Management assistent
Omschrijving van de vacature
De Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG vzw) is de ledenorganisatie van de lokale besturen: steden en gemeenten, OCMW’s, politiezones, hulpverleningszones, autonome gemeentebedrijven en andere verzelfstandigde agentschappen, intercommunales en andere interlokale samenwerkingsverbanden. De centrale opdrachten van de VVSG zijn dienstverlening aan de leden, belangenbehartiging van het lokale bestuursniveau en visieontwikkeling over het lokale bestuur.
Over de functie
Als management assistent ondersteun je de Algemeen Directeur bij de organisatorische, operationele, coördinerende en administratieve taken. Je speelt een cruciale rol in het vlot verloop van de dagelijkse activiteiten van de Algemeen Directeur zodat deze zich volop kan focussen op haar werkzaamheden. Je fungeert daarbij ook als belangrijkste aanspreekpunt voor collega’s en andere interne en externe stakeholders.
Je maakt deel uit van het team van de ondersteunende diensten en rapporteert rechtstreeks aan de Algemeen Directeur.
Takenpakket
- Je bent verantwoordelijk voor het beheer, de opvolging en de organisatie van de planning en de agenda van de Algemeen Directeur. Je behoudt het overzicht van de meetings, evenementen en afspraken.
- Je zorgt voor communicatieve taken in naam van de Algemeen Directeur zoals het beantwoorden van mails, telefoons en andere communicatieve flows. Je zorgt ervoor dat de communicatie tussen de verschillende interne en externe stakeholders vlot verloopt.
- Je bent de brugfiguur en het eerste aanspreekpunt tussen de Algemeen Directeur, de inhoudelijke diensten en de medewerkers enerzijds en de externe stakeholders anderzijds.
- Je zorgt voor de voorbereiding, verwerking en opvolging van een aantal belangrijke vergaderingen zoals het Dagelijks bestuur van VVSG, het bestuursorgaan van VVSG en de AV van VVSG.
- Je volgt de dossiers mee op: voorbereiden, controleren en verwerken van documenten, deadlines opvolgen, ondersteunen bij het nakijken en voorbereiden van presentaties, rapporten en nota’s.
- je ondersteunt de Algemeen Directeur praktisch en inhoudelijk bij het organiseren van interne en externe meetings, events of werkbezoeken.
Gewenst profiel
Je hebt een goede basis opgebouwd via studie (bachelor- of masterdiploma). Gelijkwaardige competenties opgebouwd door relevante ervaring nemen we zeker ook mee in rekening.
Idealiter kan je al een eerste functierelevante werkervaring voorleggen.
Daarnaast wordt jouw profiel gekenmerkt door onderstaande competenties:
- Je bent heel discreet en stelt je vertrouwelijk op ten aanzien van de interne en externe stakeholders.
- Je houdt van organisatie en planning: vlot taken tegelijk beheren, prioriteren en het overzicht bewaren.
- Je bent een echte multitasker.
- Je bent communicatief
- Je denkt proactief mee en anticipeert op mogelijke problemen, je gaat hierbij probleemoplossend te werk
- Je werkt gestructureerd, zorgvuldig en met oog voor detail.
- Je bent politiek – bestuurlijk sensitief. VVSG werkt op het snijvlak tussen overheid en maatschappij. Je bent je bewust van de belangen en gevoeligheden die spelen binnen een politiek gestuurde organisatie.
- Je stelt je flexibel op in tijd en taken. Thuiswerk bijvoorbeeld is een mogelijkheid maar steeds in afstemming en in functie van de agenda van de Algemeen Directeur.
Ons aanbod
- Een voltijdse overeenkomst van onbepaalde duur, in dienst treding is voorzien rond september 2026.
- De verloning gebeurt binnen de loonvork € 3.265,54 (minimum) en € 4.932,80 (maximum), afhankelijk van het aantal jaar functierelevante ervaring, en wordt aangevuld met een pakket aan interessante voordelen (woon-werkverkeer, maaltijdcheques, ecocheques, groepsverzekering, gsm-abonnement, …), in combinatie met een flexibele werkregeling zodat je werk en privé makkelijk op elkaar kan afstemmen. Sporadisch telewerk kan rekening houdend met de agenda van en in overleg met de Algemeen Directeur.
- Plaats van tewerkstelling in Huis Madou, een moderne en aangename werkomgeving; en een ontmoetingsplek in hartje Brussel.
- Je wordt warm onthaald bij je start en wordt daarna ondersteund in je verdere groei in de job.
- De mogelijkheid om samen te werken in een team van collega’s die zich met hart en ziel inzetten voor sterke lokale besturen.
Contact
Wil je meer info over de functie? Neem dan zeker even contact op met Véronique Janssens, via veronique.janssens@vvsg.be.
Voor meer informatie over de werving- en selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden, contacteer Ann Boterberg, selectieverantwoordelijke, via ann.boterberg@vvsg.be.
Selectieprocedure
Stel je kandidaat voor deze selectieprocedure door je CV en motivatie te bezorgen aan Margriet Peeters, via personeelsdienst@vvsg.be, dit ten laatste op zondag 03 mei 2026.
De procedure bestaat uit een CV screening die plaatsvindt op donderdag 07/05/2026. De geselecteerde kandidaten, na de CV screening, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek dat doorgaat op woensdag 13/05/2026 of maandag 18/05/2026 (= reservedag). Het selectiegesprek bestaat uit een voorbereidende opdracht ter plaatse gevolgd door een gesprek.