Prins van Luikschool in Kinshasa zoekt enthousiaste Financieel en Administratief Coördinator

- Verantwoordelijk, betrouwbaar en respectvol.
- Stipt en nauwkeurig
- Flexibel en stressbestendig
- Organisatorisch sterk, met goede communicatieve vaardigheden
- Ervaring binnen de administratieve sector is een pluspunt

Jouw rol:

Pedagogische Ondersteuning:
- Je bent het aanspreekpunt op het secretariaat.
- Je verzorgt de correcte tweetalige communicatie naar ouders.
- Je biedt administratieve en logistieke ondersteuning bij pedagogische projecten, naschoolse activiteiten en schoolbrede evenementen
- Je bent verantwoordelijk voor de nauwkeurige verwerking van de leerlingenadministratie, waaronder inschrijvingen, het beheer van leerlingendossiers, het opstellen van klassenlijsten, het verzorgen van getuigschriften en attesten, en de afhandeling van ongevallenregistratie.
- In overleg met het pedagogisch team stel je materiaallijsten op en verzorg je de bestellingen.
- Je volgt de inschrijvingen en de betaling van schoolgelden administratief op en onderneemt actie bij achterstand.

Veiligheid:
- Ondersteuning van de Pedagogisch Directeur in het bekomen van een veilige schoolomgeving

Personeelsadministratie:
- beheer van de payroll van het personeel, de opvolging van de visa, lerarenkaart, opvolging van de afspraken gemaakt met het lokaal niet onderwijzend personeel.

Beheer lokalen & appartementen:
- Je bent verantwoordelijk voor de administratieve aspecten van de verhuur van de schoolfaciliteiten (appartementen, sportzaal, cafetaria) en de opvolging van huurinkomsten.
- Je beheert de inventaris van de lerarenappartementen.
- Je coördineert in samenwerking met de beheerraad het onderhoud van de schoolgebouwen en de appartementen.
- Je signaleert problemen met de nutsvoorzieningen en onderneemt in overleg actie.
- Financieel Beheer:
- Je ondersteunt de Raad van Bestuur bij het opstellen en opvolgen van de begroting.
- Je helpt bij het opmaken van financiële overzichten en ondersteunt bij de algemene boekhouding.
- Je volgt de betaling van schoolgelden nauwgezet op, correcte opvolging van betalingen en facturaties.
- Je organiseert de aankopen voor de school en bewaakt de behoeften aan materialen en onderhoud.

- Communicatie & Vertegenwoordiging:
- Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten.
- Je ontvangt bezoekers, behandelt telefoongesprekken en e-mails en verwerkt de post.
- Je werkt nauw samen met de Raad van Bestuur, ondersteunt bij de voorbereiding van vergaderingen en zorgt voor de opvolging van actiepunten.
- Je onderhoudt goede contacten met leerlingen en ouders over administratieve aangelegenheden.
- Je zorgt voor een vlotte informatie-uitwisseling met het pedagogisch team.
- Je bouwt en onderhoudt relaties met externe partners en vertegenwoordigt de school op een professionele wijze.
- Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en signaleert eventuele problemen.
- Je beheerst zowel het Frans als het Nederlands (gesproken en geschreven) uitstekend.

Rapportage:
- Voor taken binnen de pedagogische ondersteuning rapporteer je aan de Pedagogisch Directeur.
- Voor alle overige taken rapporteer je aan de Raad van Bestuur.

Werkrooster:
- Maandag t/m vrijdag: 7u00 - 14u30.
- Buiten de werktijd ben je bereikbaar voor calamiteiten.