Office Manager

Functie:

Je speelt een belangrijke ondersteunende rol in het leveren van kwaliteitsvolle diensten aan onze interne en externe klanten voor de diverse deelwerkingen van Rising You. Je staat in voor de dagelijkse administratieve en organisatorische ondersteuning. Je hebt contact met alle collega’s, maar ook met onze partners, vrijwilligers, cursisten en klanten. Je hebt een erg gevarieerd takenpakket dat er als volgt uitziet: 

 Je bent verantwoordelijk voor de registratie en de administratie die komt kijken bij onze opleidingsprogramma’s: opmaken van opleidings- en stagecontracten, up to date houden van alle info en documenten ivm cursisten en hun opleidingstraject voor ons en onze partners, regelen van vervoer, verwerken van eindevaluaties, … 

 Je verzorgt een deel van de communicatie naar cursisten, partners, doorverwijzers omtrent nieuwe opleidingen en infosessies 

 Je bent (telefonisch) aanspreekpunt voor vragen van klanten zoals partnerbedrijven en particulieren waar we (keuken)installaties leveren 

 Je maakt facturen op, en verwerkt inkomende facturen en betalingen 

 Je beheert de boekingsaanvragen en activiteitenagenda van onze klimzaal en klimclub en maakt eenvoudige offertes op 

 Je maakt (werk)planningen op, onder andere van onze installatieteams 

 Je staat in voor de personeelsadministratie, contracten en volgt de urenregistratie van onze vrijwilligers en jobstudenten op 

 Je verzamelt nauwgezet alle informatie die we nodig hebben om te rapporteren over de impact van onze werking aan partners en sponsors 

 Je organiseert en houdt het verslag bij van vergaderingen (zoals onze teamvergaderingen)

Profiel :

Je bent maatschappelijk geëngageerd, gedreven en ondernemend. Je kan je volledig vinden in de visie en missie van Rising You. Je bent ervan overtuigd dat vluchtelingen alle kansen tot integratie moeten krijgen én grijpen. De ideale kandidaat… 

 heeft relevante werkervaring in een administratieve functie 

 heeft idealiter enige affiniteit met personeelsadministratie, boekhouding, en/of klantendienst 

 werkt ordelijk, gestructureerd en nauwkeurig 

 kan vlot overweg met de courante Office softwareapplicaties 

 kan goed overzicht creëren en bewaren 

 vindt het fijn om proactief mee te denken en oplossingen te bedenken. 

 gaat confidentieel om met vertrouwelijke gegevens. 

 levert graag goed en professioneel werk en gaat all the way om de opdracht tot een goed einde te brengen 

 werkt zelfstandig 

 kan gemakkelijk om met verandering; je ziet het als een uitdaging om mee te bouwen aan een verhaal in volle opbouw en groei.