Haal zo veel mogelijk uit je bezoek
Jij woont in België en je ondersteunt iemand in een ander land. Soms heel ver en niet eenvoudig om regelmatig contact te hebben. Dan ga je af en toe op bezoek bij de partnerorganisatie die jij ondersteunt.
Dat bezoek is hét ideale moment om veel info te verzamelen. Info om in België te communiceren, om te evalueren en om eventuele projectaanvragen voor te bereiden.
Zelfs als je regelmatig contact hebt, haal je altijd meer info uit een bezoek. Lees hier onze tips.
Je verhaal stofferen
Terug in België communiceer je over de projecten die jij ondersteunt. Je communiceert naar bestaande vrijwilligers, schenkers en andere stakeholders. Maar met goede verhalen overtuig je ook nieuwe vrijwilligers en schenkers. Wat heb je dan volgens ons nodig:
- Verzamel ter plaatse foto’s, video’s (van goede kwaliteit), gesprekken, interviews, … Allemaal materiaal om in België te tonen welke projecten en personen jij ondersteunt. Hoe persoonlijker het verhaal, hoe beter het zal overkomen en hoe duidelijker het is wat jouw partnerorganisatie daar doet. Maak in die verhalen duidelijk wat je doet, waarom en voor wie.
- Denk eraan dat op social media foto’s en video’s belangrijk zijn. In brieven, op website of voor fondsenwerving, werken de persoonlijke verhalen dan weer heel goed. Kan je iemand interviewen die gebruik maakt van het project en tonen wat de impact van het project is?
- Gebruik in België deze verhalen en materialen verspreid over de volgende maanden (of jaar). Zo heb je inhoud om je communicatie actief te houden, ook als je een periode geen foto’s of verhalen doorkrijgt van je partnerorganisatie.
- Voor het verspreiden van deze verhalen en beelden, vraag je best zo veel mogelijk toestemming van de persoon zelf. We begrijpen ook dat dat niet altijd haalbaar is, maar ga dan uiterst voorzichtig en respectvol te werk. De ‘omkeertest’ is vaak een goede maatstaf: zou jij zo gefotografeerd willen worden en in bijvoorbeeld Canada verspreid worden zonder jouw toestemming?
Evalueer hoe het gaat
Ter plaatse zijn, is een goed moment om te spreken met anderen dan de personen waarmee je het hele jaar door contact hebt. Ga in gesprek met iemand van de overheid, de doelgroep van het project, ouders van de doelgroep, medewerkers, …
Stel veel vragen om te weten te komen waar de knelpunten zitten en wat de noden zijn. En bedank natuurlijk je partnerorganisatie en toon veel vertrouwen. Het is niet omdat er knelpunten zijn of sommige zaken niet lopen zoals gepland, dat het project faalt. Die vertrouwensband moet je opbouwen met je partner zodat jullie een eerlijk en open gesprek kunnen voeren. Ook later als jullie op afstand met elkaar communiceren.
En plan natuurlijk de volgende (2 à 3) jaren al vooruit. Welke noden zijn er? En welke ondersteuning heeft jouw partnerorganisatie daarvoor nodig? In een gesprek kan je dat veel concreter maken dan via afstandscommunicatie. Dan weet je op voorhand welke middelen je in België moet gaan zoeken.
Projectaanvragen voorbereiden
Op basis van die toekomstplannen, ga je in België misschien subsidies aanvragen of schenkers overtuigen. Verzamel daarvoor de info die je nodig hebt. Beperk je niet tot de concrete info van het project want dit is een kans om contextuele info te verzamelen. Verzamel info over de noodzaak van jouw project.
Stel je werkt met kinderen met een beperking. Weet je ook hoeveel kinderen er zijn in de regio van het project? Hoeveel daarvan hebben een beperking? Hoe ver moeten zij gaan voor ondersteuning zonder jouw project? Hoe groot is het draagvlak voor jouw project bij de bevolking en de overheid? Wat is de impact van jouw project volgens de ouders van die kinderen? Allemaal cijfers en info die sterk staan in een subsidieaanvraag om te kaderen waarom jouw project zo belangrijk is.
Ook hier is het interessant als je heel concreet kan omschrijven wat de noden zijn en de plannen om die noden aan te pakken. Met wie ga je samen dit project realiseren? Wanneer ben je tevreden over het project? Hoe kan je dit project later (financieel) loslaten? Dat zijn goede vragen om vanaf de start al te stellen (ook al heb je geen volledig antwoord, of verandert er onderweg iets).
Tip: Verzamel foto’s en verhalen van de huidige situatie.
En uiteraard: amuseer je en wees trots.
Dit is het moment waarop je energie en motivatie tankt om er in België weer helemaal voor te gaan. Geniet van het land, de mensen en de impact die jullie samen hebben op andere mensen, dieren en de planeet. De 4de Pijler doet sterk werk!
Alvast een goede reis.
Wat mis jij nog?
.