema 122 + de door onderwijs erkende anciënniteit.
Lieve Van Valckenborgh
Directeur cbe Ligo Gent-Meetjesland-Leieland
Procedure:
-
Sollicitaties ten laatste op 27/06/2024
Stuur je sollicitatie in één enkel document met de motivatiebrief en het CV naar info@ligo-gml.be. Stuur geen andere documenten (scans van diploma's, …) mee.
- Een eerste selectie gebeurt op basis van de brieven. Geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor sollicitatieproeven + een gesprek op 03/07/24.
Meer info over onze werking vind je op www.ligo.be
