Executive Management Support (m/v/x) – Brussel – Artsen Zonder Grenzen België

CONTEXT

Onze kernactiviteit en ‘raison d’être’ is humanitair medisch werk in conflict- en crisissituaties. Zoals beschreven in onsHandvest, bieden we hulp aan bevolkingsgroepen in nood, aan slachtoffers van natuurrampen, conflicten of epidemieën en pandemieën – zonder discriminatie en ongeacht ras, religie, geloofsovertuiging of politieke overtuiging.  

Het Operationeel Centrum van Artsen Zonder Grenzen in Brussel (OCB) heeft ruim 10.350 medewerkers in dienst, waarvan meer dan 90% in de 37 landen waar we projecten hebben. 

De OCB Directie (DG) bestaat uit de Algemeen Directeur, twee adjunct-directeurs (DGD) en een Executive Management Support. Hun rol bestaat uit toezicht houden en richting geven aan de algemene strategie, het functioneren van het Operationeel Centrum en diens medisch-humanitaire operaties, funding en positionering.  

Als de Executive Management Support ben je verantwoordelijk voor het proactief ondersteunen van de Directie & het Directiecomité (CoDir), alsook het verbeteren van ons kennisbeheer (information knowledge management) en de interne communicatie.  

Je bent eveneens verantwoordelijk voor de informatie-uitwisseling tussen alle andere Directieplatforms, zogenaamd de ‘DG12’ (de groep van algemene directeuren van kantoren in de volgende landen: Brazilië, Denemarken, Hong-Kong, Italië, Luxemburg, Noorwegen, Zuid-Afrika, Zweden, Lebanon, Taiwan en Finland). 

VERANTWOORDELIJKHEDEN 

Strategische ondersteuning, interne communicatie en informatie- en kennisbeheer voor het OCB-managementteam en verschillende OCB-uitvoerende platforms.

 Om de DG te ondersteunen bij het leiden van de CoDir zodat deze diens collectieve doelstellingen bereikt:

• Een overzicht hebben op zowel de interne als externe communicatie betreffende vergaderingen, agenda's, en post-meetingactiepunten zodat alles afgestemd en gecoördineerd verloopt 
• Ondersteun de GD en DGD's bij het opstellen en communiceren van agenda's voor alle platformvergaderingen, alsook het coördineren en plannen met de Ledenvereniging van Artsen Zonder Grenzen
• Bereid de nodige vergaderdocumenten voor en verzamel relevante informatie van het DG team voor de management-updates  
• Track en follow-up actiepunten, resultaten en andere engagementen van het DG-team zodanig dat de toewezen taken worden voltooid zoals afgesproken tijdens de vergaderingen. Houd proactief toezicht op de vooruitgang van lopende dossiers en breng deze tijdig terug naar de relevante stakeholders
• Verzorg en verbeter het informatie- en kennismanagement voor het DG-team en CoDir. Fungeer als referentiepunt voor belangrijke managementdocumenten, beslissingen en updates 
• Ondersteun de DG en DGD's tijdens presentaties, vergaderingen, conferenties en evenementen
• Zorg ervoor dat er feedback wordt gegeven aan de managementteams en/of alle medewerkers over de beslissingen die voor hun projecten relevant zijn
• Zorg voor een effectieve samenvatting van de belangrijkste meetingunten om kant-en-klare inzichten te genereren, die meteen in alle relevante platforms en kanalen kunnen verspreid worden. Verzorg de follow-up van deze interne disseminatie
• Reageer op zowel intern als externe verzoeken om informatie betreffende organisatorische en structurele onderwerpen
• Werk samen met de interne communicatiemanager en doe voorstellen van thema’s of onderwerpen die intern moeten worden gecommuniceerd 
• Follow-up met het DG-team over financiële zaken
• Ondersteun de agendabepaling en opvolging tussen het secretariaat van de Ledenvereniging en de CoDir voor bestuursvergaderingen
• Ondersteun het DG-team om de agendapunten te anticiperen van het uitvoerend comité (EXCOM)

Superviseer de assistent van het DG departement en behoud en overzicht van het platform voor afdelingsassistenten (Department Assistants Platform)

• Treed op als teamleider van het Platform van Afdelingsassistenten, volg de genomen beslissingen en de implementatie ervan op, en meld indien nodig dossiers aan het DGD
• Begeleid de assistent van het DG departement, verleen de nodige administratieve en logistieke ondersteuning aan leden van het Departement en wees beschikbaar voor andere nodige verzoeken van de DG en DGDs