Management Assistent (m/v/x)

Omschrijving van de vacature

Wie zijn we?

Als Brusselse overheidsdienst is Actiris de belangrijkste speler op de Brusselse arbeidsmarkt. Elke dag helpen onze 1500 medewerkers werkzoekenden aan het werk en werkgevers aan competente en gemotiveerde medewerkers. Hiervoor werken wij nauw samen met een groot aantal partners. Onze waarden zijn samenwerking, respect en oplossingsgerichtheid, met als rode draad de wens om efficiënte en relevante diensten aan te bieden.

 De directie Begroting – Boekhouding – Financiën bestaat uit een multidisciplinair en divers team van +/- 20 agenten.
De directie staat, in samenwerking met alle departementen in voor de opmaak en de opvolging van de begroting, zodat het organisme zijn taken kan uitvoeren (i.e. objectieven vervat in het Beheerscontract, enz...).Daarnaast verzekeren we de verwerking van de facturen leveranciers, verschillende tussenkomsten aanhoofdzakelijk werkgevers (tewerkstellingsprogramma’s), alsook de opmaak van een jaarrekening op het einde vanhet boekjaar en tenslotte de betaling van voorgemelde facturen en tussenkomsten. De directie werkt uiteraard ook mee aan de projecten van de andere directies.
Als management assistent zal je ook diverse en frequente contacten met de overige departementen van het organisme onderhouden.

 Missie

 Je biedt administratieve en organisatorische ondersteuning aan twee directeurs en draagt zo bij tot het goede verloop van hun activiteiten.

  •  Verantwoordelijkheden

 

  • Je bent de contact- en vertrouwenspersoon van je directeurs;
  • Je staat in voor de organisatorische en administratieve aspecten van de activiteiten van de directeurs;
  • Je biedt administratieve en/of organisatorische ondersteuning voor de verschillende projecten of activiteiten;
  • Je bereidt documenten voor, verzamelt en verwerkt de nodige informatie voor de besluitvorming;
  • Je zorgt voor de goede vertaling van uitgaande correspondentie, comiténota's e.d.;
  • Je geeft interne en externe informatie in alle vertrouwelijkheid door;
  • Je onthaalt de klanten (per telefoon en/of persoonlijk);
  • Je beheert de mailboxen van de directeurs;
  • Je verzekert de budgettaire opvolging van de dienst.
Gewenst profiel

Je bent in het bezit van een Bachelordiploma en hebt een eerste ervaring opgedaan in administratief beheer.

  •  Je bent in staat om:
  • herhaaldelijk een kwaliteitsvol resultaat af te leveren, rekening houdend met de procedures / normen of akkoorden;
  • samen te werken met anderen en zelf actief bij te dragen teneinde een gemeenschappelijk doel te bereiken.;
  • contact te leggen met anderen, een duidelijke boodschap over te brengen en na te gaan of deze boodschap door iedereen wordt begrepen ongeacht het communicatiekanaal;
  • te bepalen hoe de vastgelegde doelstellingen het best kunnen worden bereikt en welke middelen het meest geschikt zijn om hiertoe te komen;
  • een geheel aan informatie te analyseren om er betekenis aan te geven, om er de oorzaken en de gevolgen van te bepalen en om, indien nodig, een probleem aan te pakken tot er een oplossing wordt gevonden.
  •  Daarnaast heb je:
  • goede redactionele vaardigheden;
  • affiniteit om met cijfers te werken is een pluspunt;
  • kennis van de diensten van Actiris;
  • goede kennis van MS Office;
  • actieve kennis van de 2de gewesttaal is een pluspunt.
Ons aanbod

Waarom kiezen voor Actiris?

 Onze werknemers zijn een weerspiegeling van de Brusselse populatie: diversiteit op de werkvloer is niet enkel een objectief, het is onze dagelijkse realiteit.

Overeenkomstig onze waarden hechten wij belang aan het evenwicht tussen het privé- en beroepsleven en het welzijn van onze medewerkers.

  •  Als werkgever :
  • zorgen we voor een optimaal evenwicht tussen het privé- en beroepsleven, dankzij 35 jaarlijkse verlofdagen, een glijdend uurrooster en de mogelijkheid om van thuis te werken.
  • stimuleren we uw persoonlijke en professionele ontplooiing door jaarlijks 11 opleidingsdagen aan te bieden, in overeenstemming met je functie, je behoeften en je ambities.
  • geven we om het milieu en streven we naar een duurzame samenleving, je kunt gemakkelijk met de bus, tram, trein of fiets naar werk komen. We bieden een gratis abonnement (Villo, MIVB, TEC, De Lijn, NMBS) en een fietsvergoeding aan. Bovendien kan je elektrische fietsen lenen op uw werkplek.
  • bieden we een aangenaam en een stimulerend werkkader : een bedrijfsrestaurant met een gevarieerd menu voor verschillende smaken en budgetten, een sportzaal waar je yoga-, pilates-, zumbalessen of andere activiteiten kunt volgen afhankelijk van het moment.
  • zorgen we voor je gezondheid door het organiseren van screenings en hulp bij bepaalde medische en paramedische kosten, evenals een hospitalisatie- en een tandzorgverzekering.
  • bieden we ten slotte ook voordelen voor uw kinderen, organiseren we initiatieven die gericht zijn op zuiniger leven (bibliotheek, uitlenen van diverse apparatuur), culturele activiteiten tegen gereduceerde prijzen, enz.

 

  • Contract en voordelen :
  • Een voltijds arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur;
  • Een bruto maandsalaris van 2388€ met de mogelijkheid om bijkomende jaren ervaring te valoriseren bij aanwerving;
  • Hospitalisatie- en een tandzorgverzekering;
  • Gratis abonnement openbaar vervoer op basis van je domicilie;
  • Maaltijdcheques van 8€;
  • De mogelijkheid om een taalpremie aan te vragen van 340 à 450€ bruto/maand.
Contact

Interesse? Solliciteer nu!

 Klik hier om te solliciteren of neem een kijkje op onze website www.actiris.be en dit vóór 15-03-2021.

Vergeet niet om uw cv en sollicitatiebrief toe te voegen en eventueel andere documenten als u dat wenst. 

We zullen je kandidatuur aandachtig lezen en je op de hoogte brengen van het gevolg dat wij eraan zullen geven. Indien jouw kandidatuur wordt geselecteerd, zal je worden uitgenodigd voor een preselectie (gesprek en/of test). Vervolgens zullen de beste kandidaten worden uitgenodigd voor een jurygesprek. 

 Actiris: werk voor iedereen!  Wij kiezen onze medewerkers op basis van hun competenties. Wij maken geen onderscheid naar leeftijd, seksuele geaardheid, huidskleur, geloof, handicap, levensbeschouwing of nationaliteit. 

 Ben je een persoon met een handicap? Vermeld dit dan in je kandidatuur!

Wij stellen eventuele aanpassingen voor zodat je gemakkelijk aan de aanwervingsprocedure kunt deelnemen en comfortabel kunt werken in onze organisatie.

 Documenten:  In de loop van de procedure moeten onderstaande documenten verplicht kunnen worden voorgelegd:

  • Een kopie van het diploma. Ben je afgestudeerd in een land buiten Benelux? Voeg dan een officiële gelijkstelling toe.
  • Een recent uittreksel uit het strafregister
  • Een attest voor elke eerdere ervaring indien valorisatie van de verworven ervaring is voorzien

 

Details

Betaald
Voltijds
Online sinds 22 februari 2021
Indiensttreding: zo snel mogelijk

ACTIRIS

Actiris
Sterrenkundelaan 14
1210 Sint-Joost-ten-Noode
België

Image
Jongeren hand inhand © Sumy Sadurni

Waarom 11

We doen dit niet alleen

Als Koepel van de Vlaamse Noord-Zuidbeweging bundelen we de krachten van tientallen organisaties, tienduizenden vrijwilligers en partners wereldwijd. Samen vechten we voor duurzame verandering. 

11 in beweging