Nieuwe wetgeving rond e-facturatie

Gestructureerde elektronische facturen zijn facturen die rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld via het decentraal netwerk Peppol. Is één van de twee partijen niet btw-plichtig? Dan geldt de verplichting niet voor hun onderlinge transacties. 

2 belangrijke weetjes:

• een factuur in pdf versturen via e-mail of via een platform is, in tegenstelling tot wat je misschien zou denken, geen gestructureerde elektronische factuur en is dus niet langer toegelaten bij het versturen van facturen tussen btw-plichtige ondernemingen.
• de verplichting geldt niet voor facturen die je verzendt aan particulieren: hier kan je gewoon een factuur in pdf blijven gebruiken die je bijvoorbeeld per e-mail opstuurt. Dus als jouw organisatie niet BTW-plichtig is, dan kan je nog altijd facturen ontvangen van leveranciers zoals je die nu ontvangt. 

Moet mijn vzw dan ook voldoen aan die nieuwe wet? 

Dat kan je eenvoudig nakijken met deze vragenlijst: Valt mijn bedrijf onder de verplichte B2B e-facturatie? - e-factuur 

Officieel alleen als je BTW-plichtig bent of facturen maakt aan andere BTW-plichtigen. 

En dus valt jouw 4de Pijlerorganisatie hier waarschijnlijk niet onder.

Maar op termijn is het wel handig voor alle vzw’s om een link te maken met Peppol. Want ook al verstuur je zelf geen facturen aan andere ondernemingen, je zal vanaf januari 2026 de vraag krijgen om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen. En die vraag zal alleen maar toenemen. 

Welke stappen moet ik dan zetten? 

Waarschijnlijk is die e-facturatie voor jou niet verplicht vanaf 1 januari, maar op termijn wel handig. Dus ooit ga je toch moeten overstappen op facturatiesoftware, maar dan zonder tijdsdruk van 1 januari 2026. 

Gebruik je nu al facturatiesoftware? Handig, want waarschijnlijk zit daar wel een link met Peppol in, je kan dat checken op de website van de overheid. 

Gebruik je dat nog niet? Snappen we, dit is voor de meeste 4de Pijlerorganisaties zo. Er zijn 100'den softwarepakketten in België beschikbaar. Na een snelle zoektocht kwamen wij uit bij Accountable. Voor kleine organisaties is de gratis versie daar waarschijnlijk genoeg. We hebben dit nog niet getest, of misschien zijn er nog andere betere leveranciers, dus geef zeker jouw ervaringen door zodat wij die kunnen delen met de andere 4de Pijlerorganisaties. 

Wat is Peppol?

Peppol is gecoördineerd door de Europese Unie en is een internationaal netwerk waarop bedrijven (en overheden) veilig en efficiënt elektronische transacties kunnen uitwisselen. Sterk beheer, standaardisatie, een globale aanpak en verregaande decentralisatie zijn de belangrijkste kenmerken. Dankzij deze kenmerken maakt Peppol het mogelijk dat elektronische facturering veralgemeend wordt. 

Is mijn vzw BTW-plichtig?

Waarschijnlijk niet want: U bent geen btw verschuldigd wanneer 

• uw vzw vrijgesteld is van btw
• de activiteiten die worden georganiseerd louter tot doel hebben financiële steun te verlenen aan uw vzw
• de activiteit door uw vzw wordt georganiseerd en de eventuele opbrengst ook enkel ten bate van de vzw is 

Opgelet! Dergelijke activiteiten mogen niet zo frequent voorkomen dat ze als een hoofdactiviteit aanzien kunnen worden. 

Bron: https://financien.belgium.be/nl/vzws/belastingen_en_btw/btw#q3

efactuur.be

Meer informatie over deze nieuwe verplichting kan je terugvinden op de speciaal hiervoor opgericht website van de FOD BOSA: https://efactuur.belgium.be/nl