Ik organiseer een reis naar de partnerorganisatie

Eigentijdse internationale samenwerking plaatst gelijkwaardig partnerschap voorop en legt het stuur van projecten vooral in handen van de lokale partnerorganisaties. 

Uiteindelijk is het de lokale partnerorganisatie die jullie vrijwilligers moet onthalen, herbergen en begeleiden? Zien zij dat ook zitten? Hebben zij daar tijd en plaats voor?  

Hebben zij er wat aan dat Belgische vrijwilligers telkens voor korte periodes komen meedraaien? Is dat versterkend voor hun werking? Of eerder verstorend? Doen ze vooral mee om jullie een plezier te doen? Of omdat het hen financieel wat opbrengt?   
Zij hebben de moeilijke opdracht om de capaciteiten en verwachtingen van de vrijwilliger te koppelen aan de context en realiteit van het project zelf. Je moet dus ook de vraag stellen wat hun motivatie is om vrijwilligers in hun organisatie te onthalen.

Hieronder enkele tips om goede afspraken met hen te maken:

• Zorg dat de inzet geen last is voor je partner. Het moet ook voor hen een win-situatie betekenen. ​​​​​​​​​​​​​​​​Situeer de opdracht van de vrijwilliger zoveel mogelijk binnen de ambitie van de partner, zodat deze er alle belang bij heeft om in te staan voor een degelijke begeleiding van de vrijwilliger.
• Laat je partner een belangrijke rol spelen bij het uitwerken van het takenpakket van de vrijwilliger. Hij kan dit zelf best inschatten wat een meerwaarde biedt en welk profiel er precies nodig is. Indien mogelijk betrek je hem ook best bij de selectie van de kandidaten. Dan zal die partnerorganisatie zich ook mee verantwoordelijk voelen.  
• Zorg dat de mensen ter plaatse goed weten wie er komt en wat de verwachtingen zijn van de vrijwilliger. Zij zullen immers effectief moeten samenwerken.  
• Kunnen de vrijwilligers en de partnerorganisatie op voorhand al eens kennismaken?
• ​​​​​​​​​​​​​​​​​Maak vooraf goede afspraken over praktische zaken (accommodatie, werktijd, uitstapjes, enz.). En over het financiële luik (Krijgen zij hiervoor een vergoeding? Waarvoor wel of niet?)
• Een overeenkomst opgesteld in samenwerking met de partner én in zijn taal is geen overbodige luxe.
• ​​​​​​​Het is belangrijk dat de vrijwilliger een vaste contactpersoon heeft bij wie zij/hij ​steeds ​terecht kan voor vragen en problemen. Ook een aanspreekpunt buiten het project waar zij/hij altijd naar kan bellen bij moeilijke momenten of problemen, is aangewezen.
• Het is relevant dat de partnerorganisatie ook af en toe evaluatiemomenten inlast. Of een tussentijds gesprek, zodat problemen tijdig gedetecteerd en bijgestuurd kunnen worden. Ook een eindevaluatie met alle betrokkenen is belangrijk om lessen te trekken. 

Probeer eerst eens een vrijwilligersvacature uit te schrijven: 

• Welk soort vrijwilliger (of stagiair) zoek je? Wat is het profiel van je ideale vrijwilligers
• Wat is de opdracht juist? Verwacht je specifieke competenties, ervaring of vakkennis
• Hoe lang moeten ze zich engageren? Enkele weken? Meerdere maanden?
• Hoeveel vrijwilligers kan je of wens je uit te sturen?

Zou je zelf in je eigen land de verantwoordelijkheid voor een dergelijke opdracht toevertrouwen aan deze vrijwilliger(s)?  

Het is bijzonder dat jonge studenten op bouwkamp plots instaan voor de bouw van een klaslokaal, terwijl ze in eigen land nog nooit een baksteen ter hand namen. Kan dat werk dan niet beter gebeuren door lokale bouwvakkers.  

'Een goede vuistregel is: Wanneer je iets in je eigen land niet zou aandurven, doe het dan ook in een ander land niet. Wiskundeles geven? Zorg dat je iets van wiskunde afweet. Waterputten bouwen? Zonnepanelen instaleren? Is er iemand bij met de nodige technische kennis? Dit soort dingen lijkt vanzelfsprekend, maar wordt vaak vergeten. Uiteraard kan je wel bijdragen door te helpen bij taken die een lokale expert jou geeft.' (Website One World)

Met de juist competenties kan een vrijwilligersopdracht natuurlijk wel juist een mooie meerwaarde bieden. Artsen en verpleegkundige personeel van Artsen zonder Vakantie zetten tijdens hun missies vooral in op opleiding en vorming van lokale collega’s. Humasol en Academics for Development gaan aan de slag met studenten met een specifieke technische opleidingen. Ergotherapeuten en psychologen leren lokaal personeel werken met kinderen met een beperking en andere kwestbare doelgroepen, enz...

Maar ook dan is het niet vanzelfsprekend dat de methoden en technieken die wij vanuit Europa meebrengen, aanpasbaar zijn aan de context, de cultuur en de verwachtingen ginds. Niet alles is zomaar over te dragen of biedt ginds een meerwaarde. Integendeel soms. Zorg dus ook hier altijd voor een goed contact met lokale projectleiders.

Ouders wensen dat hun kinderen op een veilige plek terechtkomen en goed omkaderd worden. Hogescholen rekenen erop dat hun stagiairs een zinvolle stage kunnen doormaken en ter plaatse niet aan hun lot worden overgelaten. Kan je partnerorganisatie dat aanbieden? Daar moet je eerlijk in zijn. Want je bent uiteraard als organisatie mee verantwoordelijk voor de vrijwilligers die je uitstuurt. 

Als organisatie moet je minstens een minimale structuur kunnen aanbieden, zowel hier als ginds ‘op het terrein’. Je wordt daar wellicht beter in door ervaring. Maar er kan steeds heel wat onvoorzien gebeuren. Denk daar dus vooraf best over na met je organisatie.

Hier enkele afspraken je zeker best maakt met de vrijwilligers:

• De werking en visie van de organisatie in België en in het partnerland. Voorstelling van enkele sleutelfiguren. 
• Takenpakket voor vertrek al bespreken, uiteraard kan dat ter plaatse nog licht veranderen in samenspraak met de partnerorganisatie.
• Praktische afspraken: Hoe zit het met de accommodatie van de opdracht? Waar verblijft de vrijwilliger? Is er een vergoeding voorzien? Welke kosten moet de vrijwilliger zelf dragen? Hoeveel uur wordt er verwacht te werken? Wanneer is er vrije tijd en ruimte voor uitstappen? 
• Cultuur en gewoonten: Vanuit België kan jij alvast wat kunnen vertellen over gebruiken en gewoontes ter plaatse, wat de afspraken daarover zijn en wat er op dat vlak van je verwacht wordt.
• Contactpersoon: Wie is het contactpersoon (en dus bereikbaar) ter plaatse en in België in geval van nood of bij vragen?
• ​​​​​​​​​​​Feedback en tussentijds gesprek: Vraag ook naar tussentijdse momenten waarde partnerorganisatie en de vrijwilliger samen de opdracht en het geleverde werk bespreken.
• Hoe zit het met de verzekering? Lees daarover ook de pagina ​​​​​​​​​​​​​​​​“Ben je goed verzekerd?” in het handboek op deze website.
• Paspoort, visum en inentingen: Wat heeft de vrijwilliger nodig voor de reis? 
• Andere ‘paperassen’ en administratieve formaliteiten: Op de website Kamiel.info vindt de vrijwilliger alle informatie om de nodige paperassen te regelen.  

Een goede omkadering beperkt zich niet tot praktische afspraken. Ook het mentale welzijn van de vrijwilligers is belangrijk. Een vrijwilligersreis kan een heel ingrijpende ervaring zijn.  

Een confrontatie met een andere cultuur en een ander land heeft een stevige psychologische impact. En het is steeds mogelijk dat de vrijwilliger ter plaatse geconfronteerd wordt met moeilijke situaties, spanningen, conflicten of onvoorziene gebeurtenissen.  

Denk daarom vooraf met je organisatie na hoe je hieraan tegemoet kan komen. Is er een vertrouwenspersoon waar de vrijwilliger terecht kan ‘als er eens wat is’? Zijn er tussentijdse gesprekken voorzien om even stil te staan? Is er een procedure voorzien voor crisismomenten?  Is er ook achteraf begeleiding of psychologische ondersteuning mogelijk?  

Als uitzendorganisatie is het belangrijk om bepalen welke meerwaarde je verwacht van de vrijwilligers of stagiairs. Wat wil je daarmee bereiken? Wanneer ben je als organisatie tevreden? Kan je voldoen aan alle verwachtingen van de vrijwilliger? Spreek vooraf duidelijk af wat iedereen kan verwachten. En ook wat ze niet mogen verwachten en wat niet zal lukken.

Bij een inleefreis kan je weinig betekenen ter plaatse omdat je maar een heel korte periode daar bent. En dat is helemaal OK, want je gaat naar daar om te beleven en om verhalen naar België te brengen. Maar zorg dat de personen (en de ouders/familie) daar op voorhand ook zo over denken en niet met een verkeerd gevoel terugkomen. Uiteraard mag je meehelpen op inleefreis voor jouw ervaring, maar op lange termijn draagt dat niet bij in de projecten.

Personen die na een ervaring (kort of lang) terug naar België komen, kunnen hier nog veel bijdragen voor de projecten die ze gezien hebben. Door hier te vertellen, te sensibiliseren en fondsen te verzamelen. 

Zie ook de vraag hieronder over 'na de reis'. 

Maakt het eigenlijk een verschil of je er als vrijwilliger gaat meewerken in dat project of niet? In de meeste gevallen zal het kindertehuis of de school waar je gaat meewerken, ook wel blijven draaien als je niet gaat. De zonnepanelen ginds kunnen wellicht ook geïnstalleerd worden door lokaal personeel. De die klaslokalen ginds geraken ook wel gebouwd zonder jou.  

Een inleefreis kan je laten kennismaken met een ander deel van de wereld. Met andere culturen, gewoontes, leefgebieden. Het biedt je mogelijkheden om ervaring op te doen en je talenten te ontwikkelen. Dat kan een mooie verrijking zijn voor jou als persoon, van je blik op de wereld.  

Maar het is soms ook maar dat. Verwacht niet dat je tijdens een kort verblijf iets kan bijdragen aan het leven van de mensen daar. Dat is ook helemaal OK. Maar het is waardevol om goed te beseffen waarop de focus ligt.

Als organisatie kan je mensen kennis laten maken met het land en de projecten die jij er steunt. Het doel is dikwijls om steun, vertrouwen en betrokkenheid op te bouwen bij je achterban en het netwerk rond je project te versterken.  

Met een goede voorbereiding en natraject creëer je zo ambassadeurs mee de schouders zetten onder jouw organisatie.

Uiteraard kan je als stagiair nieuwe werk- of leermethoden aanbrengen of bijdragen aan capaciteitsversterking. En als vakman of deskundige kan je zeker lokale mensen opleiden, trainen en versterken in hun competenties. Of je kan naar ginds reizen voor een project dat een specifieke deskundigheid vereist die jij kan bieden. Maar je bijdrage is vooral additioneel. En dat is goed zo. Zie het als een ervaring voor jou en de mensen daar, maar zie jezelf niet als essentieel.

Bij stages ligt het accent uiteindelijk toch eerder op de leerervaring van de stagiair zelf. En een inleefreis met jongeren heeft vooral als doel om jongeren met elkaars leefwereld in contact te brengen.

Bereid als uitzendorganisatie de personen die vertrekken ook op deze manier voor.  

Zorg dat stagiairs bij aankomst voldoende tijd moeten nemen om eerst het project of de stageplaats te leren kennen. Dat ze ontdekken hoe het er daar aan toe gaat en hoe zij hun stage zullen invullen. Om te vermijden dat ze direct aan de slag gaan vanuit een te Belgische ervaring en bril. Dit kan haaks staan op de lokale manier van werken, hoe goed bedoelt het ook is.

Dit is een hele harde vraag, maar het is belangrijk om ze te stellen. “Het feit dat je ‘je best doet’ om mensen te helpen betekent niet automatisch dat die mensen er ook daadwerkelijk wat aan hebben. Sterker nog, de kans is heel reëel dat je een hoop ellende aanricht met je ‘goede bedoelingen’”, lezen we bij One World.

Bijvoorbeeld: Het komen en gaan van buitenlandse vrijwilligers in instellingen die werken met kinderen, kan een heel nefast effect hebben op de psychologische ontwikkeling van jonge kinderen. Dat is bekend. “Werken in een weeshuis kan bijvoorbeeld voor ernstige hechtingsstoornissen zorgen wanneer je maar een paar maanden bij de kinderen blijft. Niet al het werk is geschikt voor een gelegenheidsvrijwilliger.” (Website One World)

De aanwezigheid van buitenlandse vrijwilligers kan heel verstorend zijn in de lokale context. Het kan zorgen voor spanningen in een dorp, een school, een ziekenhuis of binnen een organisatie.

We noemen zo’n vrijwilligersreis al snel een ‘uitwisseling’. Maar is het dat ook echt? Vrijwilligers, stagiairs, jongeren reizen naar een partnerland om een unieke levenservaring mee te maken. Maar komen studenten of professionals van ginds ook soms naar ons land voor een verblijf?

Er zijn uiteraard heel wat praktische en juridische moeilijkheden om dit te organiseren, zoals een visumplicht. Maar als het gaat om het versterken van competenties van de plaatselijke medewerkers, zouden leraars, kinderbegeleiders, verplegers of projectcoördinatoren dan ook niet veel bijleren mochten ze een tijdje hier kunnen meedraaien?

“Je kan de context hier toch niet zomaar overzetten naar de context ginds”, is dan dikwijls een bezwaar. Maar dat geldt uiteraard ook in de omgekeerde richting.  Kunnen jonge professionals die je uitstuurt voldoende aansluiting vinden met de context ginds? Soms wel, soms niet, …  

Gelijkwaardig partnerschap staat steeds weer voorop. Het is voor elke organisatie dan ook een opdracht om de mogelijkheden te bekijken om er een echt ‘tweerichtingsverkeer’ van te maken. En diverse 4de Pijlerorganisaties hebben hier ook al positieve ervaringen mee. Door medewerkers van hun partnerorganisatie naar België uit te nodigen, begrijpen zij nadien veel beter de context van waaruit hun Belgische steun komt. Het geeft je samenwerking een andere dimensie. 

Probeer als organisatie op voorhand een zo goed mogelijke indicatie mee te geven aan de deelnemers. Wat is er voorzien? Denk aan de vliegtickets, transport in het land, verblijf (ook als je in een gastgezin verblijft kan het wenselijk zijn om een vergoeding te geven), maaltijden en drinkbaar water, visum/paspoort, inentingen, uitstappen, verzekeringen. Jouw partnerorganisatie kan bij het opstellen van het programma goed inschatten wat de kosten zijn in dat land.

Wat betaalt de vrijwilliger zelf? Voorzien jullie samen een moment om fondsen te werven om de reis van de groep betaalbaar te houden? Communiceer daarbij dan steeds eerlijk aan de schenkers of de opbrengst van de actie bestemd is voor je reiskosten of om te investeren in het project zelf.

Sommige gemeenten voorzien budgetten om een deel van deze kosten te subsidiëren, geef deze info aan de reizigers. 

Het is waarschijnlijk niet voor alle geïnteresseerden haalbaar om deel te nemen aan een inleefreis of als vrijwilliger naar jullie project te gaan. 

Is er een sociaal model waarbij sommigen te veel betalen en anderen goedkoper mee kunnen? Kan een gemeente misschien bijspringen voor personen die het niet (volledig) kunnen betalen? Of biedt de hogeschool ondersteuning zodat elke student een evenwaardige kans heeft om een buitenlandse stage mee te maken.  

Misschien zijn er ook andere drempels die sommigen uitsluiten van deelname. Als een student bijvoorbeeld elk weekend een studentenjob moet doen om rond te komen, kan die dan voldoende meedoen met de voorbereiding? Voorzie je dan een uitzondering? Hoe ‘solliciteer’ je als deelnemer? Is dat met een geschreven brief en wordt de deelnemer (al dan niet bewust) ook beoordeelt op die schrijfstijl? Hebben jongeren die beter en mooier hun motivatie kunnen neerschrijven meer kans om geselecteerd te worden? Is er kennis van het land nodig vooraf?  
Ga hierover in gesprek met de geïnteresseerden, de kans is groot dat er drempels zijn die je zelf niet had voorzien.

Hoe goed verwacht je dat de deelnemer de taal van het partnerland kent? Kan iemand die moeilijker een taal leert, ook de ervaring van een inleefreis meemaken? Stimuleer je om de taal te leren of is dat een criterium waarop je selecteert?

“Zou je ook vrijwilliger worden als je je camera of smartphone niet mee mocht nemen?” Het is een confronterende vraag. (One World)

Zijn er afspraken over foto’s, filmpjes en het gebruik van sociale media?

Het is natuurlijk wél de bedoeling dat je communiceert over je reiservaring en dat je het project in beeld brengt waar je meehelpt. Maar je hebt ook de verantwoordelijkheid om dat met respect te doen. Pas op met stigmatiserende foto’s en boodschappen. 

Communiceer ook vanuit de juiste ingesteldheid. Zoals gezegd: Je reist in de eerste plaats om te kijken en ervaringen op te doen. Communiceer dus eerder niet dat je met deze reis gaat ‘helpen’ of daar ‘levens te gaan veranderen’. Het enige leven dat waarschijnlijk deels verandert is dat van de deelnemer zelf. Wees daar dus bescheiden in.  

Laat vooral ook misplaatst paternalisme achterwege. Als je foto’s deelt waar deelnemers samen met inwoners opstaan, zorg dan dat niet overkomt als ‘de Belg die de arme Afrikaan gaat helpen’ of die daar ‘sinterklaas gaat spelen’.

Zorg dat iedereen ook respectvol wordt afgebeeld op de foto. Vraag toestemming om foto’s te nemen en om ze nadien te verspreiden. Informeer de mensen waarvoor je de foto’s zal gebruiken.

En doe steeds de omkeertest: Zou jij het leuk vinden als iemand in België deze foto van jou neemt en later verspreid op zijn/haar social media of website?

Het is altijd sympathiek om iets mee te nemen voor de mensen met wie je gaat samenwerken of voor je gastgezin. Maar bereid vrijwilligers voor op wat wel en niet kan. Let op dat je geen spullen meeneemt die ze niet kunnen onderhouden of die uitzonderlijk duur zijn. Dit kan misschien relatie van het gastgezin met familie of buren verstoren.

Het kan interessant zijn om in beperkte mate materialen mee te nemen die je kan gebruiken in functie van je stage of vrijwilligerswerk: didactische materiaal, sport- en spelmateriaal, boeken… Tenminste als dat een meerwaarde heeft en je dit niet ter plaatse kan aankopen.  

Start dus zeker niet met een grote inzamelactie. Materiaal inzamelen en opsturen is dikwijls duur, ingewikkeld en niet altijd de beste en de meest respectvolle manier om te helpen. Lees daarover eerst ‘Tien vragen die je jezelf best stellen voor je een goederentransport organiseert' voor je eraan begint.

Wees ook zuinig met ballonnen, balpennen of snoepjes voor kleine kinderen. Je bent sinterklaas niet... 

Spreek eerst en vooral goed af wie verantwoordelijk is en wie voor welke verzekering zorgt. Dit verschilt waarschijnlijk als er 1 stagiair naar jullie project gaat of als je een inleefreis organiseert.

Voor een reis met een grote groep koop je waarschijnlijk de tickets samen vanuit de vzw. Denk dan op voorhand ook na of je vanuit de organisatie een annuleringsverzekering wil aanbieden. Soms kost zo'n verzekering meer dan 1 of 2 tickets en kan je het risico nemen dat er maar 1 of 2 deelnemers afhaken.

Een extra ziekteverzekering is een mooi aanbod vanuit de organisatie. Spreek dit af met de deelnemers. Jongeren op een inleefreis hebben waarschijnlijk zelf geen verzekering. Ga je met volwassenen op reis, zijn sommigen misschien al voldoende verzekerd uit zichzelf of via de werkgever, dan moet je niet dubbel betalen.

Maar een grote kans dat de standaard ziekteverzekering van de deelnemers niet alle kosten dekt voor de specifieke reis die jullie maken. Daarom is het ook aangeraden om dit eventueel aan te vullen met een polis ‘Lichamelijke ongevallen vrijwilligers’ via een verzekeraar.

Meer info over verzekeringen voor vzw’s lees je op deze pagina.  

Voorzie snel terug een moment om allemaal samen te komen en te praten over de ervaring. Hoe was het voor jou? En wat doet dat nu met jou? 
Je lichaam is snel terug na zo'n reis, maar je hoofd blijft misschien nog wel enkele dagen of weken daar hangen en ondersteun de reizigers daar in om daar mee om te gaan.

Hier kan je meteen ook vragen: Wat wil je hier nu nog mee doen? Organiseren we samen nog een toonmoment of een fondsenwerving? 
Alhoewel je best voor de reis afspreekt om na de reis minstens 1 manier te organiseren om het verhaal te vertellen.

In dit gesprek kan je de reis ook evalueren om het volgende keer nog beter te doen.

Als organisatie kan je ook duidelijk met je vrijwilliger afspreken wat jullie als engagement van hem/haar verwachten na zijn/haar reis. Vrijwilliger worden in Vlaanderen is natuurlijk geen verplichting. Maar de concrete getuigenis van een vrijwilliger die een fantastische ervaring heeft beleefd, biedt een buitenkans om dat enthousiasme te delen met nieuwe mensen en zo je project in de kijker te zetten. 

Je kan natuurlijk ook vragen om achteraf een fondsenwervende actie te organiseren om de projecten te steunen die de vrijwilliger(s) net uitgebreid gezien hebben. 

Met een goede voorbereiding en gesprek of opdracht achteraf creëer je zo ambassadeurs die mee schouders zetten onder jouw vereniging. Op die manier kan de reiziger in België misschien wel meer bijdragen  voor de projecten dan tijdens de reis.