Office manager (m/v/x) - Vervangingscontract – Voltijds

Wie zijn wij?

PAG-ASA vzw, opgericht in 1994, is een gespecialiseerd centrum voor de opvang en begeleiding van slachtoffers van mensenhandel.

Elke dag zetten onze teams zich in om een kwaliteitsvolle en integrale begeleiding te bieden, afgestemd op de situatie van elke persoon, via juridische, psychosociale ondersteuning en opvang in een veilige woonomgeving.

Om dit mogelijk te maken, speelt ons ondersteuningsteam (HR, financiën, infrastructuur en logistiek) een cruciale rol achter de schermen. 

Ter versterking van dit team zijn we op zoek naar een tweetalige office manager (m/v/x).

Jouw functie

Als Office Manager ben jij de referentiepersoon voor alles wat te maken heeft met het praktische en dagelijkse functioneren van de organisatie.

Je werkt nauw samen met het ondersteuningsteam en staat onder de supervisie van de verantwoordelijke HR, infrastructuur en ICT. Concreet betekent dit:

Op vlak van infrastructuur & logistiek :

• Je zorgt ervoor dat alles vlot en veilig functioneert:
• Oplossen van dagelijkse praktische problemen in de kantoren en opvanghuizen (pannes, herstellingen, …)
• Opvolgen van werken, onderhoud en coördinatie van leveranciers
• Aankoop en beheer van materiaal, meubilair en voorraden
• Beheer van sleutels, badges en toegangen
• Opvolging van veiligheid, brandpreventie en technische keuringen
• Coördinatie van de technieker / klusjesman
• Opvolging van de schoonmaak in samenwerking met een externe firma
• Logistieke ondersteuning bij vormingen en evenementen
• Je bent regelmatig op het terrein aanwezig en houdt ervan om concrete problemen op te lossen.

Op vlak van ICT-support :

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor dagelijkse IT-vragen:
• Oplossen van eenvoudige problemen (software/hardware)
• Coördinatie met de externe IT-partner
• Beheer van het IT-materiaal (computers, gsm’s, abonnementen)
• Ondersteuning van collega’s bij het gebruik van tools (Outlook, Excel, CRM, Protime, …)

Je bent geen IT-expert, maar wel digitaal vaardig en oplossingsgericht.

Op vlak van administratie:

• Je zorgt voor een betrouwbare administratieve opvolging, up-to-date tools en duidelijke, gestructureerde verslaggeving.
• Ondersteuning bij onboarding en offboarding van medewerkers
• Ondersteuning in personeelsadministratie
• Opmaak van verslagen, nota’s en administratieve opvolging van dossiers
• Regelmatige update van bestanden en tools (ICT-lijsten, inventarissen, materiaalopvolging, …)
• Tijdelijke vervanging aan het onthaal bij afwezigheid 

Je bent vertrouwd met administratieve taken en hecht veel belang aan nauwkeurigheid: je zorgt voor een correcte opvolging, actuele bestanden en duidelijke, gestructureerde rapportering.