VZW-wetgeving en UBO-registratie
Als vzw moet je aan verschillende regels voldoen - jaarlijkse verplichtingen. Bijvoorbeeld correcte statuten, een jaarrekening en de UBO-registratie.
Om een 4de Pijlerinitiatief te ondernemen, hoef je geen VZW te hebben. Je kan dit ook doen als feitelijke vereniging. Maar als je organisatie een VZW is, dan moet je aan verschillende regels voldoen. Bijvoorbeeld correcte statuten, een jaarrekening die je jaarlijks indient en de UBO-registratie.
Sinds 2019 wordt dit geregeld door het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV). Die wet vervangt en moderniseert de oude VZW-wet van 1921. Een aantal regels werden aangepast, maar fundamenteel veranderde er niet zoveel. Toch bepaalt de nieuwe wet dat alle Belgische vzw's tegen 1 januari 2024 hun statuten moeten updaten en aanpassen aan deze nieuwe regelgeving.
Scwitch
Voor concrete informatie over de VZW-wetgeving verwijzen we vanuit het 4de pijlersteunpunt graag naar Scwitch.
Scwitch is een steunpunt dat verenigingen uit de socio-culturele sector bijstaat op juridisch vlak. Op de website www.scwitch.be vind je antwoorden op de meeste vragen over VZW-wetgeving en handige tools om je te helpen met de zakelijke kant van je vzw. Je vindt er ook modelstatuten en een ‘statutenbouwer’ waarmee je heel eenvoudig je statuten kan samenstellen.
Andere steunpunten
Voor advies en begeleiding kan je in Vlaanderen ook terecht bij
- Verenigingsinfo.be
- VSDC (Vlaams studie en documentatiecentrum voor vzw’s).
Je vindt heel wat gratis informatie op hun websites. En mits een beperkt lidgeld kan je altijd een beroep doen op het advies, begeleiding en een antwoord op al je specifieke vragen.
Jaarlijkse verplichtingen:
Hieronder een samenvatting van de verplichtingen voor vzw’s en stichtingen (ook i-vzw’s vallen onder dezelfde wetgeving). Hier staat dus geen uitgebreide uitleg waarom die verplichtingen gelden of hoe je die praktisch moet uitvoeren. Wel een overzicht.
Inhoudstafel:
-
Bijhouden en actualisering ledenregister
-
-
Als vzw moet je dus een register bijhouden van al jouw leden. Dit register kan opgevraagd worden door overheid of rechtbank.
-
-
In dat register staat de naam, voornaam, woonplaats en datum van toetreding én uitreding van alle leden. Leden kunnen personen zijn of andere rechtspersonen zoals ondernemingen, stichtingen of andere vzw’s. In de praktijk gaat dit over alle personen die stemrecht hebben op de Algemene vergadering van de vzw, dat is niet persé hetzelfde als alle vrijwilligers waar je het hele jaar op kan rekenen. Dit register mag je op papier op elektronisch hebben, maar de personen die in dat register staan, moeten het kunnen inkijken als ze dat vragen.
-
-
Sowieso raden we aan om een contactlijst bij te houden van al je vrijwilligers en welke engagementen ze opnemen. Ook voor de verzekering is dat handig. Als je in diezelfde lijst aanvult wie stemrecht heeft, sinds wanneer en eventueel tot wanneer. Dan heb je dus een ledenregister.
-
-
Let er jaarlijks op dat deze lijst nog actueel is.
Jaarlijks minstens één algemene vergadering
Je bespreekt dan minstens deze 3 punten:
- De goedkeuring van de jaarrekening van het voorbije jaar.
- De kwijting van de bestuurders voor het afgelopen jaar.
- De goedkeuring van de begroting van het huidige jaar.
Benoeming van andere bestuurders of het aanpassen van de statuten, moet je ook op een algemene vergadering laten stemmen. Maar dat moet alleen als er iets wijzigt en dus niet persé jaarlijks.
Wanneer? Een algemene vergadering moet plaatsvinden binnen de 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar*. De leden moeten minstens 15 dagen vooraf worden uitgenodigd en bij die uitnodiging de agenda krijgen.
Van deze Algemene vergadering moet je een verslag maken. Dat verslag moet je bijhouden (er is geen termijn bepaald, dus wij raden aan om dat bij te houden zolang de vzw bestaat) en de leden moeten die verslag altijd kunnen opvragen en lezen.
Boekjaar: je boekjaar is de periode waarin jouw boekhouding loopt. Bij de meeste organisaties is dat gewoon van 1 januari tot 31 december. Maar je kan in jouw statuten zetten dat jouw boekjaar een andere periode van 12 maanden is. Stel dat je bijvoorbeeld op 31 december een grote fondsenwervende actie hebt, dan is het handig om jouw boekjaar te laten lopen van 1 april tot 31 maart zodat je jouw boekhouding goed kan afronden.
Dagelijks bestuur
Dit zijn de mensen die de werking van de vzw coördineren. Dit zijn ook de mensen die je in de statuten moet benoemen.
Dus als deze personen wijzigen, omdat er iemand bij komt, weg gaat of afgezet wordt, dan moet dat ook aangepast worden in de statuten, neergelegd worden bij de griffie zodat het gepubliceerd kan worden in het staatsblad. Denk eraan dat je in dat geval ook je UBO-register moet aanpassen.
Meer info hierover lees je hier. Op de website van VSDC kan je heel wat info vinden met o.a. downloads, vzw-wetgeving, modellen.
Jaarrekening jaarlijks indienen
Alle vzw’s moeten jaarlijks een jaarrekening van hun boekhouding indienen bij de griffie van hun ondernemingsrechtbank. De manier waarop je die jaarrekening maakt, hangt af van het aantal werknemers en geld dat je hebt.
De meeste 4de Pijlerorganisaties worden volgens de wet omschreven als microvzw’s. Dat wil zeggen dat je jaarlijks niet meer hebt dan:
- 10 werknemers
- Of 900.000 euro omzet per jaar
- Of 450.000 euro op je balans hebt staan
In dat geval kan je een enkelvoudige boekhouding voeren en de jaarrekening opmaken volgens het ‘vereenvoudigd model’. Dit zijn 2 documenten: 1 met de toelichting van wat je bezit en op welke rekening, en 1 met de toelichting bij alle inkomsten en uitgaven van het voorbije jaar, uiteraard samengevat en gegroepeerd. Een voorbeeld kan je hier downloaden.
Ben je geen microvzw? Dan verwijzen we je graag door naar VSDC om te bekijken aan welk model jouw boekhouding en jaarrekening moet voldoen.
UBO-registratie
Een specifieke regeling die voortkomt uit de internationale anti-terrorisme- en anti-witwaswetgeving is de UBO-registratie voor vennootschappen. Hoewel dit beschouwd wordt als een onnodige administratieve overlast voor vzw’s, moet je UBO-registratie wel in orde zijn.
Je registreert eenmalig je UBO-register én je moet dat jaarlijks updaten. Vooral dat jaarlijkse wordt soms vergeten. We kregen al meldingen dat organisaties die niet in orde zijn met hun UBO-register een boete krijgen.
UBO-register
Een register van de ‘uiteindelijke begunstigden’ van jouw vzw. Dat moet je invullen én jaarlijks bevestigen of het nog steeds klopt of aanpassen. Dit doe je via MyMinFin. Als je bestuurder bent van een organisatie, dan kan je op die MyMinFin ook inloggen als organisatie en daar dus het UBO-register bijhouden.
Dus als je bestuurders aanpast in de statuten en het staatsblad moet je daarnaast zelf ook jouw UBO-register aanvullen.
Let erop dat je jaarlijks moet inloggen en via een knop moet bevestigen dat het register nog actueel is. Ook als er niets verandert. We hebben al meldingen gekregen van vzw’s die een boete kregen omdat ze niet jaarlijks bevestigd hadden.
De uiteindelijke begunstigden zijn:
- De bestuursleden zoals geschreven in de statuten. Deze moeten allemaal afzonderlijk in het UBO-register worden aangeduid en bij naam genoemd worden.
- De groep personen waarvoor je de vzw hebt opgericht. Voor 4de Pijlers is dat de doelgroep van jullie projecten. Deze groep kan je als groep omschrijven in het UBO-register en moet je niet allemaal bij naam noemen.
- Andere personen die een machtiging hebben om de vzw te vertegenwoordigen of zeggenschap over de vzw uitoefenen (komt niet zo vaak voor).
Patrimoniumtaks
Een belasting die je moet betalen als de bezittingen van de vzw meer dan 50.000 euro bedragen.
Geld op een zichtrekening of geld in de kas moet je niet meetellen, maar de waarde van een gebouw of voertuig dat de vzw bezit wel. Ook de waarde van het geld op termijnrekeningen of beleggingen ook. En eigenlijk ook het geld op een spaarrekening waar je niet regelmatig iets mee doet en dus echt als reserve hebt staan.
Is de waarde van dit alles jaarlijks minder dan 50.000 euro, dan moet je niets doen. Zelfs geen aangifte van het bedrag dat kleiner is dan 50.000 euro.
Is de waarde wel 50.000 euro of meer, dan moet je jaarlijks een aangifte doen en betalen voor 31 maart.
Hier kan je de aangifte terugvinden.
Rechtspersonenbelasting jaarlijks aangeven
Als vzw (een rechtspersoon) moet je jaarlijks een belastingaangifte doen, net zoals je dat als privépersoon ook moet doen. Ook al moet je geen belastingen betalen als vzw omdat je geen winst uitkeert of inkomsten hebt waarop je belastingen moet betalen, toch moet je dat jaarlijks aangeven om dan niets te moeten betalen. Deze aangifte verloopt online via BIZTAX (en kan dus niet meer op papier). De aangifte moet gebeuren voor de laatste dag van de 7de maand na het afsluiten van jouw boekjaar. Dus voor de meeste vzw’s is dat voor 30 september.
BTW
Als de inkomsten van de vzw alleen dienen om de vzw te steunen én als de fondsenwervende activiteiten geen hoofdactiviteit van de vzw zijn, dan moet je geen BTW betalen en geen BTW-aangifte doen. Aangezien de hoofdactiviteit van een 4de Pijlerorganisatie is om een partnerwerking en sociale projecten te steunen én jullie geen winst uitkeren, moeten jullie dus geen BTW aangeven. Maar let op! Als je bijvoorbeeld het hele jaar door producten verkoopt in een online webshop of elke week op de markt producten verkoopt voor de vzw, want dan wordt dat gezien als de hoofdactiviteit en moet je een BTW-aangifte doen.
Specifieke vragen hierover kan je stellen aan de BTW-lijn.
Verzekering
Als vzw sluit je een verzekering Burgerlijke aansprakelijkheid af.
Daarnaast kan je voor je vrijwilligers ook een verzekering lichamelijke ongevallen afsluiten, dat kan ook gratis voor een beperkt aantal dagen per jaar.
We raden ook aan om een verzekering Burgerlijke aansprakelijkheid voor bestuurders af te sluiten, maar dat is niet verplicht.
Verplicht te vermelden op documenten
Op alle officiële documenten van de vzw moet het volgende staan:
- De naam van de vzw
- Het woord vzw
- Het adres van de vzw
- Het ondernemingsnummer (KBO-nummer)
- RPR (staat voor rechtspersonenregister) en daarachter de rechtbank van de regio van jouw vzw.
- E-mailadres en/of website van jouw vzw
- Als je in vereffening bent, moet je dat ook altijd vermelden aan iedereen.
Overzicht deadlines
Overzicht deadlines voor organisaties met een boekjaar dat afsluit op 31 december
- 30 juni: Algemene vergadering moet geweest zijn
- 30 dagen na algemene vergadering moet de jaarrekening neergelegd zijn.
- 30 september: aangifte rechtspersonenbelasting
- Jaarlijks: UBO-register bevestigen: dit moet maximaal 12 maanden na de vorige bevestiging.
En meer info bij VSDC en verenigingsinfo.be
E-facturatie
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen (ook vzw’s zijn ondernemingen) bij het versturen van facturen naar andere btw-plichtige ondernemingen verplicht gestructureerde elektronische facturen gebruiken.
Hoogst waarschijnlijk is jouw 4de Pijlerorganisatie niet btw-plichtig, maar je zal wel meer en meer de vraag krijgen om e-facturen te kunnen ontvangen. Dus op termijn lijkt ons die e-facturatie iets voor alle vzw's.
Ben jij btw-plichtig? En welke facturatiesoftware gebruik je dan?