ADJUNCT-DIRECTEUR ORGANISATIE (m, v, x)

International Peace Information Service (IPIS) vzw is een onafhankelijk onderzoeksinstituut gevestigd in Antwerpen dat informatie, analyse, beleidsadvies en capaciteitsversterking voorziet ter ondersteuning van actoren die een visie van vrede, duurzame ontwikkeling en mensenrechten willen realiseren. De groei van onze organisatie op vlak van onderzoeksprojecten, budgetten en algemene omzet brengt de nood tot versterking van onze beheerscapaciteit met zich mee.

IPIS zoekt een strategische en verbindende adjunct-directeur organisatie.

IPIS werkt rond actuele thema’s inzake vrede, duurzame ontwikkeling en mensenrechten, gesteund door diepgaand onderzoek, een gedreven internationaal team en sterke partnerschappen in Centraal- en Oost-Afrika.  

IPIS wil blijven groeien als veerkrachtige, innovatieve en lerende organisatie. Als Adjunct-directeur organisatie speel jij daarin een sleutelrol. Je rapporteert rechtstreeks aan de directeur en werkt nauw samen binnen het managementteam. 

Positie binnen de organisatie

• Je maakt deel uit van het managementteam.
• Je bent het directe aanspreekpunt inzake interne organisatie en processen en geeft op dit domein leiding aan de medewerkers die de organisatie administratief en beheersmatig ondersteunen, en aan de 3 coördinatoren gebaseerd in de kantoren in DR Congo en Tanzania.
• Je bent mee ambassadeur van de organisatie en vertegenwoordigt de organisatie binnen de sector (NGO Federatie) en daarbuiten
• Je legt verantwoording af aan de directeur.
• Je staat medewerkers bij in geval van vragen en uitdagingen rond hun welbevinden op het werk.

Taakomschrijving

Je geeft leiding aan de administratie. Je zorgt ervoor dat de regelgeving en contracten worden nageleefd, dat de financiële informatie accuraat en actueel is, dat het financieel beheer gezond is en dat er een optimaal HR-beleid en optimale HR-procedures worden gehanteerd om andere afdelingen en programma's te ondersteunen bij de uitvoering van de strategie. Je onderhoudt contacten met donoren en externe relaties om op de hoogte te blijven van relevante wijzigingen in de regelgeving en best practices.

Je geeft mee vorm aan ondersteunende en transversale processen die de strategische doelstellingen van IPIS effectief ondersteunen. Daarbij heb je bijzonder aandacht voor risicobeheer, kwaliteitsbewaking en het systematisch leren uit ervaringen en kennisopbouw.

Je doet dit met voeling voor hedendaagse organisatieontwikkeling en met respect voor onze interculturele organisatie-eigenschappen, waarden en normen. Je helpt onze missie en visie te vertalen naar een interne werking die daarbij aansluit en deze versterkt.

Je verantwoordelijkheden

• Je zorgt voor een coherent personeelsbeleid, met aandacht voor welzijn en inclusie, en aangepast aan de strategische keuzes, normen en waarden van de organisatie.
• Je overziet en stuurt organisatieontwikkeling, kwaliteitsbeheer en veranderingsprocessen aan, in nauwe samenwerking met het algemeen bestuur.
• Je ziet toe op de naleving van wettelijke en administratieve verplichtingen (vzw-wetgeving, donorvereisten, sociale regelgeving).
• Je coördineert de administratieve en registratie-processen van IPIS-kantoren in het buitenland, in samenwerking met de coördinatoren ter plaatse.
• Je bewaakt de opvolging van de wetgeving inzake integriteit en de implementatie ervan binnen de organisatie.
• Je stuurt in samenwerking met de directeur het veiligheidsbeleid aan, ziet in de programma’s toe op de kwaliteit van de risico-analyse en de antwoorden daarop, en coördineert de jaarlijkse update van de risicoanalyse voor de organisatie en de opvolging van de maatregelen en actieplannen die ermee gepaard gaan.
• Je staat in voor het efficiënte functioneren van het secretariaat, de logistiek en digitale werking in coherentie met de noden van de verantwoordelijken van de diensten en van de diverse teams, in nauwe samenwerking met de office manager.
• Je bepaalt in samenwerking met de directeur en de programmambeheerders de financiële strategie van de organisatie en consolideert de jaarlijkse en meerjarige begroting. Je presenteert de financiële resultaten en geeft financieel advies met betrekking tot de ontwikkeling van strategische beslissingen om ervoor te zorgen dat het management over voldoende informatie beschikt om beslissingen te nemen.
• Je ondersteunt/adviseert de directie en de verschillende programma's met betrekking tot juridische zaken, compliance, human resources, fondsenwerving, subsidiebeheer, inkoop en operationele kwesties om naleving en consistentie binnen de organisatie te waarborgen en een soepele uitvoering van activiteiten te garanderen.
• Je ondersteunt het uitwerken van projectvoorstellen, met een focus op de financiële strategie, budgetontwikkeling en administratieve vereisten.
• Je beheert externe relaties met dienstverleners, banken en externe accountants, en ontwikkelt een netwerk van relaties om proactief op de hoogte te blijven van relevante ontwikkelingen. Je bouwt relaties op met administratief personeel van donoren en partnerorganisaties om een soepele uitwisseling van informatie en contractbeheer te waarborgen.
• Je deelt je expertise binnen de administratie en binnen de verschillende programma's om relevante best practices te verspreiden, bij te dragen aan de professionele ontwikkeling van medewerkers en naleving en continuïteit op lange termijn te garanderen.
• Je draagt bij aan de voorbereiding van de vergaderingen van de raad van bestuur en de algemene vergadering.