DOSSIERBEHEERDER VAN BESTUURGESCHILLEN (M/V/X)

ALGEMENE MISSIE:

De dienst Bestuurgeschillen is gevestigd binnen de directie Algemene Zaken, onder de afdeling Bestuurlijk rechtsmiddel en Patrimoniaal beheer.

De dienst Bestuurgeschillen bestaat uit drie cellen:

• Bezwaarcel belastingen;
• Administratieve sancties;
• Administratieve politie.

De cel administratieve sancties houdt zich voornamelijk bezig met het ontvangen van proces-verbalen van de politie of gemeentelijke controleurs. Na ontvangst opent de cel een dossier en voert de gegevens in een database in. In eerste instantie wordt een informatieve brief gestuurd naar de overtreder waarin de overtreding, de procedure en de mogelijkheden tot beroep worden uitgelegd. In het geval van een betwisting door de overtreder wordt deze onderzocht en vervolgens aan het dossier toegevoegd. De leden van de dienst zorgen ook voor secretariële ondersteuning tijdens de hoorzittingen en stellen daarna een voorstel van beslissing op voor de Sanctionerend ambtenaar volgens zijn richtlijnen.

Uw rol zal bestaan uit het opstellen, onderzoeken en opvolgen van de dossiers van gemeentelijke administratieve sancties, met inachtneming van de wetgeving, rekening houdend met de termijnen en richtlijnen van de hiërarchie, en indien nodig, contact opnemen met interne en externe betrokkenen.

VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN:

• Bestanden analyseren en voorbereiden;
• Politierapporten importeren en transactievoorstellen generen; 
• Vat het dossier samen en noteer de beslissing van de sanctionerend ambtenaar
• Ontwikkel uw eigen expertisegebied buiten de dossierbewaking, naar wens van de agent, in overleg met de collega’s van de GAS cel en de sanctionerende ambtenaar. Bijvoorbeeld : beheer van de software, bijdrage aan de ontwikkeling van bemiddeling, monitoring van de jurisprudentie van de rechtbank van de eerste aanleg, ontwikkeling van de tweetalige standaard overwegingen, vertegenwoordiging van de SAC-eenheid binnen de werkgroep met betrekking tot het strijdplan tegen onbeleefdheid (…);
• Beantwoord e-mails van burgers;
• Politierapporten coderen ;
• Verzend brieven: informatieve brief, transactievoorstellen, herinnering, seponering zonder actie, beslissing van de sanctionerende ambtenaar;
• Rapporteer informatie over de Inforius-software aan collega-softwarebeheerders en Inforius- systeembeheerders;
• Informeer de doelgroep zowel in het kader van GAS-dossiers als in fiscale geschillendossiers (per telefoon, per e-mail of ter plaatse, op afspraak);
• Samenwerken met de politiediensten, de bemiddelaar van de politiezone en de admininistratieve diensten (juridische dienst, incassodienst, panneeldienst, …);
• Rapporteren aan de hiërarchie, inclusief de sanctionerende ambtenaar over de voortgang van dossiers;
• Deelnemen aan debriefings en celvergaderingen (verbetering van de werking van de cel, verstrekken en begrijpen van de jurisprudentie van de sanctionerende ambtenaar, analysereren van de jurisprudentie van de politierechtbank);
• Geschillen ontvangen die per e-mail en papieren post zijn ingediend;
• Bijwonen van de hoorzittingen (aantekeningen maken, dossier invullen, notulen van de hoorzitting opstellen en versturen);
• Betalingen naar incasso exporteren.

KENNIS EN VAARDIGHEDEN:

Technische competenties:

• Kennis van de regelgeving die verband houdt met de functie is een pluspunt
• Kennis van de methodologie en interne procedures is een pluspunt
• Schrijfvaardigheid

• Beheersing van informaticatoepassingen (Word, Excel, Internet, Outlook, ...) 

Gedragscompetenties:

• Eigen werk structuren
• Samenwerken
• Oplossingen vinden
• Integer handelen
• Analyseren
• Resultaatgericht werken