Ben je goed verzekerd?

1. Zijn jullie een feitelijke vereniging of een VZW?

• Feitelijke vereniging: Leden zijn individueel aansprakelijk. Wanneer aangegane verbintenissen of afspraken niet nagekomen worden, ben je zelf verantwoordelijk. 
• Vzw: De vzw is aansprakelijk. Het privébezit van de leden is beschermd. 
  De vzw is verplicht om een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering voor haar vrijwilligers te voorzien.

> Lees hierover ook onze pagina over de kenmerken van diverse organisatievormen.

2. Wie is vrijwilliger?

• Je bent vrijwilliger als je jezelf inzet voor een organisatie, meewerkt aan de activiteiten van de organisatie, je er geen geld mee verdient (behalve eventueel een vrijwilligersonkostenvergoeding) en niemand je verplicht dit te doen. 
• Je bent geen vrijwilliger als je als deelneemt aan een activiteit van een organisatie, als je schenker bent en financieel steunt of als je stagiair bent. Stagiairs vallen niet onder de vrijwilligerswet. Meer info? Lees onze pagina over stages. 

3. Mag iedereen vrijwilligerswerk doen?

Vrijwilligerswerk wordt in Vlaanderen geregeld door het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk. Veel informatie daarover vind je bij het Vlaams Steunpunt voor vrijwilligerswerk.

Iedereen mag vanaf het jaar waarin je 16 jaar wordt, vrijwilligerswerk doen. Soms hangen daar wel wat formaliteiten aan vast. Ontvang je bijvoorbeeld een werkloosheidsuitkering, een leefloon of een ziekte-uitkering? Dan moet de vrijwilliger zelf dat vrijwilligerswerk vooraf melden en hier toestemming voor vragen. Meer info over al die administratieve formaliteiten vind je ook op de website www.kamiel.info.

4. Welke verzekeringen moet je als 4de Pijlerorganisatie voorzien?

A. Burgerlijk aanprakelijkheid

Als vzw ben je verplicht om je vrijwilligers te verzekeren tegen schadeclaims van derden via een verplichte verzekering Burgerlijk Aansprakelijkheid. Dat kan je doen bij een privéverzekeraar. 

Om extra vrijwilligers te verzekeren, kan je ook een beroep doen op een gratis vrijwilligersverzekering die de Vlaamse overheid aanbiedt via het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk.

Bij het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk lees alles over de verzekeringsplicht voor VZW’s. Je vindt er een uitgebreide brochure over de gratis vrijwilligersverzekering. Daar kan je ook meteen doorklikken naar het aanvraagformulier. 

De gratis verzekering is echter geen vervanging van de jaarverzekering van leden en vrijwilligers bij een vzw of lokale afdeling van een koepel. De gratis verzekering is bedoeld om extra vrijwilligers te verzekeren en dekt maximaal 1000 vrijwilligersuren per 12 maanden. Een vrijwilligersuur is elk uur dat 1 vrijwilliger verzekerd is. Je moet deze uren telkens ten laatste 48 uur vooraf aangeven via gratisvrijwilligersverzekering.be, Heb je niet genoeg met 1000 vrijwilligersuren? Dan sluit je dus toch beter een eigen verzekering af.

Als feitelijke vereniging heb je geen wettelijke verplichting, maar raden wij ten zeerste aan om deze verzekeringen toch aan te gaan. Geen verplichting betekent niet dat je niet aansprakelijk kan gesteld worden!

B. Lichamelijke ongevallen

De gratis verzekering voor vzw’s omvat ook verzekering tegen lichamelijke en materiële schade geleden door vrijwilligers bij ongevallen tijdens de uitvoering van het vrijwilligerswerk of op de weg naar en van het vrijwilligerswerk. 

Nochtans moeten de vrijwilligers daarvoor in de eerste plaats terugvallen op hun eigen ziekteverzekering: via hun ziekenfonds of, in het buitenland, via een reisverzekering. 

Wanneer een onbezoldigd medewerker tijdens zijn werk als vrijwilliger een ongeval heeft, is hij voor wat de lichamelijke schade betreft aangewezen op de gewone tussenkomst van het ziekenfonds. Maar het remgeld, dat in principe volledig voor zijn rekening is, kan in bepaalde gevallen hoog oplopen. Als die vrijwilliger bovendien zelfstandige of werknemer is, kan hij door het loonverlies heel wat nadeel ondervinden wanneer hij voor langere tijd arbeidsongeschikt is.  

In al deze gevallen biedt de polis ‘Lichamelijke Ongevallen Vrijwilligers’ uitkomst. (bron: www.scwitch.be)

C. Burgerlijke aansprakelijkheid voor bestuurders 

Als er zich grote schade of een ongeval voordoet, of de vzw maakt een grote inhoudelijke of financiële fout. Dan kan het gebeuren dat 1 of meerdere van de bestuurders daarvoor persoonlijk aansprakelijk gesteld worden. Zelfs als ze niet of onrechtstreeks verantwoordelijk zijn voor die fout.

Een verzekering BA voor bestuurders dekt dan de kosten verbonden aan die schadeclaim voor de bestuurders. 

D. Reisverzekering

Vrijwilligers van 4de Pijlerorganisaties reizen wel eens naar het buitenland. Bij reizen naar het buitenland is het belangrijk om bij jullie vrijwilligers aan te dringen om in eigen naam een goede reisverzekering af te sluiten. Of om hen vanuit jullie organisatie zo’n reisverzekering aan te bieden. Dat kan vaak via een reisbureau waar je de tickets boekt of via privé verzekeraar. Tip: combineer als vzw die verzekering bij de makelaar of het bedrijf waar je ook je andere verzekeringen hebt. Zo heb je 1 aanspreekpunt en kan je korting vragen.

Voor vrijwilligers of deelnemers aan een inleefreis onder de 25 jaar kan hun ziekteverzekering via de mutualiteit van hun ouders misschien nog voldoende dekken. Hiervoor vragen zij dit best individueel na. Wat wordt er allemaal gedekt? Ook voor landen buiten Europa? Zit er ook een eventuele repatriëring in?

Maar ook dat dekt misschien niet alle kosten. Daarom is het ook aangeraden om dit eventueel aan te vullen met een polis ‘Lichamelijke ongevallen vrijwilligers’ via een verzekeraar.

Denk op voorhand ook na of je vanuit de organisatie ook een annuleringsverzekering wil aanbieden voor reizen met grotere groepen. Soms kost zo'n verzekering meer dan 1 of 2 tickets en kan je het risico nemen dat er maar 1 of 2 deelnemers afhaken.

E. Verzekeren van activiteiten

Indien je activiteiten organiseert (bv. fondsenwerving) waar ook buitenstaanders aan deelnemen, maak dan een inschatting van de risico’s. Voor een lezing of infoavond is een extra verzekering vermoedelijk niet nodig. Maar organiseer je een sponsorloop, dan is het misschien toch aangewezen om een verzekering lichamelijke letsels te voorzien voor de deelnemers. 

Geef alleszins op voorhand duidelijke informatie aan de deelnemers om discussies achteraf te vermijden: Is er een verzekering voorzien. Of nemen ze deel op eigen risico?

F. Huur van materiaal

Indien je materialen huurt (bv. muziekinstallatie voor een benefietconcert), lees dan goed de voorwaarden. Soms ben je verplicht om een bijkomende verzekering te nemen. Soms is dat niet verplicht, maar wordt schade of verlies wel aangerekend aan de huurder.

G. Huur van lokalen

Als je zelf geen eigendom hebt, maar af en toe een lokaal huurt, moet je hier zelf geen verzekering voor nemen. De eigenaar van die lokalen moet zelf verzekerd zijn voor alle activiteiten die in de lokalen doorgaan.

5. Informatieplicht

Om de vrijwilligers te beschermen, legt het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk 2 plichten op aan organisaties: naast de verzekeringsplicht, is er ook een informatieplicht.

Je dient in principe schriftelijk of gepubliceerd op je website mee te delen aan je vrijwilligers hoe het zit met de organisatiestructuur, de doelstellingen van je organisatie, de voorziene verzekeringen, eventuele kostenvergoedingen en ook een eventuele geheimhoudings- en vertrouwelijkheidsplicht indien dit van toepassing is. > Meer info.

6. Twee belangrijke tips

• Lees een verzekeringsovereenkomst altijd grondig: Check de ingangsdatum, de verzekeringsduur, het verzekerde bedrag, het eventuele eigen risico… enz.
• Maak een afsprakennota met je vrijwilligers: Je hebt informatieplicht naar je vrijwilligers toe. Het kan aangewezen zijn om dat te verwerken in een afsprakennota waarin je beschrijft wie waarvoor instaat: Welke verzekering voorziet de organisatie? Welke verzekering moet de vrijwilliger zelf voorzien? Welke vergoedingen zijn voorzien? Wie betaalt de vervoers- of verblijfskosten? Op welke ondersteuning kunnen je vrijwilligers een beroep doen bij problemen? 
  Zeker als je vrijwilligers reizen naar het buitenland, kan het nuttig en duidelijk zijn voor iedereen om hierover vooraf goede afspraken te maken. 
  (Jint stelde hiervoor een inspirerend kwaliteitskader op)

7.    Meer informatie en advies

• Op de website van Scwitch vind je een interessant lijst van alle verzekeringen die verplicht, mogelijk of aan te raden zijn voor vzw’s.
• Je vindt dus ook heel veel informatie hierover op de website vlaanderenvrijwilligt.be van het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk. En je kan daar ook steeds terecht voor advies.