Stafmedewerker debiteurenbeheer
Omschrijving van de vacature
"Jij studeert. Wij ondersteunen. Samen creëren we kansen." Dat is de missie van KU Leuven Stuvo (Studentenvoorzieningen), een gedreven en inclusieve organisatie die zich elke dag opnieuw inzet om alle studenten te empoweren en vooruit te helpen. We streven naar gelijke kansen voor iedereen.
Je maakt deel uit van het team Financiën van KU Leuven Stuvo (10 medewerkers) en werkt mee aan een duurzaam en professioneel financieel beleid. Als stafmedewerker debiteurenbeheer neem je een trekkersrol op in het uitwerken, implementeren en optimaliseren van debiteurenbeheer binnen KU Leuven Stuvo, met bijzondere aandacht voor studieleningen en betalingsachterstanden. Je focust in deze functie op procesontwikkeling, automatisering en beleidsvoorbereiding. De effectieve operationele opvolging van debiteuren gebeurt op termijn door uitvoerende profielen.
Concreet sta je in voor:
- Het uitwerken van een duidelijk kader en het vernieuwen van processen voor de actieve en systematische opvolging van openstaande leningen en betalingsachterstanden, in afstemming met alle relevante stakeholders;
- Het optimaliseren en (mede) automatiseren van debiteurenprocessen, onder meer door het opzetten van een geautomatiseerd systeem voor het verzenden en opvolgen van betalingsherinneringen, met respect voor de geldende wettelijke kaders rond debiteurenbeheer;
- Het signaleren van structurele knelpunten in het debiteurenbeheer en het formuleren van concrete verbetervoorstellen voor incasso- en opvolgingsprocedures;
- Het opnemen van de rol van projectleider bij de ontwikkeling en implementatie van tools voor debiteurenopvolging, in nauwe samenwerking met ICT(S) en andere interne diensten;
- Het monitoren, analyseren en rapporteren van evoluties in terugbetalingen van studieleningen en andere vorderingen;
- Je plaatst de behaalde resultaten in een ruimer financieel kader en vertaalt inzichten naar beleidsvoorstellen;
- Het fungeren als strategische partner bij beslissingen of veranderingen in de dienstverlening van KU Leuven Stuvo die een financiële impact hebben, in het bijzonder op het vlak van schuldvorderingen en debiteurenbeheer.
Gewenst profiel
- Je beschikt bij voorkeur over een master in een bedrijfseconomische richting of hebt een gelijkwaardig niveau door ervaring.
- Je hebt sterke financiële kennis, met specifieke interesse of ervaring in debiteurenbeheer.
- Je beschikt over een doorgedreven kennis van Excel en werkt vlot met andere MS Office-toepassingen. Ervaring met SAP is een plus.
- Je hebt sterke analytische en conceptuele vaardigheden en slaagt erin om complexe financiële en procesmatige informatie helder te structureren en te vertalen naar concrete voorstellen.
- Je hebt ervaring met projectmatige samenwerking, kan overzicht bewaren en prioriteiten stellen.
- Je werkt proactief en resultaatgericht, ziet opportuniteiten tot verbetering en neemt initiatief om processen te optimaliseren.
- Je communiceert vlot en overtuigend, werkt collegiaal samen met verschillende diensten en stakeholders en weet draagvlak te creëren.
- Je drukt je vlot uit in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt een basiskennis van het Engels.
Ons aanbod
Wij bieden een betekenisvolle functie in een dynamische, diverse en ondersteunende werkomgeving. Je goed voelen op je werk staat bij ons centraal. Bovendien krijg je de kans om jezelf verder te ontwikkelen en dit binnen een toonaangevende universiteit. Je krijgt de kans om een zichtbare impact te hebben op het financieel beheer van een organisatie die rechtstreeks bijdraagt aan het welzijn van duizenden studenten.
We zoeken een voltijdse collega (80% bespreekbaar) in een contract van bepaalde duur van 2 jaar. Een verlenging of overeenkomst van onbepaalde duur is mogelijk, maar hangt af van de toekomstige personeelsnoden.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 7. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 6. Graad 8 is weggelegd voor kandidaten die al van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.
Je vaste werkplek is in Leuven. KU Leuven kiest voor een actief campusleven waarbij werk op kantoor afgewisseld wordt met telewerk. We bieden ook heel wat extralegale voordelen zoals een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering, ecocheques, een aantrekkelijke verlofregeling, een fiets en volledige tussenkomst openbaar vervoer.
Contact
Voor meer informatie over de jobinhoud kan je contact opnemen met Katja Plokhikh, teamcoach van team Financiën, katja.plokhikh@kuleuven.be
Heb je vragen over de selectieprocedure, dan kan je terecht bij Silke Vanheusden, stafmedewerker HRM, via silke.vanheusden@kuleuven.be.
Selectieprocedure
We voorzien de selectiegesprekken op dinsdag 23-06-2026 en/of woensdag 24-06-2026 (eerste ronde) en op woensdag 01-07-2026 (tweede ronde) onder voorbehoud van eventuele wijzigingen.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 15/06/2026.