Management en project assistant

Jouw rol
Als “Management & project assistant” combineer je het opvolgen van procedures, het nauwkeurig uitwerken van rapporten en berekeningen met het structureren van interne processen en het praktisch organiseren van vergaderingen en events. Je werkt daarbij steeds in tandem met je collega's die het inhoudelijke luik van het werk op zich nemen.
 

• Je ondersteunt de coördinator bij het voorbereiden van rapportages en financiële declaraties voor de verschillende financierende instanties van het Parkbureau (o.a. Interreg) en bent contactpersoon voor de bevoegde instanties bij vragen of het doorvoeren van nieuwe richtlijnen.
  Je houdt het overzicht over uitgaven en inkomsten voor de verschillende projecten van het Parkbureau via de analytische boekhouding (Odoo). De eigenlijke boekhouding gebeurt door een collega werkzaam bij het Regionaal Landschap Haspengouw en Voeren.
  Je ondersteunt je collega’s bij het in de markt zetten van overheidsopdrachten (o.a. e-procurement, raamovereenkomsten…) en het uitwerken van samenwerkingsovereenkomsten met publieke partnerorganisaties 
• Je verzorgt de verslaggeving van interne vergaderingen en stuurgroepen.
  Je bent verantwoordelijk voor het kantoorbeheer (aankoop materiaal, externe leveranciers…).
  Je ondersteunt je collega’s bij de praktische organisatie van events (Bocage café’s en academies, lerend netwerk Regeneratieve landbouw, persmomenten, terreinbezoeken…) en vergaderingen (reservaties, catering, vertaling…).
  Je bent het aanspreekpunt voor praktische en organisatorische vragen binnen het team.
• 
  Jouw profiel
• 
  Must-haves
  • Relevant bachelordiploma of relevante werkervaring.
  • Uitstekende kennis van het Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.
  • Je werkt zelfstandig, planmatig en nauwgezet.
  • Je ondersteunt graag collega’s en bent een teamspeler.
  • Ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, OneNote, Sharepoint… ).
  • Rijbewijs B.
  • Flexibiliteit om af en toe ’s buiten kantooruren te werken.
• 
  Nice to haves
  • Ervaring met de financiële en administratieve opvolging van een organisatie (en bijhorende softwarepakketten).
  • Goede kennis van het Frans, mondeling en schriftelijk.
  • Kennis van of affiniteit met ons werkingsgebied en doelgroepen (landbouwers, grondeigenaars, terreinbeheerders…).